בית » בלוג » שירותי מחשוב – כיצד לבחור את הספק המתאים לעסק שלכם?

שירותי מחשוב – כיצד לבחור את הספק המתאים לעסק שלכם?

סעיף שירותי מחשוב הוא סעיף ההוצאה הכבד ביותר ברוב העסקים. אולם, בצד העלייה הכמעט בלתי נשלטת בהוצאות, יש דרכים לצמצם את הוצאות שירותי המחשוב עד למינימום, מבלי לפגוע בהשגת יעדי העסק.

איך לא מפסידים את ההתפתחות הזו ובוחרים בשירות המתאים והחסכוני ביותר בשירותי המחשוב לעסק?

שירותי מחשוב (ICT) הפכו להיות בסיס לכל פעילות עסקית או ארגונית, כמעט בכל עסק בעולם כמו גם בארץ, וההוצאה בתחום זה נמצאת במגמת עליה מתמדת כמעט בלתי נשלטת ע"י בעלי העסק ומנהליה.

יש להסתכל על שירותי המחשוב בראיה הוליסטית (כוללת). יש לראות את מערכת המחשוב בעסק כחלק אינטגרלי ממנו, מהתייעלות העסק ומהמכלול של כוח אדם, ליבת העסק וההנהלה, כיחידה הממנפת את הארגון ותורמת לשדרוגו. הגישה ההוליסטית בתחום המחשוב מתייחסת ליחידת המחשוב בעסק קטן כגדול כאמצעי להגדלת הרווחים וכאמצעי לבקרה ניהולית וביחס ישיר למשאבי ניהול הארגון. אין לפעול בשיטת "כיבוי השרפות" בהתייחסות לשירותי המחשוב. דהיינו: לבדוק מה התקלקל ולפעול לתקן רק כאשר מרגישים שיש תקלה שגורמת נזק כספי ניכר לעסק. תכנון נכון, בקרה שוטפת, החלטות נכונות, הסכמים מתאימים, כל אלו יכולים למנוע את התקלות ולהפחית הוצאות בצורה ניכרת.

מערכת מחשוב זקוקה לתשומת לב שוטפת. הטכנולוגיות מתעדכנות לעתים תכופות. חלק ניכר מטכנולוגיות אלו מייעלות מאד תהליכים עסקיים בארגון. נכון, לא כולם מתאימות לכל ארגון. לעסקים רבים אין תקציבים מספיקים. אך יחד עם זאת, קיימות טכנולוגיות חסכניות, שמשפרות ומשדרגות את התקשורת ואת העובדים הנמצאים מחוץ לסביבה הפיזית של החברה. טכנולוגיות רבות מותאמות לעסקים הבינוניים והקטנים ובתקציבים המיועדים להם.

לכן, המלצתנו, אחת לרבעון ובהתאם לצורכי החברה, לנפח הפעילות וליכולות התקציביות. יש לבדוק מה קורה בסביבת עולם המחשוב, מה יכול לתרום לשדרוג העסק ואיזו טכנולוגיה עשויה לסייע לחסוך בהוצאות. כדאי להתייעץ עם אנשי המקצוע החווים יום יום את הפעילות הזו, שיסייעו בתכנון נכון התואם את הצרכים והתקציבים של העסק. המטרה: לשמור על היות העסק מעודכן, פועל לפי הערכים התואמים את הזמן והתקופה ושומר על עקביות וחשיבה רחבה, כפי שמנהלים פועלים ועושים בתחומים אחרים של אחריותם בשווקים תחרותיים ודינמיים.

כל מנהל ובעל עסק, שמעוניין לחסוך בהוצאות שירותי המחשוב שלו, אמור לתת את דעתו לנקודות החשובות הבאות, בחלופות הקיימות בבחירת הפתרון המתאים והספק המתאים לשירותי המחשוב שלו:

א. פתרון המבוסס על כוח אדם פנימי של העסק והפעלת כל שירותי המחשוב על בסיס יכולות פנימיות של עובדים של העסק ועל ה- Payroll של העסק. בד"כ פתרון זה אינו מומלץ, למעט לעסקים וארגונים ייחודיים שיש להם הצדקה ייחודית.

ב. פתרון המבוסס על הוצאת שירותי המחשוב לספק חיצונים (במיקור חוץ – Outsourcing). יש כאן כמה רמות של פתרון:

1) הכול נעשה ע"י עובדי קבלן חיצוני, שנמצאים בתוך העסק (אך מקבלים שכרם מהקבלן ולא מהעסק).

2) חלק נעשה ע"י עובדי קבלן, שנמצאים בתוך העסק, וחלק ע"י קבלת שירותים חיצוניים, שמצויים מחוץ לעסק (בין אם הם מצויים במדינת ישראל: Near-Shore, או מצויים מחוץ למדינת ישראל – Off Shore).

