הפוסט הזה מיועד לעסק שמתחיל לגבות. למחירים ולהשוואת ספקים ראו את המדריך גיבוי בענן לעסקים.
עסק קטן מתחיל לגבות בשלושה צעדים: רושמים מה אסור לאבד ואיפה הוא יושב, בודקים את מהירות ההעלאה של קו האינטרנט, ובוחרים שירות שמגבה אוטומטית לענן ומתריע כשגיבוי נכשל. דיסק חיצוני שמישהו מחליף ביד הוא לא נקודת התחלה טובה, כי הוא נעצר בפעם הראשונה שאותו אדם יוצא לחופש.
מנהלים ובעלי עסקים רבים אינם מבינים את ההבדלים בין "גיבוי בענן", שהוא רק גיבוי (בעבר זה היה נעשה על גבי קלטות פיזיות ואח"כ על דיסקים), לבין "גיבוי מנוהל בענן", שהוא לא רק גיבוי אלא גם הגנה על הגיבוי (הגנת סייבר) וסיוע לעסק ב"התאוששות מאסון" \ נפילה או ניתוק של כלל מערכות המחשוב והתקשורת של העסק.
גיבוי בענן לעסקים שומר מידע קריטי באופן מאובטח, אוטומטי ומרוחק, ומגן מפני אובדן נתונים, תקלות טכניות ומתקפות סייבר. היתרונות המרכזיים הם חיסכון בהשקעה בשרתים פיזיים, ניהול הרשאות וניטור שוטף של תקינות הגיבויים, שחזור קבצים מהיר אחרי תקלה, אחסון בשרתים מרוחקים ומוגנים, וגיבוי רציף ללא התערבות ידנית.
בהתקפת כופר התוקף נוהג להמתין בין שבוע לכמה חודשים לפני שהוא מפעיל את ההצפנה, כדי שהקוד העוין ייכנס גם לעותקי הגיבוי. מי שמשחזר מעותק כזה מגלה שההצפנה חוזרת, גם כשהעותק נשמר בענן. לכן שחזור אחרי כופרה נעשה בסביבה מבודדת, עם סריקה לפני החזרה לייצור, ונקודת השחזור נבחרת לפי יומני אבטחה ולא לפי תחושה.
מה שמחזיר עסק לעבודה אחרי מתקפה הוא עותק שהתוקף לא יכול למחוק או להצפין: גיבוי מבודד, שנשמר מחוץ לרשת המשרד ובחשבון נפרד, עם נקודות שחזור לאורך כמה שבועות. כך אפשר לחזור לנקודה שלפני ההדבקה. השחזור עצמו נמשך שעות או ימים, לפי נפח המידע וקצב הקו, ולא דקות. את סדר הפעולות אחרי מתקפה פירטנו במדריך למניעת מתקפות כופר בעסק.
חשוב לזכור את ההבדלים בין גיבוי מנוהל בענן לבין "המשכיות עסקית". גיבוי מנוהל מגבה רק את הנתונים ומניח, שמערכת ההפעלה והאפליקציות אצל המשתמש ממשיכות לפעול (או שהן ניתנות לשחזור בקלות). בפתרון "המשכיות עסקית" יש גם גיבוי מנוהל אבל הגיבוי כולל גם את מערכת ההפעלה וכל התוכנות והאפליקציות שעליה, "גיבוי חם", שמשכפל הכל לענן. כך, שאם המערכות של הלקוח נהרסות לגמרי באסון, אפשר להמשיך ולפעול, כולל שחזור מהיר של מערכת ההפעלה, בדיוק כפי שהייתה רגע לפני האסון, מהעותק המלא המצוי בענן.
למה לגבות לענן ולא רק לדיסק במשרד?
בעבר, היה נהוג לשמור גיבויים על גבי מדיה קשיחה דוגמת קלטות ודיסקים קשיחים, אך הבעייתיות בכך היא, שגם המדיה הקשיחה עלולה להינזק וכך גם הגיבוי שלנו ייעלם. גם אפשר לגנוב בקלות מדיה קשיחה והיא נוטה להתקלקל מסיבות שונות (למשל מיגנוט).
