האם אתם מחפשים דרך לשפר את שירות הלקוחות שלכם? האם אתם רוצים להבטיח שאתם לא מפספסים שום פרטים חשובים בשיחות הטלפון שלכם? אם כן, אז מערכת הקלטת שיחות היא הפתרון המושלם עבורכם.
מערכת הקלטת שיחות מאפשרת לכם להקליט את כל שיחות הטלפון שלכם, כך שאתם יכולים להאזין להם מאוחר יותר ולחקור כל בעיה או שאלה שעלו במהלך השיחה. זה יכול לעזור לכם לשפר את השירות הלקוחות שלכם, ללמוד על הלקוחות שלכם טוב יותר ולזהות הזדמנויות לשיפור העסק שלכם.
במאמר זה, נדבר על היתרונות של שימוש במערכת הקלטת שיחות, ונספק לכם כמה טיפים לבחירת מערכת הקלטת שיחות מתאימה לעסק שלכם. אז אם אתם מחפשים דרך לשפר את העסק שלכם, המשיכו לקרוא!"
✅ עסקים רבים מחויבים כיום להקליט את השיחות עם לקוחותיהם ויש עסקים המעוניינים להקליט את השיחות מטעמים עסקיים.
✅ חברות רבות מספקות מערכות הקלטת שיחות טלפון הניתנות ליישום במספר אופנים.
מה העסק שלך באמת דורש?
בעת בחירת מערכת הקלטת שיחות לעסק שלך, חיוני להבין תחילה את הצרכים הספציפיים שלך. לכל עסק יש דרישות שונות בכל הנוגע להקלטת שיחות ולכן חשוב לזהות מה העסק שלכם באמת דורש. התחל בהתחשב בגודל הארגון שלך ובמספר השיחות שיש להקליט על בסיס יומי. אם יש לכם חברה גדולה עם נפח שיחות גבוה, ייתכן שתזדקקו למערכת שיכולה להתמודד עם מספר רב של הקלטות בו זמנית ולספק נפח אחסון מספק. מצד שני, אם יש לך עסק קטן יותר עם פחות שיחות, מערכת בסיסית יותר עשויה להתאים.
יתר על כן, שקול את מטרת הקלטת השיחות עבור העסק שלך. האם אתה מחפש בעיקר לשפר את שירות הלקוחות ולפקח על ביצועי העובדים? או שאתה נדרש להקליט שיחות למטרות ציות לתקנות? הבנת היעדים הספציפיים עבור הקלטת שיחות תעזור לך לקבוע את התכונות והפונקציונליות הדרושים של המערכת.
בנוסף, שקול את סוג השיחות שיש להקליט. האם אתה מטפל בעיקר בשיחות נכנסות או יוצאות? האם יש מחלקות או אנשים מסוימים שדורשים הקלטת שיחות? על ידי זיהוי התחומים הספציפיים בעסק שלך הדורשים הקלטת שיחות, אתה יכול להבטיח שהמערכת שתבחר מותאמת לצרכים אלה.
לבסוף, שקול את כל דרישות התעשייה או התקנות הספציפיות שהעסק שלך חייב לעמוד בהן. תעשיות מסוימות, כגון שירותי בריאות או פיננסים, עשויות להיות עם תקנות ספציפיות לגבי הקלטת שיחות ופרטיות נתונים. חיוני לבחור מערכת העומדת בדרישות התאימות הללו כדי למנוע בעיות משפטיות או רגולטוריות.
ציות ואבטחה: האם אתה עומד בכל התקנות?
בעת בחירת מערכת הקלטת שיחות לעסק שלך, ציות ואבטחה הם גורמים חיוניים שיש לקחת בחשבון. חיוני לוודא שהמערכת שתבחר עומדת בכל התקנות והדרישות החלות על הענף שלך.
ראשית, שקול את תקנות פרטיות הנתונים וההגנה שהעסק שלך חייב לעמוד בהן. זה חשוב במיוחד אם אתה מטפל בפרטי לקוחות רגישים במהלך השיחות שלך. חפש מערכת הקלטת שיחות המציעה הצפנה ואפשרויות אחסון מאובטחות כדי להגן על הנתונים המוקלטים מפני גישה לא מורשית. בנוסף, ודא שהמערכת מאפשרת לך להגדיר זכויות גישה והרשאות, כך שרק צוות מורשה יוכל לגשת לשיחות המוקלטות.
יתרה מזאת, אם העסק שלך פועל בענף בעל רגולציה גבוהה כמו פיננסים או שירותי בריאות, עשויות להיות דרישות ספציפיות לגבי הקלטת שיחות. לדוגמה, בתעשייה הפיננסית, ייתכן שתידרש להקליט ולשמור שיחות לפרק זמן מסוים. ודא שהמערכת שתבחר מציעה את התכונות הדרושות כדי לעמוד בדרישות הרגולטוריות הללו, כגון ארכיון שיחות אוטומטיות ומדיניות שימור.