3) כל השירותים בתחום המחשוב לעסק הם חיצוניים (בין Near Shore ובין Off-Shore).

ג. כל או חלק משירותי המחשוב הוצאו לשירותי ענן (בין פנימי, חיצוני, או היברידי) ומתוחזקים ע"י ספק חיצוני, בין Near Shore ובין Off Shore.

ד. שילוב וקומבינציה של אחת או יותר מהאפשרויות הנ"ל.

ה. לכל פתרון יש את רמת השירות (SLA = Service Level Agreement) הנדרשת והאפשרית, אותה חובה להתאים לצרכי העסק ולרמת ההוצאות המתוכננת שלו. במקביל, יש לקבוע את רמת השרידות ורמת האבטחה הנדרשת למערכות המחשוב בעסק, כחלק מתהליך קבלת ההחלטות לפתרון הרצוי לשירותי המחשוב.

חברה או עסק בהם יש מספר מחשבים לא גדול, שזקוקים לתחזוקה שוטפת אך במנות קטנות, יכולים לרכוש "בנק שעות" של שירותי תחזוקת המחשבים ולהפעילו רק בעת הצורך. זאת, מחברה המתמחה במתן שירותי מחשוב עם "בנקי שעות", בד"כ בתוספת של איש מחשוב במיקור חוץ, בתעסוקה של משרה חלקית או מלאה בעסק לצרכי השירות השוטף. כך ניתן (לדעת מנהלי העסק) להימנע מתשלום חודשי שוטף, ולהקטין את ההוצאות השוטפות. עסקים רבים, בהם יש שליטה קפדנית על תזרים המזומנים, בוחרים בשיטה זו.

הבעיה: מדובר בשיטה בזבזנית ומוטעית לחלוטין, גישה שרואה רק את הוצאות "בנק השעות" מול עלות תחזוקה קבועה חודשית, ואינה רואה את כלל ההוצאות של העסק על שירות המחשוב (TCO = Total Cost of Ownership), שנדרשת בגישה ההוליסטית. מי שאינו בודק את ה- TCO מפספס את היכולת לחסוך ובגדול בהוצאות שירותי המחשוב שלו.

כיום, רוב המנהלים מכירים בחשיבות של הטכנולוגיה בארגון, אבל טועים ביחס אליה. יש מנהלים שמתייחסים אליה כאל הכרח, ככלי שחייב לתפקד היטב על מנת שהעבודה תתבצע. מנהלים אחרים, במיוחד טכנולוגיים, מתעדכנים בחידושים בתחום ודואגים שלארגון שלהם יהיה את הכי טוב, הכי חזק, הכי משודרג והכי חדש. שניהם טועים בהתייחסות שלהם!

מנהלים חכמים שואלים את עצמם: "איך מערכות מידע יכולות לא רק לתת לי מענה לצרכים המידיים של העסק שלי, אלא כיצד הן יכולות לתמוך באסטרטגיה עסקית ולאפשר לי להגיע ליעדים האסטרטגיים שלי: פיננסיים, מיתוגיים, שיווקיים, שירותיים ואחרים, בקלות רבה יותר ולהפוך לאמצעי להשגת יתרון תחרותי".

לא תמיד הפתרון הנכון בראיה כוללת של מטרות העסק הוא הפתרון הזול ביותר, או היקר ביותר, או החדיש ביותר, או אפילו זה ש"כולם עוברים אליו". לכן, מנהל חייב להתייחס למערכות מידע כאל נכס אסטרטגי, שמטרתו לסייע לארגון להשיג באופן מיטבי את יעדיו העסקיים בסביבה דינמית ותחרותית.

אז איך חוסכים כיום בשירותי מחשוב?

ניתן לחסוך והרבה בשירותי המחשוב, במספר דרכים די ברורות, אף מבלי להשקיע באינטגרטור חיצוני, שיבנה ויישם מערכת לחיסכון בהוצאות במשאבי ה- ICT של העסק.

החיסכון יבוא בנקיטת כמה צעדים די מוכרים:

א. להעביר שרתים פיזיים לשרתים וירטואליים. החיסכון כאן ברור ומידי בכל הפרמטרים (כמות השרתים, עלות תחזוקתם, עלויות הניהול והתמיכה במשתמשים, עלויות הרישיונות, עלויות שטח רצפה, חשמל, מיזוג וכיו"ב).

ב. להפסיק לבצע גיבויים בשיטת הדופליקציה (העתקה מלאה לגיבוי) ולעבור לגיבויים בשיטות של דה-דופליקציה (העתקות רק מה שהשתנה לגיבוי). במסגרת זו גם להפסיק את הגיבוי לטייפים ולעבור לגיבוי לדיסקים, ורצוי בגיבוי בענן.

