חברת מיקרוסופט מציעה לעסקים את התפיסה שלה: הפוך את העסק שלך לנייד עם Microsoft 365, שנקרא עד 2020 Office 365.
מולה מתחרה גוגל עם Google Workspace (לשעבר G Suite). ההשוואה בין שתי החבילות מפורטת בעמוד אופיס 365 מול Google Workspace.
באיזו מערכת לבחור לעסק שלי?
מיקרוסופט מובילה בשוק העסקי בישראל עם Microsoft 365 ו-Microsoft Teams. עסקים שלא מעבירים הכול לענן משלבים את המנוי עם שרתים מקומיים, וכך נוצרת סביבה היברידית.
עולם התקשורת והטלפוניה העסקית מתפתח מהר והלקוחות לא מוכנים להסתפק היום בטלפוניה הישנה ובמערכות הישנות, כשביד יש להם סמארטפונים מתקדמים עם יכולות מולטימדיה ושיחות חברתיות. לכן, יש תהליך די מהיר בארץ (כמו שהתרחש בכל העולם) של מעבר לשירותי ענן.
איך אני יכול לעבוד מכל מקום, על כל מכשיר קצה?
המנויים של Microsoft 365 מתומחרים לפי משתמש לחודש, והמחיר משתנה לפי החבילה ותקופת ההתחייבות. החבילות נבדלות זו מזו ביישומים ובשירותים שנכללים בהן, למשל OneDrive ו-Teams. Teams לא כלול היום בכל החבילות, ולכן בודקים בכל הצעה אם הוא נכלל במחיר או מתומחר בנפרד.
רוב בעלי העסקים הקטנים עד הבינוניים אינם נמצאים במשרד בכל שעות היום. כאשר מגיעה הזדמנות, אתה כבעל עסק או כעובד בעסק מעוניין להיות מוכן עבורה, במשרד, בבית או בדרכים. לשם כך, אתה זקוק לגישה לקבצים העדכניים מכל מכשיר וכן לכלים המוכרים לביצוע העבודה.
זה בדיוק מה ש-Microsoft 365 מספק, כפי שרוב אנשי העסקים מגלים. כל איש עסקים ומנהל יכול להשתמש ב-Microsoft 365 כדי:
- להגן על נתונים ומכשירים בעזרת כלים קלים לשימוש.
- לשפר את הפרודוקטיביות מכל מקום, כולל "עבודה מרחוק" ועבודה קבוצתית מרחוק.
- לתמוך בשיתוף פעולה ובעבודת צוות עבור אנשים במיקומים שונים.
- לשמור על רמת אבטחה גבוהה כולל הגנת הפרטיות ומניעת סיכוני התקפות סייבר.
מה בודקים ברשת ובדואר לפני שעובדים עם Microsoft 365 מכל מקום?
רוב התקלות שמיוחסות ל"ענן של מיקרוסופט" מתחילות בפועל ברשת של העסק או בהגדרות שלו. כמה בדיקות פשוטות חוסכות את רובן.
עובדים מהבית דרך ה-VPN של המשרד. כשה-VPN מוגדר להעביר את כל התעבורה דרך המשרד, כל פגישת Teams וכל סנכרון של OneDrive אצל עובד בבית עוברים פעמיים בקו המשרד: פעם פנימה ופעם החוצה. קצב ההעלאה של המשרד נגמר מהר, וכולם מרגישים "ענן איטי". מיקרוסופט עצמה ממליצה להוציא את התעבורה לשירותי 365 ישירות מהבית (Split Tunnel), ולהשאיר ב-VPN רק את מה שבאמת יושב במשרד.
מקרה הפוך: אותו משתמש עובד מהר מהבית ונתקע במשרד. כאן הבעיה כמעט אף פעם אינה אצל מיקרוסופט. בודקים את הנתב, את חומת האש, את מסלול ה-VPN ואת מספר החיבורים הפתוחים, ומודדים השהיה ותפוסת קו בשעות שבהן העבודה נתקעת. בלי המדידה הזו כל צד מאשים את השני.