כיום, בעידן בו ניתן לגבות מידע בענן, כלומר באופן וירטואלי לחלוטין, על גבי שרת מרוחק ב-Data Center המנוהל ע"י ספק שירותים מקצועי וגדול, הגיבוי פשוט יותר ונוח יותר וגם בטוח יותר וזמין יותר. חלק מהיתרונות של גיבוי לענן על פני On-Premises (התקנה מקומית, לוקאלית) הם, שבענן הוספת שטחי אחסון לגיבויים היא מיידית. אין צורך בפעולות טכניות מורכבות ורכישת דיסקים יקרים (בעבר קלטות), שיש להתקין ולתחזק באופן שוטף. גם לגיבוי עצמו יש גיבוי, ואפילו כמה (למשל ברחבי הארץ או ברחבי העולם), והענן מרוחק פיזית ממיקום שרתי בית העסק. כך, שאם העסק נופל מכל סיבה (שריפה, הצפה, רעידת אדמה, התקפת טרור, שביתה פראית, מלחמה, ניתוק קווי התקשורת וכיו"ב), הגיבוי בענן ממשיך להתקיים וניתן להמשיך ולעבוד (ולתת שירות) מרחוק מהגיבוי הנמצא בענן.
בשיחות עם בעלי עסקים חוזרות אותן שיטות: שני דיסקים שמתחלפים כל יום, איש מחשוב שמגיע פעם בשבועיים, גיבוי שבועי לדיסק שמונח ליד השרת. כל אחת מהן תלויה באדם, והפסקה אחת מספיקה כדי שהגיבוי ייעצר בלי שאיש ישים לב. גיבוי פעם בשבועיים פירושו שאפשר לאבד שבועיים של עבודה, ואף מנהל לא מסכים לזה ברגע שהוא מבין את זה. וחוץ מזה, הדיסק נמצא באותו חדר עם השרת, ונפגע באותה שריפה או פריצה.
מכשיר אחסון רשתי (NAS) במשרד הוא שכבה טובה לשחזור מהיר של קובץ שנמחק, אבל הוא לא מחליף עותק מחוץ למשרד. כופרה שמגיעה דרך הרשת מצפינה גם אותו. רוב המכשירים יודעים לשכפל את עצמם לענן, ולכן המבנה שמתאים לרוב העסקים הקטנים הוא עותק מקומי למהירות ועותק בענן לאסון. כדאי גם לבדוק שלא כל העובדים נכנסים ל-NAS עם אותה סיסמת מנהל.
גיבוי, סנכרון ותיבת דואר בענן: מה מהם באמת גיבוי?
שירותי אחסון וסנכרון כמו Google Drive, OneDrive, Dropbox ו-iCloud נמצאים כמעט בכל משרד, וכל סמארטפון מסנכרן לענן בלי שהמשתמש מרגיש בכך.
שירותי הגיבוי בענן הללו, משמשים בעיקר לסנכרון ושיתוף קבצים ופחות למטרות גיבוי מידע עסקי והם אינם מנוהלים (כלומר: בעל המידע מנהל אותם, לא ספק שירותי הגיבוי). למשל, הם אינם מספקים פתרון מלא בדמות גיבוי כולל של השרתים והמחשבים, מה שמאפשר שיחזור מלא לא רק של המידע (Data), אלא של מצב השרת \ מחשב כולו (State), על כל מערכת ההפעלה, הקונפיגורציות והיישומים המותקנים עליו.
אותו דבר בדואר. תיבה ב-Microsoft 365 או ב-Google Workspace שמורה בענן, אבל זה לא גיבוי: הודעה שנמחקה יוצאת מהפח אחרי תקופה קצובה, ותיבה של עובד שעזב נמחקת יחד עם הרישיון שלו. לפני שבוחרים שיטה בודקים איפה הדואר נשמר בפועל: בתיבה בשירות ענן, בחשבון IMAP אצל ספק האחסון, או בקובץ במחשב. לכל אחד מהם שיטת גיבוי אחרת, וגיבוי תיבות בענן מתומחר בדרך כלל לפי תיבה.
פתרון גיבוי בענן מנוהל מעביר לספק את העבודה השוטפת של ניהול הגיבוי, ומאפשר יתירות (Redundancy), ביזור גיאוגרפי למקרי אסון, ניהול מרוכז של ההגדרות ושחזור מהיר יחסית. החיסכון בעלות תלוי בנפח, בתקופת השמירה ובמבנה התמחור, בדומה למודלים אחרים של שירותי ענן.
