פתרונות אופיס 365 לעסקים – כל מה שאתה חייב לדעת!


 תקציר:
  • בלב הפתרון העסקי של חברת מיקרוסופט מצויה מערכת "אופיס 365".

  • מיקרוסופט מרחיבה כל הזמן את היכולות של מערכות התקשורת, הטלפוניה ו"העבודה הקבוצתית" שלה. אחד השירותים הכי פופולריים כיום בתחום ה-SMB וה-SME הוא שירות "סקייפ לעסקים", שמתחיל להיות מוחלף במערכת מיקרוסופט Teams, כחלק מחבילת "אופיס 365".

  • האם החבילות של "אופיס 365" הם הפתרונות המתאימים לעסק שלי?

  • טיפים מעשיים למנהלים ובעלי עסקים השוקלים לרכוש חבילת "אופיס 365".  

בישראל, די בדומה לעולם המערבי, חבילת "אופיס 365" היא חבילת התוכנה המבוקשת ביותר, בקרב עסקים ברמת ה-SoHo, SMB וה-SME, כלומר: עסקים קטנים ובינוניים, שהם הרוב מוחלט של העסקים בישראל, כמו גם בעולם.

שירות Teams Microsoft כחלק מחבילת "אופיס 365" הופך בהדרגה לפלטפורמת הטלפוניה העסקית המובילה מ-2019 והלאה ומערכת זו תחליף כמה מערכות עסקיות של מיקרוסופט ובכלל זה את מערכת סקייפ לעסקים (Skype for Business).

בשנת 2018 הוסיפה מיקרוסופט מגוון כלים משלימים לחבילות התוכנה העסקיות שלה, כשהחבילה של אופיס 365 היא הפופולרית ביותר בקרב עסקים ובין השירותים והמערכות החדשות נכלל, כאמור, שירות Microsoft Teams (שירות לעבודה קבוצתית בצ'אטים ובצ'אטבוטים) המצטרף לכלי הפופולרי Yammer, שמספק בעיקר יכולות של עבודה קבוצתית ותקשורת יעילה פנים ארגונית.

מערכת נוספת, שנוספה בשנת 2018 לחבילה הזו, היא Meeting Room Systems. זו מערכת All-In-One המספקת שליטה וניהול של חדרי ישיבות בענן, בעיקר באמצעות טאבלט, עם יכולת לחבר לדיון בקול או בווידיאו כל מחזיק בכל מכשיר קצה המחובר לאינטרנט, שנמצא בכל מקום בעולם.

אופיס 365

טיפ:

לעסק חדש, שנכנס לתחום הטלפוניה העסקית, מומלץ לדלג ישירות למערכת Teams. לעסק, שיש לו כבר מערכת סקייפ לעסקים, מומלץ להתחיל לבדוק את תהליכי המעבר למערכת   Teams ולהתנסות בשימוש במערכת הזו, לקבוצה קטנה ומוגדרת של משתמשים, במיוחד כשהגרסה הבסיסית שלה היא עדיין חינמית.  

תשובות קצרות לשאלות נפוצות:

  1. למה בוחרים בפתרון Office 365 של מיקרוסופט?

רוב השוק העסקי בישראל (ובמדינות רבות בעולם) בוחר במיקרוסופט. הסיבה המרכזית: החיבור ההדוק, הנוח והשקוף בענן, בין מערכות העסקיות (אופיס 365) למערכות התקשורת והטלפוניה (סקייפ לעסקים ו-Teams), למרכזיות IP מכל סוג, לדוא"ל (אאוטלוק), ל-CRM, ל-ERP ו"העבודה הקבוצתית".

למיקרוסופט יש חבילות אופיס 365 המתאימות לקהלי יעד ספציפיים. רק לשם הדוגמה: חבילת אופיס 365 המותאמת ספציפית לסטודנטים בשם: Microsoft Students Toolbox.

סיבה לא פחות חשובה: זה זול יותר מניהול של שרת אופיס מקומי (כולל שרת דוא"ל מקומי). בנוסף, בתחרות "ראש בראש" מול פתרון מתחרה, למשל Google G Suite, היתרונות של המערכת של מיקרוסופט הם די בולטים.

  1. מתי מנהלים ובעלי עסקים מתעניינים ברכישת אופיס 365?

בעיקר כשהם מעוניינים להחליף שרת, להחליף מרכזיה, להתחבר למערכות דוא"ל ו"עבודה קבוצתית" מתקדמות, או כשיש להם גרסאות קודמות של אופיס מבית מיקרוסופט.

סיבה לא פחות חשובה: התחרות גדלה והם נדרשים לספק מענה מתקדם וידידותי יותר ללקוחותיהם ועובדיהם.

  1. כמה זה עולה?

המחירון של מיקרוסופט אופיס 365 הוא גלוי, ונע בין 5 דולרים לחודש למשתמש ועד 12.5 דולרים לחודש למשתמש, בהתחייבות לשנה.

