האם אתה מקבל את כספך בחזרה? תשלומי-יתר לספקים

האם אתה מקבל את כספך בחזרה? תשלומי-יתר לספקים

 

הקדמה

נקודת תורפה מרוקנת בחשאי כל חודש כסף רב מארגונים גדולים ובינוניים, ממש מתחת לאף של מנהלי הכספים והמנכ"לים. למיעוט של ארגונים, שהתעורר והתייחס לנושא, מוחזר כסף רב באופן מיידי וללא שאלות.

ארגונים גדולים משלמים תשלומים כפולים. יתר על כן, הם משלמים יותר מאשר הוסכם לגבי שירותים וציוד. תשלומי-יצר עולים לעסקים פרטיים וציבוריים כמות עצומה של כסף.

 

לאחרונה החלו חברות לתת יותר את הדעת לנושא זה, מאחר שההוצאה הכללית מתשלומים כפולים לחברות גדולות, למוסדות פיננסיים ולסקטור הציבורי הגיעה לסכומים גדולים כל שנה. העמדה הרווחת עדיין אצל מנהלי כספים רבים היא, שאם הבעיה הייתה חמורה, היו מטפלים בה מזמן. אולם, המודעות לנושא החלה לעלות בהתמדה, יותר ויותר ארגונים מאתרים בהצלחה תשלומי-יתר ותובעים את חלקם בחיובי-יתר הסטורים.

 

מה קורה?

 

1. תשלומים כפולים

הארגון הגדול הממוצע משלם פעמיים לפחות חשבונית אחת מתוך 1000 חשבוניות ספקים, ומספר משמעותי של עסקים גדולים משלם כפול לפחות חשבונית אחת מתוך 200 חשבוניות, כך שההפסד השנתי מתבטא בסכומים גבוהים.

 

2. תשלומי-יתר

בנוסף לתשלום חשבוניות יותר מפעם אחת, נפוצה התופעה של ארגונים שמשלמים יותר ממה שהוסכם עבור ציוד ושירותים. הדבר מתרחש כתוצאה מטעויות במחיר ובמע"מ, והבעיה נפוצה יותר ממה שרבים חושבים, במיוחד לגבי הסכמים עם נפח גבוה של העברות כספים נמוכות. בשעה שהטעויות נפוצות מאד בשירותי טלקום, חיובי-יתר הם דבר שבשגרה גם עבור שירותים אחרים או מוצרים, היכן שהמחירים נקבעו בהנחה מהמחיר הקטלוגי. בנוסף, במקרים בהם תנאי החוזה מתקבלים במו"מ בגוף המרכזי, והגבייה נערכת במשרדים מקומיים, נגרם גם כן חיוב לא מדויק, שלפעמים לא שמים לב אליו.

 

3. לא הכול אבוד

החדשות הטובות הן, שניתן להחזיר הפסדי עבר, וחברות בתחום זה פועלות בד"כ עבור אחוז מסוים מן ההחזרים. בנוסף, עם פיקוח ובקרה הולמים, ניתן למנוע תשלומים כפולים לפני שהם קורים.


מדוע מתרחשים תשלומי-יתר?

הסיבות לכך אינן ברורות לאשורן, אבל נראה שחלקן טריוויאליות. הבעיה נגרמת לפעמים עקב מאורעות שוליים כמו טעויות דפוס, שיבוש באותיות, ספרות ונקודות עשרוניות, דבר שעלול להגדיל את התשלום פי 10 ואף פי 100 מהערך האמיתי. הסיבה העיקרית לכך שהבעיה עדיין מתרחשת, היא שהגילוי והמניעה של תשלומים כפולים איננה יכולה להיעשות באופן מושלם ע"י תוכנות ביקורת. יש כאן גם דרישה מסוימת של הבחנה, מעורבות, שיפוט ואינטואיציה אנושית. אלה דרושים כדי להבחין בין חשבונית 123450 שיכולה למעשה להיות אותו פריט כמו חשבונית 1234SO. קיימות, אם כן, 2 קטגוריות של טעויות: רשימות כפולות עבור הספק ושגיאות דפוס. מבין שתיהן, הטעויות שקל להתגבר עליהן הן אלה שנובעות מהרשימות הכפולות. קשה לסלוח על טעויות אלה, כי הימנעות ממסמכים כפולים היא עניין בסיסי בביקורת ספרים. בנוסף, סיבות שכיחות אחרות הן שדרוג  למערכת רכש חדשה, שינוי ארגוני, תחלופת עובדים גבוהה וגידול בהכנסות.

 

1. שגיאות דפוס

שגיאות הנובעות מבלבול בין ספרות וניקוד עשרוני:

א.      החסרת ניקוד עשרוני.

ב.      החסרת אפסים לפני או אחרי המספר.

ג.        הוספת אות או ספרה למספר החשבונית (וזו תעבור את בקרת המערכת כחשבונית שונה).

קשה לבטל כליל את הטעות האנושית. אולם, גילוי הטעות לפני ביצוע התשלום הכפול איננו קשה עם יישומים טכנולוגים מתאימים.