איך מתחילים לגבות עסק קטן? חמישה צעדים
לפני שפונים לספק, כדאי לוודא שמדברים על אותו דבר. בשיחות עם עסקים "גיבוי" הוא לפעמים גיבוי נתונים לענן, לפעמים קו סלולרי לגיבוי האינטרנט, לפעמים סוללה לציוד התקשורת בהפסקת חשמל, ולפעמים העברת שיחות בין סניפים. הפוסט הזה עוסק רק בראשון.
- מיפוי. רושמים מה אסור לאבד ואיפה הוא נמצא: תיקיות משותפות, תוכנת הנהלת החשבונות, המחשבים של העובדים ותיבות הדואר.
- נפח. בודקים כמה ג'יגה-בייט יש בפועל. רוב העסקים לא יודעים, וההערכה שלהם רחוקה מהמספר האמיתי לשני הכיוונים.
- קצב ההעלאה של הקו. גיבוי הוא תעבורה שעולה מהמשרד לענן, ולכן מה שקובע הוא מהירות ההעלאה, ולא ההורדה שמופיעה בפרסומת. בקו אסימטרי ההעלאה נמוכה פי עשרה ויותר מההורדה. את הנתון מוצאים בחשבונית, או בבדיקת מהירות מהמשרד. להבדלים בין סוגי החיבור ולבחירת קו עם העלאה מתאימה ראו אינטרנט לעסקים: אילו סוגי חיבור יש ואיך בוחרים.
- זמן הגיבוי הראשון. החישוב פשוט: הנפח בג'יגה-בייט כפול 8, חלקי קצב ההעלאה בג'יגה-ביט לשנייה, נותן שניות. טרה-בייט אחד בהעלאה של 100 מגה-ביט לשנייה הוא כ-22 שעות, ובהעלאה של 10 מגה-ביט לשנייה כתשעה ימים, עוד לפני שמשאירים מקום לגלישה ולשיחות בשעות העבודה. כשהזמן ארוך מדי, שואלים את הספק אם הוא מקבל כונן עם העותק הראשון (Seeding). אחרי ההעלאה הראשונה עולים רק השינויים, והגיבוי היומי קצר בהרבה.
- בדיקה. דוח יומי שאומר "הגיבוי הצליח" מעיד שהקבצים עלו, לא שאפשר לפתוח אותם. ממנים אחראי שקורא את הדוח, מגדירים התראה גם כשהדוח לא מגיע בכלל, ופעם ברבעון משחזרים כמה קבצים אקראיים ומסד נתונים אחד.
אפיון גיבוי ואבטחת מידע
לפני שמבקשים הצעת מחיר מספקי גיבוי: הגדירו את נפח המידע, השרתים, משתמשי הענן ותקופת השמירה, וקבלו מפרט דרישות שכולל גם את הסעיפים שנוטים להישאר באותיות הקטנות, כמו דמי שחזור ויציאה.
ההערכה מניחה דחיסה וביטול כפילויות של 1.4:1, שינוי יומי של כ-3.5% מהמידע, ושמירה מדורגת: גרסה יומית לחודש, שבועית עד שלושה חודשים וחודשית מעבר לזה. לפני הזמנה מבקשים מהספק חישוב על הנתונים בפועל.
מי ששוקל חבילת גיבוי של ספק תקשורת גדול, ימצא סקירה של אחת מהן בעמוד גיבוי בענן פרטנר לעסקים.
