ברוב המשרדים כבר אין צורך במרכזיה פיזית ובטלפון שולחני לכל עובד. מרכזיית IP בענן הופכת את הטלפון החכם לשלוחה, השיחות הפנימיות בין השלוחות והסניפים כמעט בלי עלות, והקלטה ומוקד נכללים בשירות. טלפון שולחני או אוזניות עדיין שווים למי שיושב שעות על הקו, כמו מוקדנים ומזכירות.
במציאות של השוק העסקי הישראלי, חלק לא קטן מבעלי העסקים בישראל, אינם מעכלים עדיין את העובדה, שהטלפון החכם, שיש להם ביד, יכול להיות גם השלוחה של הטלפון העסקי שלהם ומחובר למרכזיה העסקית, בדיוק כמו כל טלפון עסקי שולחני משוכלל, ואין צורך בכפילות הזו.
✅ מרכזיות טלפון למשרד פיזיות, האם זה הכרחי?
✅ מה מתאים למנהלים ועובדים הנמצאים בתנועה ובדרכים? מה התחדש בתחום זה?
עסקים רבים בישראל נרתעים משום מה מהמעבר לענן, ולכן בוחרים לרכוש מרכזיות טלפון למשרד אצלם בעסק. כיום רוכשים טלפוני IP הנראים די דומה לטלפונים האנלוגיים הוותיקים והישנים (רק בתוספת של גימיקים. למשל, מסך קטן וצבעוני).
הטרנד האחרון הוא רכישת טלפוניים שולחניים מבוססים מערכת הפעלה אנדרואיד עם מסך מגע צבעוני קטן עד בינוני, טלפונים שולחניים המתנהגים ומתופעלים בדיוק כמו כל סמארטפון אנדרואיד המצוי בשוק.
המחירים של הטלפונים הללו נמצאים בצניחה חופשית בין 200 ₪ ל-800 ₪, תלוי בשם המותג, בדגם הספציפי, בגודל המסך ובעושר התכונות של המכשיר.
למה עסקים עדיין רוכשים לעצמם מרכזיות טלפון וטלפוניים פיזיים?
עסקים רוכשים את הפתרונות בעיקר בגלל המחיר (כאשר מטעים אותם לחשוב שהוא זול יותר), וגם בגלל ההרגלים הישנים. יש כאלה הרוכשים בגלל הסטטוס, להראות לכולם, שיש להם בעסק טלפון עסקי על השולחן ומרכזיות טלפון למשרד קטנה ומשוכללת עם המון אורות צבעוניים. חלק חושבים, שאם המרכזיה והטלפונים נמצאים אצלם בעסק וזה רכושם (או בליסינג חכירה או כל הסדר עסקי דומה), אז זה גם יותר מאובטח ומספק יותר שרידות. כמובן, שמדובר באשליה.
הבעיה המרכזית, שניצבת בפני בעלי העסקים, שאין להם מומחי תקשורת בתוך העסק: מה הפתרון הטוב ביותר והמתאים לעסק ולצרכיו?
השונות בביצועים ובמחירים בין טלפוני ה-IP הקיימים בשוק היא מדהימה. המחירים של טלפוני IP נעים בין 200 ₪ ל-3,500 ₪. הפערים הענקיים הללו במחירים נובעים מהתכונות והיכולות של כל מכשיר ומשם המותג העומד מאחורי המכשיר.
האם אפשר לשרוד בלי הטלפונים העסקיים הפיזיים הללו?
התשובה הנחרצת היא: כן.
אנו חיים בעולם, שבו כמעט כולם משתמשים בסמארטפון שלהם גם לצרכי העבודה, וזה כולל יישומים חברתיים דוגמת WhatsApp, רשתות חברתיות, דוא"ל, צ'טים, Teams (קול ואו וידאו), וכיו"ב, בתוך מקום העבודה, בבית או בדרכים, בארץ וברחבי העולם.
לכן, פתרונות, שמשלבים את שני העולמות (אם יש בעסק עדיין את "העולם הישן" הפיזי), הם "הפתרון המנצח", לדעת החוקרים. יש בכך גם שמירה על השקעות העבר ועל המערכות הישנות הנמצאות עדיין בעסק (דוגמת פקס, טלפונים אנלוגיים ו-IP פשוטים ומערכות ישנות אחרות), וגם קפיצת מדרגה קדימה ליתרונות הטמונים בענן הציבורי.