בנוסף לעמידה בדרישות, אבטחת הקלטות השיחות שלך היא מעל הכול. חפש מערכת המציעה אמצעי אבטחה חזקים, כגון אימות משתמש, מסלולי ביקורת והקלטות חסינות מפני חבלה. תכונות אלו מבטיחות שהשלמות והאותנטיות של השיחות המוקלטות נשמרות, ומגינות על העסק שלך מפני סיכונים משפטיים ומוניטין פוטנציאליים.
אינטגרציה ומדרגיות: האם המערכת יכולה לצמוח עם העסק שלך?
בבחירת מערכת הקלטת שיחות לעסק שלך, חשוב לקחת בחשבון את יכולות האינטגרציה של המערכת ומדרגיותה. אינטגרציה מתייחסת ליכולת של המערכת להשתלב בצורה חלקה עם תשתית התקשורת הקיימת שלך, כגון מערכת הטלפון שלך או תוכנת ניהול קשרי לקוחות (CRM). זה מאפשר זרימת עבודה יעילה ויעילה יותר, שכן ניתן לגשת בקלות לשיחות מוקלטות ולנהל אותן בכלים הקיימים שלך.
מדרגיות היא היבט נוסף שחשוב לקחת בחשבון. ככל שהעסק שלך גדל, צרכי הקלטת השיחות שלך עשויים לגדול. לכן, חיוני לבחור מערכת שיכולה להתאים לצמיחה העתידית שלך. חפש מערכת המציעה אפשרויות רישוי גמישות, המאפשרות לך להוסיף או להסיר משתמשים בקלות לפי הצורך. בנוסף, שקול את היכולת של המערכת להתמודד עם נפח גדול של שיחות והקלטות מבלי לפגוע בביצועים. זה מבטיח שהמערכת יכולה להתרחב לצד העסק שלך ללא כל הגבלה.
יתרה מזאת, שקול את התאימות של מערכת הקלטת השיחות לטכנולוגיות וחידושים עתידיים. ככל שהטכנולוגיה ממשיכה להתפתח, העסק שלך עשוי לאמץ ערוצי תקשורת חדשים, כגון שיחות ועידה בווידאו או שיחות ניידות. ודא שלמערכת שתבחר יש את היכולת להקליט ולנהל את הערוצים החדשים הללו, מה שמאפשר לך להסתגל למגמות תקשורת משתנות ללא צורך בהשקעות נוספות.
בנוסף, אינטגרציה ומדרגיות מתרחבות גם ליכולות דיווח וניתוח. מערכת הקלטת שיחות חזקה צריכה להציע תכונות דיווח מקיפות, המאפשרות לך לנתח נתוני שיחות ולקבל תובנות חשובות לגבי אינטראקציות עם לקוחות. תובנות אלו יכולות לסייע בקבלת החלטות עסקיות ולשפר את שירות הלקוחות. חפש מערכת המציעה אפשרויות דיווח הניתנות להתאמה אישית ושילוב קל עם כלי ניתוח לתצוגה מקיפה יותר של הקלטות השיחות שלך.
הערכת תכונות עיקריות: האם זה מספק את מה שאתה צריך?
בעת בחירת מערכת הקלטת שיחות לעסק שלך, חיוני להעריך את התכונות העיקריות שמציעות מערכות שונות כדי להבטיח שהן מתאימות לצרכים הספציפיים שלך. שקול את ההיבטים הבאים כדי לקבוע אם המערכת מספקת את מה שאתה צריך:
1. אפשרויות הקלטה:
העריכו את אפשרויות ההקלטה הזמינות במערכת. חפש תכונות כגון הקלטה סלקטיבית, שבה תוכל לבחור אילו שיחות להקליט, או הקלטה רציפה, אשר לוכדת את כל השיחות באופן אוטומטי. בנוסף, שקול אם המערכת מציעה את היכולת להקליט גם שיחות נכנסות וגם יוצאות, כמו גם תמיכה בערוצי תקשורת שונים כמו קווים קוויים, שיחות ניידות ו-VoIP.
2. אחסון ושליפה:
בחנו את יכולת האחסון ויכולות השליפה של המערכת. קבע אם המערכת מציעה מספיק שטח אחסון כדי להתאים לצרכי הקלטת השיחות שלך, במיוחד אם העסק שלך מתמודד עם נפח שיחות גבוה. בנוסף, ודא שהמערכת מספקת אחזור קל ויעיל של שיחות מוקלטות. חפש תכונות כמו אפשרויות חיפוש מתקדמות, תיוג ותווית כדי לאתר ולגשת במהירות להקלטות ספציפיות בעת הצורך.