מה בדיוק מגבים? טבלת כיסוי לפני שמבקשים הצעה
טעות שחוזרת בשיחות עם בעלי עסקים היא כיסוי חלקי: הצעה שמגבה "את השרת" משאירה מחוץ לגיבוי את המחשבים של העובדים, את מכשירי האחסון ואת הדואר. לכן בונים טבלה לפני ההצעה ומסמנים בכל שורה אם היא מכוסה ובאיזה מוצר.
| רכיב | מה נוטים לפספס | מה מבררים בהצעה |
|---|---|---|
| שרתים (פיזיים ווירטואליים) | גיבוי קבצים בלבד, בלי מערכת ההפעלה וההגדרות | האם מתקבל גיבוי תמונת מערכת (Image) שאפשר לשחזר ממנה שרת שלם |
| מסדי נתונים (הנהלת חשבונות, ERP) | עותק של קובץ שנפתח בזמן עבודה עלול להישמר במצב חלקי שאי אפשר לפתוח | האם קיים רכיב גיבוי ייעודי למסד הנתונים, והאם בוצע שחזור ניסיון |
| תחנות עבודה ומחשבים ניידים | נשארים מחוץ להצעה כשמגבים "רק שרתים" | האם יש רישיון לתחנה, ומה קורה לקבצים שנשמרו רק מקומית |
| מכשיר אחסון רשתי (NAS) | נחשב לעיתים לגיבוי בפני עצמו, אף שכופרה שמגיעה דרך הרשת פוגעת בו יחד עם השרתים | האם הוא משוכפל לענן |
| דואר ומסמכים בענן (Microsoft 365, Google Workspace) | אינם גיבוי: הודעה שנמחקה יוצאת מהפח אחרי תקופה קצובה | האם הגיבוי מתומחר לתיבה, ומה תקופת השמירה |
| אתר האינטרנט | הגיבוי של חברת האחסון אינו עותק עצמאי | האם קיים עותק עצמאי של הקבצים ושל מסד הנתונים של האתר |
כמה מוכנים לאבד וכמה זמן מוכנים להיות בלי מערכת? RPO ו-RTO
שתי הגדרות קובעות את תכנון הגיבוי יותר מכל מחיר: כמה מידע העסק מוכן לאבד, וכמה זמן הוא מוכן להישאר בלי המערכת. שואלים מה הנזק העסקי של שעת עבודה שאבדה, ומה הנזק של שעת השבתה.
RPO: כמה נתונים מוכנים לאבד
נקודת היעד לשחזור (RPO, Recovery Point Objective) נקבעת לפי תדירות הגיבוי. מי שמגבה בלילה מגדיר בפועל אובדן אפשרי של עד 24 שעות עבודה, וגיבוי שעתי מקטין את הפער לשעה. לצד התדירות מגדירים שלוש תקופות שמירה: גרסאות יומיות, גרסאות חודשיות ותקופה לקבצים שנמחקו. נפח האחסון בענן גדל לפי קצב השינוי כפול תקופת השמירה ולא רק לפי הנפח הנוכחי, ולכן את המדיניות כותבים בהצעה.
RTO: כמה זמן אורך השחזור
זמן ההתאוששות (RTO, Recovery Time Objective) נקבע בעיקר לפי קצב ההורדה. טרה-בייט אחד בהורדה של 150 מגה-ביט לשנייה לוקח כ-15 שעות בקצב מלא, עוד לפני חומרה חלופית והתקנת מערכות. קובעים מראש מה משחזרים ראשון (מסד הנתונים ותוכנת הניהול לפני הארכיון), ושואלים את הספק אם אפשר לקבל כונן פיזי עם הנתונים לשחזור גדול ומי משלם על כך. עסק שהשבתה יקרה לו מחזיק גם עותק מקומי לשחזור מהיר, לצד העותק בענן.
חלון הגיבוי ושיחות הטלפון
גיבוי יומי גדול תופס את רוחב פס ההעלאה, ובעסק שהמרכזיה שלו בענן הוא עלול לפגוע באיכות השיחות. הפתרון הנהוג הוא חלון גיבוי בלילה, הגבלת קצב בתוכנת הגיבוי והגדרת עדיפות לתעבורת קול (QoS) בנתב. QoS אינו פותר רוויה שמקורה בקו עצמו, ולכן בעסק עם קו יחיד בודקים את איכות השיחות בזמן גיבוי לפני שמעבירים אותו לשעות היום.
במה שונים ספקי הגיבוי המנוהל זה מזה?
כל ספקי שירותי הענן לעסקים וארגונים בארץ ובעולם מספקים גם שירות ענן מנוהל ומגוון של שירותי אבטחת מידע. כיום בשוק יש שירותי גיבוי מנוהלים הכוללים ניטור גיבויים בזמן אמת, שירותי תמיכה מסביב לשעון, דו"חות מנהלים מקיפים ושחזור הגיבויים בכל זמן נתון לפי דרישת הלקוחות. החלק החשוב הוא מהירות ההתאוששות מאסון, DR.
