לכן, כרגע הפתרון הטוב והמתאים ביותר לעסקים בישראל והתומך באופן מלא בעברית הוא אופיס. הגרסה שלו בענן קרויה אופיס 365 והיא זמינה במגוון רחב של מודלים לתשלום, בהתאם לצרכי העסק, היקף התוכנות הנדרשות וכמות המשתמשים בכל תוכנה. מיקרוסופט חיברה את אופיס 365 באופן מלא ושקוף למערכת Microsoft Teams. כך, שהמערכת כוללת בנוסף ליישומים העסקיים גם יכולות טלפוניה, וידיאו, שיחות ועידה ומולטימדיה.
רוב העסקים בישראל משתמשים בסט התוכנות Office 365 בענן של מיקרוסופט.
האם כדאי לעבור ל, Office 365 בענן?
מה שגוי בתפיסה של אלה המתנגדים למעבר הזה לאופיס 365 בענן?
כיום, בעלי עסקים רבים בכל סדר גודל, בעולם כמו גם בארץ, החלו להבין את חשיבות העבודה הקבוצתית. זו מסגרת פעילות עסקית הנמצאת במסגרת גישה המכונה בשם הכולל: UC&C = Unified Communications & Collaborations. המשמעות המעשית של יישום הגישה הזו לעבודה היא: המעבר לשירותי ענן.
כל מי שמחזיק בידו סמארטפון כבר רגיל לעבוד בענן (ואף במספר עננים), גם מבלי שהרגיש בכך. כמעט כל היישומים והאפליקציות הקיימים על כל סמארטפון (או טאבלט) מופעלים בענן. כך, שהמעבר לעבודה בענן בעסקים הוא מהלך טבעי, מה גם שיש בו חיסכון ניכר בהוצאות והתייעלות עסקית (בצד מתן שירות טוב ויעיל יותר ללקוחות, שרוצים לפנות לעסק באמצעות הסמארטפון שלהם).
מיקרוסופט הפכה למובילת שוק בלתי מעורערת בתחום התוכנות המשרדיות, וכל המערכות המשרדיות המתחרות לא עמדו במרוץ השדרוגים והמעבר לענן. אפילו אפל החלה למכור את הלפטופים שלה לשוק עם מערכת אופיס של מיקרוסופט, יריבתה רבת השנים.
יש לגוגל פתרון מתחרה (בשם Google Docs), אבל הוא לא הצליח להמריא בעולם העסקי בישראל. לאחרונה, גוגל החליטה למצב מחדש את השירות העסקי שלה, שהיה קרוי בשם: Google for Work והשם החדש הוא Google Cloud, במטרה לשים דגש יותר חזק על היכולות של גוגל בענן. טרם ברור אם המהלך החדש הזה יביא לגוגל עוד לקוחות, כמו שגוגל מצפה.
כיום, יש רק מאמץ אחד רציני וחדש להתחרות במיקרוסופט: חברת Salesforce רכשה לאחרונה את חברת Quip במעל לחצי מיליארד דולרים, כדי לספק ללקוחותיה את הפתרון של Quip למשרד, פתרון בענן, שמתחרה "ראש בראש" באופיס של מיקרוסופט. טרם ברור אם המהלך הזה יוביל לנטישת הפתרון של מיקרוסופט ע"י לקוחות Salesforce.
הפתרון של Quip הוא חופשי ללקוחות פרטיים, וללקוחות עסקיים רגילים הוא עולה 12 דולרים למשתמש לחודש. ללקוחות ארגוניים גדולים המחיר הוא 25 דולרים למשתמש לחודש. המטרה ברורה: למשוך את לקוחות מיקרוסופט למערכת הזו. המערכת הזו מוצעת כרגע ב-12 שפות אבל עדיין לא בעברית.