3. איכות וביצועים:
העריכו את היבטי האיכות והביצועים של המערכת. חפש תכונות כמו הקלטה בחדות גבוהה (HD) כדי להבטיח השמעה ברורה ומדויקת של שיחות. שקול אם המערכת מספקת ביצועים אמינים ללא כל פיגור או הפרעות במהלך ההקלטה. יתר על כן, בדוק אם המערכת מציעה תכונות כמו בקרת רווח אוטומטי והפחתת רעש כדי לשפר את איכות השמע הכוללת.
4. אבטחה ובקרת גישה:
שקול את תכונות האבטחה שמציעה המערכת. חפש תכונות כמו הצפנה כדי להבטיח את הסודיות והשלמות של שיחות מוקלטות. בנוסף, הערך את אפשרויות בקרת הגישה הזמינות, כגון הרשאות משתמש וגישה מבוססת תפקידים, כדי להגביל את הגישה לשיחות מוקלטות רק לאנשים מורשים בתוך הארגון שלך.
מערכת הקלטת שיחות של אודיוקודס
מערכת הקלטה מתוצרת חברת אודיוקודס הינה מערכת מובילה בשוק בתחום הקלטת השיחות ומיועדת במיוחד לשילוב במרכזית מיקרוסופט שנקראת Skype for Business. המערכת גמישה מאוד ומאפשרת הקלטת שיחות במגוון סביבות: VoIP TDM, ומערכות משולבות. משמעות הדבר שניתן להתחבר גם למרכזיות קיימות ולשלב את הקלטת השיחות כחלק מהמרכזייה.
כיום רוב מערכות הקלטת שיחות מתמקדות במוקדי שירות לקוחות (Contact Center). אודיוקודס התאימה את המערכת שלה ללקוחות עסקיים בינוניים וגדולים. משמעות הדבר הינה גם גמישות טכנולוגית וגם כדאיות כלכלית (הקטנת העלויות לעומת המערכות הגדולות הקיימות בשוק).
שילוב הפתרון כחלק מ-Skype for Business של מיקרוסופט מאפשר גמישות תפעולית ואפשרות הקלטת שיחות בכל זמן ובכל מקום בו מתקיימת שיחת Skype for Business .
יתרונות מערכת הקלטת שיחות
- מערכת מותאמת ומאושרת על-ידי חברת מיקרוסופט לשימוש כחלק ממערכת Skype for Business מתוצרתה.
- גמישות להקלטת שיחה במשך כל זמן השיחה או חלקית לפי דרישה.
- העברת שמירה של הקלטה לפי דרישה לצורך תיעוד.
- יכולת התאמת הודעת הכרזות מערכת הקלטת השיחות.
- הקלטת שיחות ללא צורך להוצאת השיחות מחוץ לעסק או למערכות חיצוניות.
- יכולת הפעלת תכונות "המתן" או "המשך" בחיבור ל-PCI.
- יכולת להקלטת כל סוגי השיחות כולל: ניידים, קווים מרוחקים, שיחות ממפעילי תקשורת כדוגמת בזק והוט וכן שיחות ועידה.
- תיוק השיחה המוקלטת כולל כותרת מתאימה לצורך איתור עתידי.
- אינטגרציה למערכות LDAP.
- Audit Trail monitoring
- Live call monitoring
קריטריונים לבחירת מערכת הקלטת שיחות
| קריטריונים | מאפיינים | דרישות עסקיות | עלות (ILS) |
|---|---|---|---|
| עלות | יכולות הקלטת שיחות ואחסון | מדרגיות וגמישות | משתנה |
| קלות שימוש | ממשק משתמש וניווט אינטואיטיביים | התקנה ותחזוקה פשוטים | משתנה |
| שילוב | תאימות למערכות קיימות | יכולת פעולה הדדית של נתונים | משתנה |
| בטחון | הצפנה ואחסון מאובטחים | הגנת מידע וציות לפרטיות | משתנה |
מערכת הקלטת שיחות – סיכום
בחירה נכונה של מערכת הקלטת שיחות היא קריטית לכל עסק. על ידי הערכת הצרכים הספציפיים שלך, התחשבות בגורמים חיוניים כמו תאימות, אחסון ויכולות אינטגרציה, וזיהוי התכונות העיקריות החשובות לפעילות שלך, אתה יכול לבחור מערכת שלא רק עונה אלא גם משפרת את הפעילות העסקית שלך. זכרו, מערכת הקלטת שיחות טובה היא לא הוצאה, אלא השקעה שיכולה להניב תשואות משמעותיות בטווח הארוך.
לסיכום, מערכת הקלטת שיחות היא כלי רב עוצמה שיכול לעזור לכם לשפר את שירות הלקוחות שלכם, ללמוד על הלקוחות שלכם טוב יותר ולזהות הזדמנויות לשיפור העסק שלכם. אם אתם מחפשים דרך לשפר את העסק שלכם, אני ממליץ לכם לשקול להתקין מערכת הקלטת שיחות.