לכן, בבחירת ספק שירותי ענן מנוהלים יש לקחת בחשבון פרמטר חשוב והוא: האם לספק הענן יש נוכחות פיזית של ענן בישראל. אם יש לו נוכחות פיזית בישראל: האם יש סנכרון מלא בין הענן הקיים בישראל לבין העננים של אותו ספק ברחבי העולם (אם יש צורך כזה).
סעיף נוסף שכדאי לקרוא בהסכם הוא האחריות. בחלק מההסכמים האחריות לתקינות המידע המגובה נשארת אצל הלקוח, והפיצוי על תקלה מוגבל לתשלום החודשי או לתשלומים של כמה חודשים. "הענן של הספק" אינו ביטוח: עסק שהמידע הוא נכס מרכזי אצלו צריך עותק שהוא שולט בו ובדיקת שחזור משלו. בעת מעבר בין ספקים לא מבטלים את הספק הישן לפני שהחדש השלים גיבוי מלא ושחזור נבדק, ומביאים בחשבון שביטול דורש הודעה מראש בכתב והחיוב נמשך עד אז.
למי מתאים גיבוי מנוהל, ולמי מספיק פתרון בסיסי?
גיבוי מנוהל, שבו הספק מנטר את הגיבויים ומסייע בשחזור, מתאים לעסק שהמידע שלו הוא נכס מרכזי: משרד הנהלת חשבונות או עורכי דין, חברה שעובדת עם תוכנת ניהול ומסד נתונים, עסק עם כמה עובדים שהמסמכים החיוניים נשמרים אצלם, או ארגון שחייב לשמור מידע לפי דין. עסק של אדם אחד או מחשב בודד עשוי להסתפק בשירות גיבוי בסיסי, ובלבד שהוא יודע מה אינו מקבל: שמירת גרסאות לאורך זמן, שחזור בסיוע, גיבוי של תוכנות ומסדי נתונים והתראה כשהגיבוי נכשל. תיקיית סנכרון בלבד אינה עונה על הדרישות האלה.
שלוש שאלות מסננות עוזרות להחליט: מה קורה לעסק אם השרת נעלם מחר, כמה שעות עבודה אפשר לאבד, ומי בארגון בודק שהגיבוי עובד ומשחזר ממנו מדי פעם. מי שאין לו תשובה לאחת מהן צריך לפחות בדיקת שחזור, ובדרך כלל גם גיבוי מנוהל.
מה נדרש משירות מוצלח של שירותי גיבויים בענן?
שירות מוצלח של גיבוי בענן יוצר גיבויים מכווצים ומוצפנים לשרתים ותחנות העבודה של העסק במערכת האחסון המבוססת על תשתית הענן, לרבות המערכות המשמשות את הפקת המידע (החל ממערכת הפעלה, מערכות וירטואליות דוגמת VMware, מערכות ERP, CRM וכיו"ב).
לאחר יצירת הגיבוי הראשוני מבוצע גיבוי מצטבר (אינקרמנטלי) שוטף בהתאם למדיניות הגיבויים של העסק, שהקונפיגורציה ניתנת לעדכון וניהול קל ונוח בענן. שיטה זו מאפשרת למזער את עלות ונפח הגיבויים ובנוסף מאפשרת נקודות שחזור רבות יותר. כך, שרמת האמינות של השירות עולה.
השירות המנוהל מגבה את השרתים ותחנות העבודה בצורה אוטומטית בהתאם למדיניות העסק ותומך בגיבוי ברמת קבצים ו/או ברמת המכונה הווירטואלית, או בכל תצורה שנקבעת. מומלץ להגדיר מראש מה מגבים ולא לוותר על נתונים חיוניים כדי לחסוך נפח. העלות נקבעת לפי הנפח, תקופת השמירה וקצב השינוי היומי, ובספקי אחסון ציבוריים גדולים עשויה לכלול גם תשלום על הוצאת נתונים בעת שחזור, ולכן מחשבים אותה על תרחיש קבוע ולא לפי מחיר ג'יגה. פירוט נוסף בעלויות האחסון בענן.