כל מכשיר קצה, גם אם אין בו בכלל מערכת של Microsoft Teams, יכול להתחבר למערכת החדשה הזו, בשקיפות מלאה וללא כל צורך באיזו קונפיגורציה ידנית. כך, ניתן לשמור על השקעות העבר, אצל מי שיש לו כבר מערכות וידיאו חוזי ישנות ומכשירי קצה לשיחות וידיאו מדגמים ישנים. כמובן, שמערכת Microsoft Teams תואמת לכל מערכות ההפעלה הקיימות בסמארטפונים ובטאבלטים וניתן לעבוד בה בכל רשת ובכל מקום בעולם (כי זה שירות ענן).
מהם המיתוסים השגויים לגבי המעבר לענן במערכת אופיס 365?
- מיתוס: אופיס 365 כולל רק כלים של אופיס בענן וניתן להשתמש בו רק באופן מקוון כשיש חיבור לאינטרנט. עובדה: זה לא נכון. באופיס 365 יש כלים רבים מעבר לאופיס הרגיל (למשל OneDrive, Teams, Yammer ועוד), והם זמינים גם כשאין חיבור לענן. ניתן לשמור קבצים גם בענן וגם מקומית, למקרה של תקלות חיבור לאינטרנט.
- מיתוס: אם הנתונים עוברים לאינטרנט מאבדים שליטה על הטכנולוגיות יש בעסק. עובדה: זה לא נכון. להיפך, מקבלים בענן את כל הטכנולוגיות החדישות ביותר ולא צריך לדאוג לתחזוקה, לשדרוגים ולעדכונים.
- מיתוס: אם עוברים לענן זה פחות בטוח. עובדה: בדיוק להיפך. כמעט כל הפריצות וגניבות מידע, שהיו בשנים האחרונות, נעשו למי שלא שמר את המידע שלו בענן. ספקי הענן יודעים (ויש להם את הניסיון וההתמחות), איך לשמור על הנתונים של לקוחותיהם. בלי זה, אין להם זכות קיום. רוב העסקים לא יודעים איך להגן נכון על הנתונים שלהם ועל תשתיות האינטרנט והמחשוב שלהם. ספקי ענן דוגמת מיקרוסופט עונים על כל תקני האבטחה ועונים לכל הרגולציות המחמירות ביותר הקיימות בעולם.
- מיתוס: אם עוברים לענן צריך להעביר הכול לענן. עובדה: אין דבר כזה. אפשר להעביר בהדרגה יישומים ובסיסי נתונים לענן וניתן לפעול במודל מעורב ובעננים היברידיים (מקומיים וציבוריים). אפשר לווסת עומסים בין יישומים ובסיסי נתונים מקומיים לבין אלה שבענן.
- מיתוס: קשה לעסקים קטנים עד בינוניים, שאין להם מנהלי IT, להתמודד עם תהליך המעבר לענן. עובדה: ניתן לקבל סיוע מספקי הענן ומהאינטגרטורים וזה מהלך ממש לא בעייתי או מסובך. יש כלים מקוונים המאפשרים העברת יישומים לענן בכמה קליקים של עכבר. זה הכול.
- מיתוס: למרגלים, למתחרים, להאקרים ושאר פורצים, תהיה גישה קלה לנתוני העסק החשובים, אם הם בענן. עובדה: בדיוק להפך. הנתונים בענן מוגנים יותר (ראה מיתוס 3). הבעלות והשליטה על הנתונים בענן, גם באופיס 365, היא רק של בעלי המידע. התקן הבינלאומי של פרטיות בענן הוא חלק מהשירות של אופיס 365. בעלי עסקים לא מסוגלים להגיע בכלל לרמת הגנה כזו על הנתונים העסקיים הנמצאים אצלם מקומית בעסק (On premise).
- מיתוס: השימוש בדוא"ל מקומית או בענן זה אותו דבר. עובדה: בענן מקבלים יכולות שאין במערכת מקומית דוגמת: תחזוקה שקופה, שדרוגים שקופים, יכולות עבודה קבוצתית נרחבות יותר, יכולת גישה ניידת ועוד.