 

2. רשימות כפולות עבור הספק

קורה שלספק יש יותר מחשבון אחד בתיקי רכש של ארגונים תחת שמות דומים, למשל תחת השם 'yes' ותחת השם 'די.בי. אס. שירותי לוויין' או תחת השם 'בזק' ותחת השם 'בזקכל'.     הדבר נוטה להתפתח במשך זמן והוא בדרך-כלל לא מכוון. במקרה כזה, יכולה חשבונית להיכנס לכול חשבון מבלי שהדבר יתגלה. זו טעות נפוצה אך ניתן למנוע אותה.

 

3. גורמי סיכון

יש כמה גורמי סיכון שיכולים לתרום להרס הבקרה, לפגם בתהליכים וליצירת טעות אנוש:

א.      תחלופת עובדים (ושימוש רב בעובדים זמניים).

ב.      צמיחה מהירה.

ג.        שינוי בתהליך העסקי.

ד.       שינוי ארגוני.

ה.      שדרוג תכנת הרכש.

 

כאשר עסק גדל, משתנה או פשוט מתחדש, קשור התהליך עם שינויים בסגל העובדים. לעיתים קרובות עוזב צוות מנוסה את העסק ואינו מוחלף מיד, אם בכלל. במקרים רבים נסגרים "פערים" עם צוות זמני, חסר מיומנויות וניסיון. לחילופין, במשך תקופות של צמיחה משמעותית גדל במהירות נפח העברות התשלומים ללא פיתוח ביקורת הולמת. כאשר נעשה שינוי במערכת הכספים, עלול הדבר להעמיד בסכנה בצורה זמנית את הפיקוח והבקרה. יכולות להיות בעיות בהעברת מידע היסטורי למערכת החדשה ותשלומים כפולים, שהיו מתגלים ללא שינוי המערכת, אינם מזוהים. כאשר מתרחש שינוי מערכתי רחב, מוסט לעיתים קרובות המיקוד הניהולי מן הבקרות היומיומיות, וטעויות יכולות לקרות.

 

מה ניתן לעשות?

לא קשה לפתור את בעיית התשלומים הכפולים. אולם, האתגר הגדול הוא להביא את המנהלים להכיר בעובדה שנושא זה אכן יכול לקרות בארגון שלהם, ולראות אותו כמות שהוא: בזבוז רציני של כסף. שיפור תהליכים וייעול קורים ע"י שיפור מודעות ויכולת. הדבר נוגע ביסודו בלימוד ושיפור מיומנויות. בחינוך מוגדרים 4 השלבים של פיתוח מיומנויות כדלקמן:

  1. חוסר יכולת לא מודע – אנחנו לא יודעים שאנחנו לא יודעים.
  2. חוסר יכולת מודע – אנחנו יודעים שאנחנו לא יודעים.
  3. יכולת מודעת – אנחנו כן יכולים לעשות אם אנחנו נדע כיצד.
  4. יכולת לא מודעת – אנחנו יכולים לעשות ללא התרכזות ומאמץ.

ניתן ליישם את התפיסה הנ"ל למנהלים ולנושא של תשלומי-יתר:

  1. הארגון איננו יודע שיש לו בעיות פוטנציאליות של תשלומי-יתר: המצב הוא של בורות, העדר מיומנויות, שאננות של ההנהלה, והביטחון עולה על היכולת. (דרושה ירידה בביטחון כדי לנוע קדימה).
  2. הארגון יודע שהוא חייב לרכוש מיומנויות לאיתור וטיפול בתשלומי-יתר: המצב הוא שהמודעות לנושא נעשית גבוהה יותר, הביטחון יורד כאשר מכירים בחוסר היכולת, ומתחילה למידה. היכולת מתחילה לעלות על הביטחון, ודרושה הגברה בביטחון כדי לנוע קדימה.
  3. הארגון מתחיל להתרכז בפעולות לזיהוי תשלומי-יתר: המצב הוא שנרכשים ידע ומיומנויות, והביטחון עולה עם המודעות והיכולת.
  4. הארגון חושב על מניעת תשלומי-יתר: המצב הוא שידע ומיומנויות מביאים לשיפור תהליכים, ביטחון ויכולת מגיעים לשיא וזו התחלה של עקומת למידה נוספת.

 

הדבר הראשון שמנהל כספים צריך לעשות זה להאמין שנושא תשלומי-יתר קיים בארגון שלו, ולזכור שהוא לא יודע מה שהוא לא יודע.

 

 

מה ניתן לעשות? קבלת החזרים על תשלומי-יתר

קיימות 2 אופציות לארגון ששואף לטפל בבעיה של תשלומי-יתר פוטנציאליים: לערוך בדיקה בעצמו, או להשתמש במומחה חיצוני.

 

1. בדיקה תוך-ארגונית

בדיקה כזו מתאימה בעיקר עבור תשלומים כפולים (ולא לחיובי-יתר מסובכים ולתשלומי-יתר). התהליך דומה בעיקרו למה שנעשה ע"י המומחה החיצוני:

א. קבלת נתונים מלאים לגבי תשלומי עבר.