ג. לסרוק בקפדנות את כל המרכיבים עליהם משלמים בשירותי המחשוב (החל מתחזוקה, דרך כוח אדם, רישיונות, רשתות, מוצרים, תוכנות, מכשירי קצה, כל ההסכמים עם הספקים) וכל מה שלא תורם ישירות לעסק: פשוט לבטל אותו.

ד. לשקול להעביר את כל שירותי ה- ICT לענן, כולל שירותי הטלפוניה. במחשוב בענן החיסכון בהוצאות מאוד משמעותי. דוגמה קטנה: העברת שירותי הדוא"ל של העסק משרתי דוא"ל מקומיים לשרתי דוא"ל בענן (למשל של גוגל או אמזון) חוסכת רק בתחום הדוא"ל בין 250 ל- 300 דולרים לשנה עבור כל משתמש קצה. עסק עם 50 משתמשי דוא"ל חוסך בסעיף זה לבדו עד כ- 15 אלף דולרים לשנה.

ה. להיות "ירוק". ההוצאות על תשתיות ובמיוחד חשמל ומיזוג בתחומי ה- ICT הן משמעותיות. הכנסת מערכות "ירוקות", ששולטות בצריכת החשמל והמיזוג הקיימות סביב שירותי המחשוב, מביאות לשיפורים דרסטיים ברמת ההוצאות על שירותי המחשוב.

ו. לנהל ולשלוט בכל מכשירי הקצה. מגמת ה- BYOD (ר"ת: Bring Your Own Device) יצרה מצב, שבו מנהלים ועובדים משתמשים בציוד קצה הפרטי שלהם לצרכי העבודה ויוצרים גם חורי אבטחה חמורים וגם מעלים את רמת ההוצאות לעסק. זאת, במיוחד כשהתעבורה נעשית על רשתות הסלולר וחיבורי WAN יקרים. יש צורך להפעיל כלים טובים (ולא יקרים) המכונים בשם MDM (ר"ת: Mobile Device Management) כדי להשתלט על תחום ההוצאה הזה ולנהל אותו בחוכמה וביעילות, תחום שהפך לבלתי נשלט בעולם ה- ICT בעסקים רבים.

איך בוחרים את הספק המתאים לשירותי המחשוב?

יש הבדלים משמעותיים בין הספקים מבחינת המחירים ומבחינת הטכנולוגיות לאספקת שירות מחשוב לעסקים וארגונים. לא ניתן להציג בטבלה אחת השוואה של מחירים וטכנולוגיות, שכן הן נגזרות מסל הצרכים הייחודי של כל עסק.

תחום שירותי המחשוב הוא תחום חדש ודי מורכב, הדורש הבנה, ניסיון וידע. לכן, מומלץ להיעזר במומחים ולקבל ייעוץ מחשוב לאורך כל התהליך: מבחירת האסטרטגיה של המעבר לשירותי מחשוב חיצוניים, דרך בחירת ספק השירותים המתאים ביותר לצרכי הארגון, בחירת הטכנולוגיה המתאימה ביותר להשגת יעדי הארגון וכלה במעקב שוטף אחרי הוצאות התקשורת ורמת השירות של הספק.

חשוב להבין, שבחירת ספק לשירותי מחשוב אינה חייבת להיות "חתונה קתולית". ליווי מיטבי של העסק ע"י יועצים בתחום הוא ליווי ארוך טווח, שכולל מבחר שירותים נוספים, שיביאו למקסום החיסכון ע"י העסק. בכל עסק, פתרונות המחשוב כוללים לא רק את המחשב והתוכנות עליו, חיבור אינטרנט ופקסימיליה בסיסיים, אלא גם רשת פנימית וחיצונית, חוות שרתים חיצוניים או פנימיים, מתגים ונתבים, מערכת אינטרקומים פנימית וחיצונית, מערכות שליטה ובקרה (לרבות רשתות מתח נמוך) פנימיות וחיצוניות, רשת אינטרנטית אלחוטית (WiFi), רשתות טלפוניה מכל סוג, רשתות סלולר, חיבורי סניפים קרובים או רחוקים, חיבורי מוצרי קצה מסוגים שונים (נייחים וניידים), קופות רושמות ומסופוני סליקה, ועוד. לכן, הפתרון המיטבי חייב להיות הוליסטי, שרואה את ה- TCO, בוחן כל מרכיב בהוצאות ובוחן היכן וכיצד ניתן לחסוך. לפני שעושים סבב רכישות ממוחשבות לעסק, כדאי ומומלץ להתייעץ עם המומחים בתחום. התייעצות כזאת תיתן לא רק הבנה טובה יותר של מה צריך ולא צריך, כדאי ולא כדאי לקנות, אלא גם יכול לחסוך בעלויות, ולאורך זמן.