- מיתוס: שדרוגים תכופים של אופיס 365 יגרמו לתקלות ביישומים העסקיים החשובים האחרים הקיימים בעסק. עובדה: זה לא נכון. כל שדרוג של אופיס 365 הנעשה בענן הוא שדרוג שקוף, שעבר בדיקות התאמה לכל מערכות התוכנה העסקיות המקובלות הקיימות בשוק. מיקרוסופט משתפת פעולה עם כל ספקי יישומי תוכנות עסקיות המובילים, שקיימים בשוק, כדי למנוע בעיות של אי תאימות.
כמה עולה שירות Office 365 בענן?
המחירים מתחילים ב-5 דולרים למשתמש לחודש (בהתחייבות לשנתיים) ומגיעים בחבילה המכסימלית עד ל-12 דולרים למשתמש לחודש (בהתחייבות לשנתיים).
יש יכולת להוריד ולהוסיף: מודולים של תוכנה, נפחי אחסון וכלים משלימים, לפי הצרכים המשתנים של העסק. ניתן לקבל גרסת התנסות ללא עלות כדי לבחון התאמת המערכת לצרכים של העסק.
כל חבילה של אופיס 365 בענן כוללת (בין היתר): הסכם SLA עם זמן פעולה תקינה מובטח של 99.9% במסגרת הסכם רמת שירות בגיבוי פיננסי, תמיכה באינטרנט ברמת ה-IT ותמיכה טלפונית 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע לבעיות קריטיות, שילוב Active Directory כדי לנהל בקלות אישורים והרשאות של משתמשים, אבטחת נתונים ברמה עולמית עם שמירה מלאה על הפרטיות, Yammer, Sway, כלי עבודה לעבודה קבוצתית כולל צ'אט (Microsoft Teams) ועוד.
האם יש פתרונות אופיס 365 משולבי חומרה?
בהחלט. בתחום הזה מובילה חברת אודיוקודס הישראלית עם שפע של מוצרים תואמי אופיס 365, כולל טלפוניים שולחניים ברמת HD.
בנוסף, לספקי שירות גדולים דוגמת בזק והוט, יש פתרונות משולבים מבוססי נתב משוכלל ומומלץ להשוות בין שירותי Boffice של בזק עסקים לבין All-In-Box של הוט עסקים ולבין One Box 365 של אודיוקודס ומיקרוסופט.
מחפשים ליווי מקצועי בבחירה ובהקמה? מהנדסי טלקום אקספרט מלווים עסקים בתחום שירותי מחשוב ענן לעסקים, מהאפיון ועד ההפעלה.
שורה תחתונה
מיקרוסופט מצליחה בשוק עם מערכת אופיס, והמעבר לאופיס 365 בענן הוא מהלך התפתחות טבעי ומומלץ. יש תחרות רב בתחום זה בשוק הישראלי. מכאן, לפני שבוחרים בפתרון כלשהו, יש להתייעץ ולבצע ניתוח מלא של צרכי העסק, הערכת הצרכים העתידיים של העסק, התחשבות בהשקעה האפשרית ותיחור מקצועי בין ספקים. הצרכים של משרד עורכי דין אינם דומים לצרכים של חנות רהיטים, רשת מרכולים, או של משרד רואי חשבון.
לכן נשאלות כאן השאלות:
מה הבעיה הכי גדולה הקיימת בבית (או בעסק שלך), שאתה מאמין, שתוכל לפתור באמצעות המעבר לאופיס 365?
מה אתה יודע על ההבדלים בין ענן מקומי, ענן ציבורי וענן היברידי?
אם יש לך כבר מערכת מחשוב ענן Office 365, ממה אתה לא מרוצה מהמערכת הזו? שתף אותנו.
איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לבחור את מערכת אופיס המתאימה לצרכיך?