כיום, לעסקים קטנים, בדיוק כמו לעסקים גדולים, יש לעיתים אותם צרכים בתחום התקשורת והטלפוניה. זאת, במיוחד כאשר יש לעסקים הללו שלוחות וסניפים, בין ברחבי הארץ ובין ברחבי העולם, או שהמנהלים והעובדים (לפחות חלקם), מבצעים את עבודתם כשהם בתנועה (בארץ או בעולם), מחוץ לכותלי המשרדים שלהם.
מהם היתרונות של שימוש במרכזיית IP אחת בענן?
- כל השיחות בתוך העסק ובין כל שלוחותיו הן שיחות פנימיות (בד"כ ללא עלות, או בעלות אפסית).
- שליטה בקלות על ההוצאות של העסק על טלפוניה ותקשורת מקומית ובינ"ל.
- הגנה טובה על שיחות טלפון רגישות וחשובות.
- שליטה על איכות השיחות, קצה לקצה.
- שירותי ערך מוסף דוגמת: הקלטת שיחות, Call Center, ניידות בשימוש בסמארטפונים, הגנות סייבר ועוד, הם חלק בלתי נפרד מהשירות (ובעלויות אפסיות) ולא דורשים אינטגרציה מספקים חיצוניים.
- שילוב טוב יותר שירותי שיחות ועידה, כולל שימוש בווידיאו לשיחות ועידה.
- ניתוב טוב יותר שיחות של לקוחות ושותפים לשלוחה המתאימה עבור מרכזיות טלפון למשרד.
מהן החלופות להחלפת הטלפון השולחני הוותיק?
- הסמארטפון הנמצא בידי כל מנהל ועובד.
- "מערכת ראש" (מתאימה בעיקר למוקדנים ולמי שלא עוזב את שולחן העבודה עמדת העבודה שלו במהלך עבודתו).
- תוכנת VoIP המותקנת על המחשב הנייד, הטאבלט (או על הסמארטפון).
- טלפון שולחני, שהוא טרמינל בלבד, כלומר: הוא מחובר לענן ומהענן הוא מקבל את כל היכולות שלו.
- טלפון אלחוטי נייד (נפוצים בשוק: טלפוני DECT, טלפוני בלוטוס' וגם טלפוני WiFi). לסוגי הטלפונים הניידים והאלחוטיים הללו (DECT, Bluetooth ו-VoWiFi), יש יכולת להתחבר למרכזיית IP מכל סוג (כולל מרכזיה בענן), ניתן לקבל בהם איכות קול של HD וניתן להסתובב איתם ביד עד לטווח של כ-30 עד 50 מטר מבסיסי השידור בתוך מבנה, או עד 250 עד 300 מטר מחוץ למבנה (אם יש בסיסי שידור אלחוטי מחוץ למבנה).
- טלפונים שולחניים, שמשולבים במרכזיות טלפון למשרד, למשל, במערכות של שיחות ועידה וחדר ישיבות חכם.
האם יש יתרונות בשימוש במערכות ראש?
מנהלים ועובדים (לרבות עובדי מוקד מכל סוג) משתמשים במערכות ראש (שהן למעשה אוזניות) לצרכי מרכזיות טלפון למשרד מהסיבות המרכזיות הבאות:
- כתחליף לטלפון פיזי על השולחן. יש מערכות ראש המאפשרות לדבר בעמידה ובהליכה ברחבי המשרד.
- כתחליף לרמקול ולמיקרופון (של המחשב הנייח או הנייד). השימוש במערכת ראש נוח יותר מאשר השימוש במיקרופון והרמקול של המחשב (הנייח או הנייד).
- מערכת ראש היא, למעשה, חובה לכל מי שעבודתו היא בטלפון בסביבה רועשת (או לא ממש שקטה). בעיקר הכוונה למוקדנים במוקדי שירות, לאנשי שיווק ומכירות טלפוניים, לעמדות מזכירות ולמרכזיות תמיכה מכל סוג.