טלקום אקספרט היא חברת טלקום מובילה בישראל, המציעה מגוון פתרונות הקלטת שיחות לעסקים בכל הגדלים. צרו אתנו קשר עוד היום לקבלת שיחת ייעוץ טלפוני, ונשמח לעזור לכם לבחור את מערכת הקלטת השיחות המושלמת לעסק שלכם.
מכאן, נשאלות השאלות הבאות:
📌 מה הבעיה הכי גדולה שלך בעסק בתחום מערכות הקלטה (והאם הרגולציה חלה על שירותי העסק שלך)?
📌 מה אתה יודע על ההבדלים בין הקלטת שיחות טלפון בתשתית מקומית לבין הקלטת שיחות בענן?
📌 איך אתה חושב שאני יכול לעזור לך לבחור מערכת הקלטה המתאימה ביותר לצרכי העסק שלך?
לקבלת הצעת מחיר למערכת הקלטת שיחות
תשובות לשאלות נפוצות
התשובה היא כן, ניתן להקליט שיחות במרכזיות הישנות, אבל יש כמה חוקים ותקנות שצריך לשים לב אליהם. לפי החוק בישראל, כל אדם שמשתתף בשיחה יכול להקליט אותה, בלי ליידע את הצד השני. אבל אם הוא לא משתתף בשיחה, אז ההקלטה היא האזנת סתר, שהיא עבירה פלילית.
בתחום העסקי, הקלטת שיחות הופכת להיות יותר נפוצה ומשמשת למטרות של בקרה, שיפור שירות, אימון והכשרה, ואימות עסקאות. ישנם פתרונות שונים להקלטת שיחות במרכזיות ותיקות, כולל פתרונות ענן, פתרונות חומרה, ופתרונות תוכנה.
"חומרה" ו"תוכנה" הם שני מרכיבים שונים שעובדים ביחד לאפשר הקלטת שיחות טלפון.
– "חומרה" היא החלק הפיזי של המערכת, כגון מכשיר הקלטה, מתאם הקלטה, או מחשב. החומרה אחראית לחבר את הטלפון למקור ההקלטה ולשמור את השיחות בזיכרון או בדיסק.
– "תוכנה" היא החלק הלוגי של המערכת, כגון אפליקציה, תוכנית, או קוד. התוכנה אחראית להפעיל את החומרה, לנהל את השיחות המוקלטות, ולאפשר חיפוש, השמעה, ועריכה של ההקלטות.
ישנם יתרונות וחסרונות לכל אחד מהפתרונות, ואני אנסה להסביר אותם בקצרה:
– הקלטת שיחות בשירות בענן היא פתרון שמאפשר לך להקליט את השיחות שלך על גבי רשת הטלפוניה, ולשמור אותן בשרתים מרוחקים שניתנים לגישה מכל מקום ומכל מכשיר.
היתרונות של פתרון זה הם:
* אין צורך בהתקנת אפליקציות או מכשירים חיצוניים.
* אין הגבלה על נפח האחסון או זמן השמירה של ההקלטות.
* אין סיכון לאבד או לפגוע בהקלטות במקרה של תקלה או גניבה של המכשיר.
* אפשר להגדיר הרשאות גישה והיררכיות למשתמשים שונים.
החסרונות של פתרון זה הם:
* יש צורך לשלם על השירות בענן, בניגוד להקלטה המקומית שלרוב חינמית.
* יש סיכון להפרת פרטיות או אבטחה אם השרתים אינם מאובטחים או אם השירות אינו מציע הצפנה.
* יש תלות בחיבור לאינטרנט כדי לגשת להקלטות.
– הקלטת שיחות במכשיר המקומי היא פתרון שמאפשר לך להקליט את השיחות שלך על גבי הטלפון או המחשב שלך, ולשמור אותן בזיכרון או בדיסק.
היתרונות של פתרון זה הם:
* אין צורך לשלם על השירות בענן, וישנן אפליקציות ותוכנות הקלטה חינמיות.
* אין סיכון להפרת פרטיות או אבטחה מצד שלישי, ואתה שולט במיקום ובהגנה של ההקלטות.
* אין תלות בחיבור לאינטרנט כדי להאזין להקלטות.
החסרונות של פתרון זה הם:
* יש הגבלה על נפח האחסון או זמן השמירה של ההקלטות, בהתאם לקיבולת הזיכרון או הדיסק.
* יש סיכון לאבד או לפגוע בהקלטות במקרה של תקלה או גניבה של המכשיר.
* אין אפשרות להגדיר הרשאות גישה והיררכיות למשתמשים שונים.
* אין אפשרות לקבל מסמך אישור על אותנטיות ההקלטה למטרות משפטיות.