כשמעבירים כונן משותף של עשרות ג'יגה ל-OneDrive או ל-SharePoint, ההעברה עצמה תופסת את ההעלאה של הקו, ואחריה כל מחשב מוריד את הקבצים שלו באותו בוקר. את ההעלאה הראשונה מתזמנים לערב או לסוף השבוע, ומחברים את העובדים מחלקה אחר מחלקה.
קו הגיבוי וכתובת ה-IP. עסק שהגדיר ב-Microsoft 365 כניסה רק מכתובת ה-IP של המשרד (מדיניות גישה מותנית, Conditional Access) מגלה את הבעיה ביום שהקו הראשי נופל. גיבוי סלולרי יוצא לאינטרנט מכתובת אחרת, לרוב משתנה, והעובדים נחסמים או מתבקשים לאמת את עצמם מחדש בדיוק כשהם צריכים לעבוד. לכן מגדירים מראש גם את כתובת הגיבוי, או מבססים את המדיניות על מכשיר מנוהל ולא על מיקום.
הדואר אחרי המעבר. העברת רשומת ה-MX היא רק חצי עבודה. בלי חתימת DKIM, שמפעילים בפורטל האבטחה של Microsoft 365 ומפרסמים ב-DNS, ובלי רשומת DMARC, דואר של העסק נוחת יותר בתיקיית הספאם אצל לקוחות, ומתחזים יכולים לשלוח בשם הדומיין. גוגל ויאהו מחייבות מאז 2024 שולחים בהיקף גדול להציג SPF, DKIM ו-DMARC. את DMARC מתחילים במצב ניטור (p=none), קוראים את הדוחות כמה שבועות, ורק אז מחמירים.
טיפ: מה חשוב לזכור בעת בחירת פתרון של שירותים עסקיים בענן?
אסור לשכוח לדרוש, שספק השירות (בכל סוג של ענן) יספק לעסק הסכם SLA (ר"ת: Service Level Agreement) על השירותים, שהוא נותן. די ברור למה.
כיום, כמעט כל ספקי שירותי הענן מספקים ללקוחותיהם SLA ברור, שבו הלקוח מזוכה במידה והשירות לא עומד ברמה הנדרשת המוגדרת בהסכם.
יש לקחת בחשבון, שכדי לקבל "איכות שירות", "איכות שיחה" ו"איכות עבודה" בפתרונות בענן, צריך גם חיבור תקשורת איכותי (קו עם SLA), במסגרת חבילת תקשורת מתאימה לענן (דוגמת רשת פרטית בין הסניפים של ספק התקשורת, או קו תמסורת ייעודי למשרד), ולא חיבור לאינטרנט בגישת ה-Best Efforts, שיש כיום בחיבורים הפרטיים לאינטרנט (לרבות ב"שוק הסיטונאי"), מה שחלק מהעסקים מיישמים אצלם (כדי לחסוך בהוצאות התקשורת לאינטרנט).
מחפשים ליווי מקצועי בבחירה ובהקמה? מהנדסי טלקום אקספרט מלווים עסקים בתחום שירותי מחשוב ענן לעסקים, מהאפיון ועד ההפעלה.
שורה תחתונה: Microsoft 365 לעבודה מכל מקום
רכישת פתרונות מתקדמים דוגמת שירותים עסקיים בענן, כמו כל רכישה בעסק, דורשת בדיקה מוקדמת של צרכי העסק, מנהליו ועובדיו.
הפתרונות של שירותים עסקיים בענן זוכים כיום להצלחה רבה בשוק העולמי וגם בישראל. זאת, בגלל ההיקף הרחב של היכולות, שבעל העסק מקבל בחבילה אחת מקיפה, שתומכת באופן מלא בכל הצרכים, עם קישוריות מכל מכשיר קצה מכל מקום בארץ ובעולם.