- מערכת ראש יכולה להיות נלווית לשימוש בסמארטפון, במקום שרוצים לדבר בסמארטפון בלי להחזיק אותו ביד, בלי להשתמש ברמקול של הסמארטפון ומבלי להפריע לאנשים הנמצאים בסביבת הדובר (או כדי לשמור על פרטיות או סודיות השיחה מפני אנשים בסביבת הדובר).
- מערכות ראש בכלל לא חייבות חוטים. הן יכולות להתחבר למרכזיה בטכנולוגיות אלחוט דוגמת DECT, בלוטוס' (השיטה הנפוצה כיום) או WiFi. האוזניות יכולות לבצע "צימוד" גם למחשבי Windows ו-Mac ע"י שימוש בטכנולוגית בלוטוס', למכשירי טלפון בעלי IP אחר, צימוד עם סמארטפונים וטאבלטים של iOS ו-Android ועוד. טווח קישוריות אלחוטי במערכות ראש חדישות הוא עד 30 מטרים, ממכשירי בלוטוס' התומכים ב-Class 1.
- מערכות ראש, שהן אוזניות, יכולות להגיע עם הסמכה של Microsoft Teams ומתאימות ל-Cisco Jabber ותוכנות נוספות לביצוע שיחות ועידה במערכות של מיקרוסופט או סיסקו ללא צורך באביזר חומרה נוסף.
- בנוסף, טכנולוגיית חיישנים חכמים מזהה כאשר לובשים את מערכות ראש מסוג אוזניות מתקדמות. הטכנולוגיה מאפשרת להשהות את הזרמת המדיה כאשר האוזניות מוסרות ומפעילה אותה מחדש בעת לבישת האוזניות.
מהם השיקולים בבחירת מרכזיות טלפון למשרד?
כמו בכל מערכת תקשורת, לניסיון ולהתמחות בתחום ספציפי יש יתרון, מאשר רכישה של עודפי ציוד מסוחר ממולח מהמזרח הרחוק, שמציע מבצעים אטרקטיביים ל"טלפונים מתקדמים" ונעלם מהר מאוד מהשטח כשמבקשים ממנו תמיכה ושירות.
הפרמטרים, שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מרכזיות טלפון למשרד לעסק:
- עמידות. מנהלים רוצים פתרונות טלפוניה, שאינם מתקלקלים בקלות וכן, שבעת הצורך ניתן לתקנם במהירות. חשוב, שלספק תהיה יכולת לתת שירות מהיר של החלפה ותיקון ובזמינות גבוהה, כולל מעבדת תיקונים (בישראל) ומלאי חלפים זמין לכל סוגי המערכות המשווקות על ידו.
- נוחות. השימוש במערכת חלופית חייב להיות נוח למשתמשים, אחרת הם ייטו להיפטר מהמערכת די מהר או לקלקל אותה.
- איכות ועוצמת השמע. מה שחשוב ביותר הוא: האם המשתמשים יכולים לשמוע את המתקשרים ולהפך בעוצמה ובאיכות גבוהה. המשמעות היא, שעוצמת השמע חזקה מספיק משני צדי הקו ואיכות השמע מתקרבת למצב של שיחה פנים מול פנים.
- תאימות. כל מערכת טלפוניה חייבת להיות תואמת באופן שקוף למרכזיה הקיימת בידי העסק ולשאר המערכות המשתמשות בטלפוניה לכל הצרכים שיש בעסק.
- מחיר. סעיף חשוב ביותר. המחיר יכול להשתנות באופן משמעותי בין סוגים שונים של מערכות טלפוניה ובהתאם לאיכותן. יש לבדוק אם פתרון מספק מסוים מתאפיין ביחס עלות תועלת מכסימלי ובמחיר תחרותי.
- זמן פעולה בין טעינות. פרמטר חשוב במערכות מבוססות על סוללות פנימיות. ככל שזמן הפעולה בין טעינות יותר ארוך, כך המערכת תשרת יותר זמן ויותר טוב את המשתמשים בה.
- עברית. יש להחליט אם יש צורך, שהתפריטים בטלפון החכם יהיו בעברית, או שניתן להסתפק בטלפונים עם תפריטים ואפליקציות באנגלית.