משא ומתן עם ספק שירותי מחשוב הוא לא רק מהלך פיננסי כספי. משמעות המשא ומתן היא מה יקבל הלקוח באיזה מחיר, איך יוטמע הפתרון, מה התנאים בהם מחויב הספק לעמוד, איך תתוחזק המערכת בשנים הקרובות, מה יקרה אם הספק יירכש על ידי חברה אחרת, מה רמת השרידות והאבטחה של המערכת של הספק ומה ייקרה אם המערכת שלו תתקלקל. השלב הזה מביא לידי מיצוי את כל העבודה שהוקדשה בניתוח, בהצעות המחיר, ובבחירת החלופה הנכונה. לא פעם עדים המומחים והמנהלים לכך, שכל המאמץ יורד לטמיון, בגלל התמקדות רק בסוגיית המחיר ולא בסוגיות התוכן וה- TCO.

אנו מציעים חלופה לא יקרה לנהל עבורכם את כל התהליך בחירת ספק שירותי מחשוב של העסק שלכם, פעולה שנעשית ע"י מומחים בעלי ניסיון רב בתחומי המחשוב, התקשורת וה – IP. אנו נכין עבורכם מפרט דרישות פשוט כולל הסכם מותאם עבור העסק שלכם, כדי שאתם תוכלו לקרוא, להבין וגם לדעת מה לעשות ולבחור בספק שירותי מחשוב הטוב ביותר עבורכם מכל הבחינות, הן התפעוליות והטכנולוגיות והן בהיבטים הכספיים. בדרך זאת, אתם תשלמו רק עבור העצות שלנו ותוכלו לחסוך אלפי שקלים לעסק שלכם.

שירותי מחשוב – טיפ:

למי שמהסס להיכנס לעולם שירותי ענן, מומלץ להתחיל "בקטן". התחום הכי בסיסי ופשוט להעברה לענן הוא תחום המסרים הכתובים (דוא"ל, מסרים מידיים). מומלץ להתנסות בתחום זה, בין אם בוחרים בשירות בענן של מיקרוסופט, יבמ, גוגל או אמזון, או לחילופין ספק שירותי ענן ישראלי (למשל: Triple-C). זאת, היות והחיסכון כאן ברור ומידי והסיכונים, שיש בו לעסק ולתפעולו, הם מאוד נמוכים עד אפסיים.

מומלץ לנקוט בגישה שאומרת בפשטות: אין צורך שכל עסק או ארגון יפתחו לעצמם אסטרטגיה של מעבר לענן עם כל מיני בדיקות של ROI במעבר הזה. זה מיותר, יקר, ארוך וחסר כל טעם. פשוט צריך לעבור לענן וזהו. ללא אסטרטגיות גדולות, ניירות עמדה והשקעות ביועצים ואנליסטים מסוגים שונים ומשונים. אלו רק הוצאות מטרידות ומיותרות. לעומת זאת, צריך להשקיע בייעוץ במי לבחור ואיך מבצעים את המעבר: איך בוחרים ספק שירותי ענן, איך בוחרים אינטגרטור, מה רמת השרידות, רמת השירות (SLA) והאבטחה המתאימים לעסק, אילו שירותים להעביר לענן וכיצד. צריך להתחיל בקטן, להתנסות וללמוד איך זה עובד, להפיק לקחים ולהשתפר, עם מבט רחב ומפוקח על המעבר המלא לענן, לאורך ציר זמן של שנה עד שנתיים. זה הכיוון. אפשר לבצע זאת ביישומים, שהכי קל ומהיר להעבירם לענן, למשל: שירותי גיבוי, שירותי דואר אלקטרוני, תיאום יומנים וסנכרון פעילויות, תוכנות של מיקרוסופט, שירותי אינטרנט שונים, CRM, Call-Center, MDM, ועוד.

שירותי מחשוב – שורה תחתונה:

עלויות שירותי המחשוב מעיקות על כל בעל עסק. בבחירת ספק שירותי מחשוב לעסק יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של העסק. מומלץ לבחון את החלופות השונות הקיימות כיום שהן רבות, ולקבל החלטה המבוססת על ניתוח צרכים מול החלופות הקיימות בשוק. אנו, בכל מקרה, עומדים לרשותכם לסייע בבחינת החלופות השונות, הצגת יתרונות וחסרונות של כל חלופה, על מנת שתבחרו בחלופה האופטימלית מבחינתכם. מומלץ למצות את אפשרויות החיסכון בהוצאות התקשורת הטמונות בשירותים החדשים, שמספקים גם יכולות חדשות, מה שיכול להוות יתרון תחרותי משמעותי בשוק לכל עסק וארגון.