אם בוחרים ספק תקשורת או אינטגרטור לשירותים עסקיים בענן (אפשר לרכוש את השירות ישירות מהאתר של ספק שירותי הענן, ללא ספק שירות מקומי או אינטגרטור), יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".
אם העסק שלך עובד היום עם אופיס 365 ואתה רוצה לוודא שהחבילה מתאימה לעבודה מרחוק, ושקו התקשורת במשרד עומד בעומס, אעבור איתך על המנויים ועל הקו. 077-8123111.
תשובות לשאלות נפוצות
Office 365 הוא השם הקודם של מנוי האפליקציות והשירותים של מיקרוסופט בענן, ו-Microsoft 365 הוא השם העדכני. המנוי כולל את Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook, דואר בענן, אחסון ב-OneDrive ושיתוף ב-SharePoint, ובחבילות מסוימות גם כלי אבטחה וניהול מכשירים. מי שמחפש היום Office 365 לעסקים מגיע בפועל לחבילות Microsoft 365 Business.
המחיר נקבע לפי משתמש לחודש, ומשתנה לפי החבילה ותקופת ההתחייבות. ההבדלים בין החבילות הם בהיקף היישומים והשירותים: חבילה בסיסית כוללת דואר, אחסון וגרסאות רשת של האפליקציות, וחבילות מתקדמות מוסיפות את התוכנות למחשב, כלי אבטחה וניהול. חלק מהחבילות נמכרות היום בלי Teams, ולכן כשמשווים הצעות בודקים אם Teams כלול או נמכר בנפרד.
לרוב העסקים הקטנים והבינוניים מתאימה אחת משלוש חבילות Business. Business Basic מתאימה לעובדים שצריכים דואר, אחסון ופגישות ועובדים בגרסאות הרשת. Business Standard מוסיפה את תוכנות Office למחשב. Business Premium מוסיפה כלי אבטחה וניהול מכשירים, ומתאימה לעסק שמחזיק מידע רגיש או עובדים מרחוק. ארגונים גדולים עם דרישות תאימות מתקדמות בוחנים את חבילות E3 ו-E5.
רוב העסקים בישראל בוחרים ב-Microsoft 365, בעיקר בגלל השילוב בין Outlook, Word, Excel, Teams וסביבת Windows שהעובדים כבר מכירים. Google Workspace, שנקרא בעבר G Suite, נוח ופשוט ומתאים במיוחד לעסקים רגישים למחיר עם מעט דרישות רגולציה. בתחומים כמו בריאות, פיננסים וביטוח, שבהם נדרש לעיתים פתרון מקומי או היברידי, למיקרוסופט יש מענה רחב יותר.
כן, ברוב העסקים זה מומלץ. Microsoft 365 כולל כלי שמירה וארכיון, אבל הם לא תמיד מכסים מחיקה בטעות שהתגלתה מאוחר, תקיפת כופרה שהצפינה קבצים מסונכרנים, או עובד שעזב ותיבת הדואר שלו נמחקה. גיבוי חיצוני מאפשר לשחזר תיבות דואר, קבצים ואתרי SharePoint לנקודת זמן מסוימת, ועוזר לעמוד בדרישות שמירת מידע לטווח ארוך.
לעבודה יציבה בענן כדאי חיבור תקשורת איכותי עם הסכם SLA, ולא רק חיבור אינטרנט פרטי בשיטת Best Effort. במאמר מוזכרות חבילות תקשורת שמתאימות לענן, כמו קווי תמסורת ייעודיים או רשת פרטית מנוהלת בין הסניפים, שנותנות רוחב פס מובטח ואיכות שירות. עסק שכל העבודה שלו בענן צריך גם קו גיבוי, למשל סלולרי, כדי שנפילת קו אחד לא תעצור את העבודה.