- אחריות. יש לצפות לאחריות של שנתיים לפחות לכל מערכת טלפוניה. הכוונה לאחריות המכסה על כל נזק או תקלה במערכת, למעט נזק הנגרם בזדון ע"י המשתמש או כוח עליון.
האם חייבים לרכוש מכשירי IP?
לפני שרוכשים טלפוני IP עבור מרכזיות טלפון למשרד יש צורך לענות על השאלה: האם בכלל יש צורך במכשירים כאלה בעסק? התשובה לשאלה הזו לא תמיד פשוטה או ברורה לבעלי העסק.
ככלל, אין שום הבדלים בין טלפוני SIP בהתייחס לחיבור למרכזיית IP פיזית, וירטואלית או בענן. דהיינו: הצורך במכשירי טלפון IP שולחניים, יורד.
קל (יחסית) לשלב מכשירים ניידים (סמארטפונים, טאבלטים ומכשירים חכמים ניידים אחרים דוגמת: מסופונים, שעונים וצמידים חכמים ועוד) במרכזיה בענן. למעשה, זו הדרך הטובה ביותר לספק שירותי מרכזיה בענן לכל העובדים, גם כשהם בתנועה בכל מקום בארץ וברחבי העולם.
מכאן, שיש צורך בבדיקה מקצועית של הצרכים העסקיים הרבה לפני שמוציאים כסף ורוכשים מכשיר טלפון IP שולחני.
לפרטים על השירות שלנו בתחום, ראו את העמוד מרכזיות טלפון לעסקים.
שורה תחתונה בתחום מרכזיות טלפון למשרד
למרות שעולם התקשורת נע מהר קדימה, הלקוחות העסקיים (מנהלים ועובדים מכל סוג) עדיין זקוקים לטלפונים כדי לענות לשיחות טלפון ולקיים שיחות טלפון, רצוי בלי רעשי רקע. יש רמות שונות של מערכות טלפוניה חדישות בהתייחס למחיר, אמינות ונוחות.
יש לבדוק אם הפתרון, שנבחר, תומך בכל סוגי השירותים הנחוצים לעסק, כדי לקבל את מירב היתרונות של פתרונות מלאים לפי הצרכים, תחת מעטפת שירות ותמיכה אחת.</p>
בנוסף, יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים בחתונה קתולית.</p>
תשובות לשאלות נפוצות
לא בהכרח. הסמארטפון של העובד יכול לשמש כשלוחה מלאה של המרכזיה, עם אותו מספר עסקי, העברות והקלטות. טלפון שולחני עדיין מומלץ למי שיושב במשרד כל היום, כי הקליטה הסלולרית בתוך מבנים אינה תמיד טובה, ומערכת ראש מתאימה למוקדנים. ברוב המשרדים נכון לשלב: טלפונים שולחניים בעמדות קבועות ואפליקציה לעובדים שנמצאים בתנועה.
מרכזיות בענן הן פתרון תקשורת מודרני ויעיל לעסקים, אבל יש גם כמה תנאים שצריך לעמוד בהם כדי להשתמש בהן בצורה נכונה ובטוחה. חלק מהתנאים הם:
חיבור אינטרנט איכותי: מרכזיות בענן עובדות על בסיס טכנולוגיית ענן, ולכן יש צורך בחיבור אינטרנט מהיר, יציב ואמין, שיאפשר איכות שיחה גבוהה וללא הפרעות. יש לבדוק את הספק של האינטרנט, את התשתית הפיזית, את הנתב ואת הטלפונים התומכים ב-IP ולוודא שהם מתאימים לדרישות של המרכזיה בענן.
חוזה עם ספק מרכזיה בענן: מרכזיות בענן נמצאות באחריות הספק, ולכן יש לחתום על חוזה שמגדיר את התנאים, התשלומים, האחריות, התמיכה והשירות של הספק. יש לבחור בספק אמין ומוסמך, שמציע פתרון המותאם לצרכים ולתקציב של העסק, ושמספק תמיכה 24/7 בשפה המועדפת על העסק.
תקנות וסטנדרטים: מרכזיות בענן חייבות לעמוד בתקנות ובסטנדרטים הרלוונטיים לתחום התקשורת, האבטחה והפרטיות. יש לבדוק שהספק משתמש בפרוטוקולים ובהצפנות המתקדמים ביותר להגנת הנתונים והשיחות, ושהוא מקפיד על הגנת הפרטיות של הלקוחות והעובדים. יש לבדוק גם שהספק מציע פתרונות גיבוי ושחזור במקרה של תקלות או ניתוקים.