תשובות לשאלות נפוצות
אופיס 365 בענן הוא חבילת התוכנות המשרדיות של מיקרוסופט במודל מנוי, שכוללת את Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook לצד שירותי ענן כמו OneDrive לאחסון ושיתוף קבצים ו-Microsoft Teams לצ'אט, לפגישות ולשיחות. מיקרוסופט חיברה את החבילה באופן מלא לטימס, כך שהיא כוללת גם יכולות טלפוניה, וידאו ושיחות ועידה. התשלום נעשה לפי משתמש ולפי החבילה שנבחרה, והגישה אפשרית מכל מחשב, טאבלט וסמארטפון, בכל מקום.
כן, אפשר לעבוד באופיס 365 גם בלי חיבור לאינטרנט. התוכנות המותקנות במחשב עובדות גם במצב לא מקוון, ואפשר לשמור קבצים גם בענן וגם מקומית, כך שתקלה בחיבור לא עוצרת את העבודה. כשהחיבור חוזר, OneDrive מסנכרן אוטומטית את השינויים לענן. שירותים שתלויים ברשת, כמו פגישות בטימס, שליחת דואר ועריכה משותפת בזמן אמת, דורשים כמובן חיבור פעיל. לכן כדאי לשלב אופיס 365 עם חיבור אינטרנט יציב וקו גיבוי.
Microsoft 365 הוא השם הנוכחי של רוב החבילות העסקיות שנקראו בעבר Office 365, והוא כולל יותר מתוכנות האופיס. מעבר ל-Word, Excel, Outlook, OneDrive ו-Teams, חלק מחבילות Microsoft 365 כוללות גם רישיון ל-Windows, כלי ניהול מכשירים וכלי אבטחה מתקדמים. בפועל, כשעסק מחפש אופיס 365 לעסקים, הוא בוחר היום בין חבילות Microsoft 365 שונות, לפי מספר המשתמשים, הצורך בתוכנות מותקנות ורמת האבטחה והניהול הנדרשת.
כן, המידע באופיס 365 שמור בענן של מיקרוסופט, שעומד בתקני אבטחה ובדרישות רגולטוריות מחמירות, ולרוב העסקים זו רמת הגנה גבוהה מזו שהם יכולים לבנות בעצמם. עם זאת, האחריות משותפת: מיקרוסופט מאבטחת את התשתית, והעסק אחראי לחשבונות המשתמשים. לכן חשוב להפעיל אימות דו שלבי לכל העובדים, לנהל הרשאות לפי תפקיד, להגן על המחשבים מפני נוזקות ולשקול גיבוי נפרד לדואר ולקבצים, למקרה של מחיקה או מתקפת כופר.
לרוב העסקים שעובדים כבר עם תוכנות אופיס, אופיס 365 הוא שירות ענן מתאים לשיתוף קבצים ולעבודה מרחוק. OneDrive ו-SharePoint מאפשרים לשמור קבצים בענן, לשתף אותם עם עובדים ועם גורמים חיצוניים ולערוך מסמך אחד במקביל, ו-Microsoft Teams מרכז את השיחות, הפגישות והקבצים של כל צוות. החבילה תומכת באופן מלא בעברית ומתאימה גם לחברה עם הרבה משתמשים או עם כמה סניפים, כי הניהול מרוכז בממשק אחד.
לא, אין צורך להעביר הכול לענן בבת אחת. אפשר להעביר בהדרגה יישומים ובסיסי נתונים, ולפעול במודל מעורב שבו חלק מהמערכות בענן וחלק נשארות מקומיות, בענן היברידי. מקובל להתחיל בדואר, בקבצים ובכלי העבודה המשותפים של אופיס 365, ורק אחר כך לבחון מעבר של שרתים ויישומים עסקיים. מעבר מדורג מאפשר לעובדים להתרגל, לבדוק כל שלב ולשמור על רציפות העבודה של העסק.