במסגרת השירות המנוהל, מנוטרת פעילות גיבוי השרתים ברמת קבצים וברמת המכונה הווירטואלית. יש כמובן לתת תשומת לב מיוחדת לנושא אבטחת המידע, שהוא נושא מרכזי אצל ספקי שירותי ענן מנוהלים.
כל התעבורה לענן ובחזרה צריכה להיות מוצפנת. השאלה המעשית היא מי מחזיק את מפתח השחזור: בחלק מהשירותים הקבצים נשלחים מוצפנים והספק אינו שומר את הקוד, כך שאובדן המפתח שווה לאובדן הגיבוי. לכן שומרים אותו לפחות בשני מקומות מחוץ למחשב המגובה, קובעים מי רשאי לגשת אליו ומעדכנים אותו כשמנהל המחשוב מתחלף. מודל שבו המפתח אצל הספק מקל על שחזור אך פותח לו את הנתונים, ולכן שואלים בכתב איזה מודל נוהג ואיך מתבצע איפוס מפתח.
בנוסף, יש לוודא, שספק הגיבוי נוקט בצעדים המתאימים כדי להגן מפני דליפת מידע וגניבתו. באירופה הנושא מוסדר בתקנה GDPR.
יש לוודא, שספק שירותי הגיבוי המנוהל בענן שלך, אכן עומד בתקנים הבינלאומיים הללו, ובדרישות החוק בישראל: תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), שבתוקף מ-2018, ותיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, שבתוקף מאוגוסט 2025 ומרחיב את סמכויות האכיפה.
מחפשים ליווי מקצועי בבחירה ובהקמה? מהנדסי תקשורת של טלקום אקספרט, עם מעל 25 שנות ניסיון, מלווים עסקים בתחום שירותי מחשוב ענן לעסקים, מהאפיון ועד ההפעלה.
שורה תחתונה
גיבוי שווה את שמו כשיש בו שלושה דברים: עותק מחוץ למשרד ובחשבון נפרד, שמירת גרסאות לאורך זמן ובדיקת שחזור שבוצעה בפועל. מי שמגבה רק את השרת, או שסומך על סנכרון קבצים, משאיר חלק מהמידע בלי הגנה. לפני שבוחרים ספק מחליטים אם להישאר עם פתרון מקומי או לעבור לענן, ובכל מקרה מגדירים קודם כמה מידע מוכנים לאבד וכמה זמן מוכנים להמתין לשחזור.
אם אתה מתחיל לגבות את העסק, שלח לי את רשימת המחשבים והשרתים, את נפח המידע המשוער ואת חשבונית האינטרנט, ואחזור אליך עם הערכה של זמן הגיבוי הראשון ושל השירות שמתאים לעסק. 077-8123111.
תשובות לשאלות נפוצות
מודדים כמה מידע באמת צריך לגבות, ובודקים איך הספק מתמחר: לפי נפח, לפי מחשב ושרת, או לפי תיבת דואר. כל ספק בונה את המחיר אחרת, ולכן משווים הצעות על אותה רשימת מכשירים ואותו נפח. טבלת מחירים לפי נפח מופיעה במדריך גיבוי בענן לעסקים.
גיבוי בענן הוא רק העתקה של הנתונים לשרתים מרוחקים, כמו שפעם גיבו על קלטות ודיסקים. גיבוי מנוהל בענן כולל גם הגנה על הגיבוי עצמו: הספק מנטר את הגיבויים, שומר עותקים מבודדים לאורך זמן, ומבצע עבור העסק את השחזור כשיש תקלה או מתקפה. ההבדל מורגש ברגע האמת, כשצריך להחזיר את העסק לפעילות.
רק גיבוי מנוהל ובדוק מגן באמת. בהתקפת כופר התוקף נוהג לחכות בין שבוע לכמה חודשים לפני ההצפנה, כדי שהקוד העוין ייכנס גם לעותקי הגיבוי. מי שמנסה לשחזר מגיבוי רגיל מגלה שהקוד חוזר ומצפין את המחשבים. בגיבוי מנוהל העותקים נשמרים מבודדים ולאורך כמה שבועות. במקרה של מתקפה בוחרים נקודת שחזור מלפני ההדבקה ומשחזרים ממנה, וכך העסק חוזר לפעילות בלי לשלם כופר.