טווח המחירים רחב מאוד, בין כ-200 ל-3,500 ש"ח, לפי המותג, הדגם, גודל המסך והתכונות. טלפונים שולחניים מבוססי אנדרואיד עם מסך מגע נמכרים בדרך כלל בין 200 ל-800 ש"ח. זו רכישה חד פעמית, נפרדת מהמנוי החודשי למרכזיה. אם הספק מציע טלפונים כחלק מהעסקה, שאל אם הם בבעלותך או בהשאלה, כי ציוד מושאל צריך להחזיר בעזיבה.
כן, רוב ספקי מרכזיות בענן מציעים אפשרויות להתאמה אישית של המערכת לצרכי העסק שלך
כן. טלפונים אלחוטיים מסוג DECT, בלוטות' ו-WiFi יכולים להתחבר לכל מרכזיית IP, כולל מרכזיה בענן, ולספק איכות קול HD. בתוך מבנה הטווח מבסיס השידור הוא בדרך כלל 30 עד 50 מטר, ומחוצה לו 250 עד 300 מטר אם מוצבים בסיסי שידור חיצוניים. זה פתרון מתאים למחסנים, לחנויות ולעובדים שמסתובבים בשטח המשרד.
כן, אם הטלפונים הם טלפוני IP שתומכים בפרוטוקול SIP ואינם נעולים לספק הקודם. רושמים אותם מחדש למרכזיה בענן, והעובדים ממשיכים לעבוד על אותם מכשירים. טלפון אנלוגי פשוט מתחבר דרך מתאם שעולה 50 עד 80 ש"ח. טלפונים דיגיטליים ייעודיים של מרכזיה פיזית ישנה בדרך כלל אינם מתחברים, ובמקרה כזה מחליפים אותם בטלפוני IP, שמחירם מתחיל בכ-200 ש"ח, או באפליקציה בסמארטפון של העובד.
כן. כל שלוחה במרכזיה יכולה לחייג לשלוחה אחרת במספר קצר, כך שהטלפונים בחדרים השונים משמשים גם כאינטרקום פנימי. מי שמעדיף שפופרת על פני רמקול, למשל בחדר שיש בו לקוחות, בוחר טלפון שולחני רגיל במקום טלפון עם דיבורית בלבד. אפשר להגדיר גם חיוג ישיר במקש אחד לחדר מסוים, וקבוצת צלצול שבה כמה טלפונים מצלצלים יחד. השיחות הפנימיות עוברות בתוך המרכזיה וללא עלות.
כן, במרכזיות בענן רבות אפשר להוסיף תמלול שיחות אוטומטי, ולעיתים גם סיכום של כל שיחה בעזרת בינה מלאכותית שנשמר בכרטיס הלקוח. כך מנהל יכול לחפש שיחה לפי מילה, ולבדוק מה סוכם עם לקוח בלי להאזין להקלטה כולה. התמלול מבוסס על הקלטת השיחה, ולכן מומלץ להשמיע למתקשרים הודעה שהשיחה מוקלטת, ובעסקאות שחל עליהן תיקון 74 לחוק הגנת הצרכן זו תהיה חובה החל מ-22/03/2027. בטלקום אקספרט תמלול שיחות הוא תוספת בתשלום, ולא חלק מהמחיר הבסיסי לשלוחה.
הצעת מחיר למרכזיה בענן מורכבת משלושה חלקים. הראשון הוא התשלום החודשי לשלוחות, שבטלקום אקספרט מתחיל ב-20 ש"ח לשלוחה עם מינימום של 60 ש"ח לחודש לפני מע"מ. השני הוא חבילת הדקות לשיחות יוצאות. השלישי הוא הציוד, אם רוצים טלפונים שולחניים: רכישה חד-פעמית של 200 עד 3,500 ש"ח למכשיר, לפי הדגם. אצלנו ההתקנה ללא עלות ואין התחייבות, וכדאי לבדוק את שני הנתונים האלה בכל הצעה.