פריטי הנתונים הדרושים הם סימוכין של הספק, מספר חשבונית, סכום חשבונית, נתוני חשבונית וסימוכין של העברה פנימית. גם מספר הזמנת הרכש יכול להיות שימושי. כדי לפשט את התהליך ראוי להשמיט ספקים שסכומי התשלומים עבורם הם קבועים.

ב. חקירת הנתונים.

Excel איננו כלי מתאים למשימה זו. דרוש שימוש בבסיס נתונים, ומוצרים כמו Microsoft Access יכולים להיות בשימוש לכמות גדולה של רשומות. מעבר לכך, תיתכן דרישה לבסיסי מידע גדולים וחזקים יותר. הבדיקה צריכה להיות מכוונת לפריטים בעלי סיכוי גדול להיות מוכפלים. למשל, חיפוש לפי אותו תאריך, סכום ומספר חשבונית עבור ספקים שונים יוכל לגלות טעויות שנובעות מרשימות כפולות עבור ספקים. חיפוש צריך להתבצע כדי לזהות פריטים שההבדלים ביניהם קשורים באותיות ובספרות.

ג. מעקב אחר פריטים חשודים עד לרמת המסמכים התומכים בהם. תהליך זה של בדיקת תוקף הוא קל אם מתקבלים פרטי תשלום, כאשר מוציאים את נתוני היסטוריית התשלום.

ד. יצירת קשר עם הספקים שקבלו תשלומי-יתר לבקשת החזר או אשראי. צעד כזה דורש טאקט, דיפלומטיה, רגישות והתמדה. הספקים הם יותר משתפי פעולה עם לקוחות קיימים מאשר לקוחות עבר. רעיון טוב הוא לבדוק את הנושא עם עסקים אחרים שנמצאים בקשר עסקי עם הספק, או בשלבי מו"מ איתו…

2. שימוש במומחה חיצוני

אחד מהתירוצים לא לטפל בתשלומים כפולים בצורה תוך-ארגונית הוא, שזה תהליך בלתי-משתלם כלכלית, אנשי מחלקת הכספים עמוסים ולמחלקת ביקורת פנים יש סדרי עדיפויות אחרים. מומחים חיצוניים לוקחים בדרך-כלל אחוז מסוים מכל החזר שהם יוצרים ללקוח, כשהמשמעות היא שחוץ מכמות קטנה של עבודת IT להשיג גישה לרשימות תשלומי העבר, לא צריך להיות כל "מחיר" לחברה. כל ההחזרים שמושגים הולכים ישירות לחשבון החברה, כך שסקירה של העברות היסטוריות יכולה להוות באופן מיידי פעילות רווחית.

יש יתרונות בשימוש במומחים חיצוניים:

  1. מומחים חיצוניים לוקחים בדרך-כלל אחוז מסוים מן ההחזרים שמתקבלים. הדבר מבטיח שאין סיכון מצד הארגון.
  2. חברות מומחיות בתחום השקיעו ביישומי תוכנה מתקדמים, כך שהישגים גדולים יותר יכולים להתקבל מעבודה על בסיס הנתונים.
  3. לחברות מומחיות בתחום יש בדרך-כלל משאבים ומומחיות לאתר טווח רחב יותר של תשלומי-יתר, ולא רק תשלומים כפולים.
  4. לחברה חיצונית יש אינטרס למצוא תשלומי-יתר אם היא פועלת על בסיס תשלום הקשור בהישג.
  5. למומחים חיצוניים יש ניסיון רב יותר במצוד אחר טעויות של תשלומים כפולים.

 

החיסרון היחיד במיקור-חוץ הוא, שהארגון משלם חלק מן ההחזר לגורם זר. אולם, רוב המנהלים אוחזים בדעה, שמתן חלק מן ההחזרים עדיף משום דבר. הפיתרון האידיאלי אם המשאבים מאפשרים זאת, הוא לערוך קודם סקירה פנימית ולאחר מכן לפנות למיקור-חוץ.

 

מה ניתן לעשות? מניעת תשלומי-יתר

1. צעדים פשוטים שיכולים למנוע את מרבית התשלומים הכפולים:

א.      תהליך מוגדר וברור של מסלול תשלומים.

ב.      צוות עובדים מאומן ומוסמך למשימה.

ג.        סידור תיק החשבון של הספק.

ד.       ביצוע של התאמות תמציות החשבונות והמאזנים של הספק.

ה.      הימנעות מעיבוד עותקי פקס של חשבוניות.

ו.        קביעת מדיניות ברורה לטיפול בנקודה עשרונית ואפסים לפני המספרים ואחריהם.

 

2. שימוש במערכת למניעה של תשלומים כפולים

יש ליישם טכנולוגיה שניתן להשתמש בה ממש לפני הוצאת כל תשלום. צריך להשתמש בה כדי להשוות תשלומים עתידיים לרשימת תשלומי העבר.

 

בעיה שצריכה ויכולה להיפתר

יש  תועלת כספית לארגונים בסקטור הפרטי והציבור בטיפול דחוף בנושא של תשלומים כפולים. יש להביא בחשבון שקיים זמן מוגבל אפשרי לקבלת החזרים.

 

השאר תגובה

פוסטים נוספים