סנכרון קבצים, כמו בשירותי אחסון ושיתוף בענן, משקף את מה שקורה במחשב: אם קובץ נמחק או הוצפן על ידי וירוס כופר, השינוי עובר גם לעותק בענן. גיבוי אמיתי שומר עותקים נפרדים לאורך זמן, ומאפשר לחזור לגרסה של קובץ או של מחשב שלם מנקודת זמן שלפני התקלה. לכן סנכרון הוא כלי עבודה נוח לשיתוף קבצים, אבל הוא לא תחליף לגיבוי, ועסק צריך את שניהם.
גיבוי קבצים שומר רק את הנתונים, ומניח שמערכת ההפעלה והתוכנות ימשיכו לעבוד או שאפשר להתקין אותן מחדש. גיבוי מלא, שנקרא גם גיבוי חם או פתרון המשכיות עסקית, משכפל לענן את כל המחשב או השרת, כולל מערכת ההפעלה, התוכנות וההגדרות. אם השרת נהרס לגמרי, אפשר לשחזר אותו כמו שהיה ולהמשיך לעבוד במהירות, בלי שעות של התקנות. לשרת שמריץ את המערכות העסקיות מומלץ גיבוי מלא.
מתחילים במיפוי של מה שאסור לאבד: המחשבים של העובדים, תוכנת הנהלת החשבונות, תיבות הדואר, השרת אם יש, ומסמכים ששמורים רק במחשב אחד. אחר כך קובעים כל כמה זמן לגבות, לפי כמה עבודה העסק מוכן להפסיד, ובוחרים בין גיבוי קבצים לגיבוי מלא. בשלב הבא בוחרים שירות גיבוי מנוהל, מגדירים אותו ומבצעים בדיקת שחזור אמיתית, כדי לוודא שהגיבוי לא רק רץ אלא גם מחזיר את המידע כשצריך.
גיבוי מרוחק הוא כל עותק שנשמר מחוץ למשרד: בענן ציבורי, בחוות שרתים של ספק או באתר אחר של העסק. גיבוי בענן הוא הדרך הנפוצה לעשות זאת, כי העותק נשלח אוטומטית דרך האינטרנט לשרתים במרכז נתונים. בכל אחת מהדרכים העותק צריך להיות בחשבון נפרד מזה שמנהלים בו את המערכת, כדי שתקיפה של הרשת לא תמחק גם אותו.
גיבוי מלא מעתיק את כל הנתונים והוא הגדול והאיטי ביותר. גיבוי דיפרנציאלי מעתיק את מה ששונה מאז הגיבוי המלא האחרון, ולכן גדל עם הזמן, אבל שחזור דורש רק שני עותקים. גיבוי מצטבר (Incremental) מעתיק רק את השינויים מאז הגיבוי האחרון מכל סוג וחוסך העלאה, אך שחזור מחייב את כל שרשרת העותקים. ברוב השירותים מעלים גיבוי מלא פעם אחת ואחריו רק שינויים.
תדירות הגיבוי קובעת כמה עבודה אפשר לאבד: גיבוי לילי פירושו אובדן אפשרי של עד 24 שעות, וגיבוי שעתי מקטין זאת לשעה. כדי לבחור שואלים מה הנזק של שעת עבודה שאבדה. לשמירה מגדירים שלוש תקופות: גרסאות יומיות, גרסאות חודשיות ותקופה לקבצים שנמחקו. כדאי לשמור לפחות כמה שבועות, כי כופרה מתגלה לפעמים רק אחרי זמן.
הזמן תלוי בנפח, בקצב ההורדה ובשיטת הגיבוי: טרה-בייט אחד בהורדה של 150 מגה-ביט לשנייה לוקח כ-15 שעות בקצב מלא, לפני חומרה חלופית והתקנת מערכות. עסק שהשבתה יקרה לו מחזיק עותק מקומי לשחזור מהיר ועותק בענן לאסון, ומגדיר מראש מה משחזרים ראשון: מסד הנתונים ותוכנת הניהול לפני הארכיון.