אולם, מדובר במחירים של התקנה עצמית ותחזוקה עצמית. לכן, למי שאין לו את היכולות ואנשי המקצוע המתאימים להתקנה עצמית ולתחזוקה עצמית, מומלץ לבחור באחד מהמשווקים והאינטגרטורים הרשמיים הרבים של מיקרוסופט בישראל.

המחיר אצל האינטגרטור מעט יותר גבוה ממחיר המחירון המקוון של מיקרוסופט, בגלל השירות, שהאינטגרטור מספק לעסק, ובכלל זה: התקנה, תחזוקה ותמיכה שוטפת, אינטגרציה עם מערכות עסקיות המצויות בעסק, הגנות נוספות, שירותי פורטל עסקי, ניהול השדרוגים, תמיכה בחיבורי מכשירי סלולר וטאבלטים מסוגים ספציפיים הקיימים בעסק, שילוב כלים חדשים דוגמת צ'אטבוטים ורובוטים, שילוב יכולות "זיהוי דיבור" לרבות בניתוב שיחה, שילוב גאדג'טים חדשים דוגמת Alexa (ומתחרותיה), שילוב יכולות AI (אינטליגנציה מלאכותית), שילוב מערכות "שיחות ועידה", שילוב מערכת אזעקה, מצלמות אבטחה, סנסורים (IoT – בית ועסק חכם), בקרת כניסה וניהול עובדים, קופה רושמת, חיבור לרשתות תקשורת מהדור החדש דוגמת רשתות SD-WAN, ועוד.

ניתן לתחר ולבחור את המשווק \ אינטגרטור המספק את השירות הזה בצורה ובמחיר המתאימים לצרכי העסק, לאחר ניתוח הצרכים של העסק.

  1. האם אופיס 365 היא מערכת בטוחה, שרידה ומוגנת?

בהחלט. אין מה לחשוש בכלל. המערכת של מיקרוסופט עונה לכל דרישות הרגולציות הכי מחמירות הקיימות בישראל וב-EU. בנוסף, הפתרון של מיקרוסופט מגיע עם SLA (הסכם רמת שירות), כדי לספק "שקט נפשי" לבעל העסק.

אולם, זה לא מוריד מהצורך בנקיטת אמצעי הגנה מקומיים נוספים בעסק, בהתאם לרמת הסיכונים של כל עסק, אותם יש לנתח ולרענן לפחות אחת לשנה. ניתן להוסיף הגנות ספציפיות לעסקים בעלי מידע רגיש ביותר ולהוסיף הגנות בתחום מניעת הונאות וגניבת מידע במערכות הטלפוניה, לאור ניתוח צרכי העסק.

  1. האם אפשר לחבר את הסמארטפונים שבידי המנהלים והעובדים לאופיס 365?

בהחלט. זה אחד מהיתרונות הבולטים של מערכת אופיס 365.

טיפ:

לעסק, שיש בו מערכות מחשוב ותקשורת ישנות (מעל ל-5 שנים), מומלץ, בכל מקרה, לשקול מעבר ל"אופיס 365" – כבר כעת!  

 

פתרונות אופיס 365 לעסקים

שורה תחתונה בתחום "אופיס 365" בשילוב עם Skype for Business ו-Teams:

רכישת פתרונות מתקדמים של אופיס 365 לעסקים ובדגש על המערכת החדשה: Microsoft Teams, שמחוברים לענן של מיקרוסופט (Microsoft Azure) או לכל ענן תואם אחר, או אף מתחרה, כמו כל רכישה בעסק, דורשת בדיקה מוקדמת של צרכי העסק, מנהליו ועובדיו.

הפתרונות של שירותים עסקיים בענן זוכים כיום להצלחה רבה בשוק העולמי וגם בישראל. זאת, בגלל ההיקף הרחב של היכולות, שבעל העסק מקבל בחבילה אחת מקיפה, שתומכת באופן מלא בכל הצרכים, עם קישוריות מכל מכשיר קצה מכל מקום בארץ ובעולם.

אם בוחרים ספק שירות \ ספק תקשורת \ אינטגרטור לשירותים עסקיים בענן. אפשר לרכוש את השירות ישירות מהאתר של ספק שירותי הענן, ללא ספק שירות מקומי או אינטגרטור, אך יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק \ אינטגרטור ואם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

בעת קבלת ההחלטה על רכישת פלטפורמת "אופיס 365" לעסק, יש לזכור, שהצרכים של משרד עורכי דין אינם דומים לצרכים של חנות רהיטים, רשת מרכולים, חברת הייטק, רשות מקומית, משרד של סוכני ביטוח ופיננסים, או משרד של רואי חשבון.

לכן נשאלות כאן השאלות:

מהו האתגר הכי משמעותי בעסק שלך, שאתה מאמין, שתוכל לפתור באמצעות מערכת אופיס 365 בשילוב Microsoft Teams המחוברת לענן?
 
אם יש לך כבר מערכת אופיס 365 המחוברת לענן, ממה אתה לא מרוצה מהמערכת הזו? שתף אותנו.
 
איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לבחור את חבילת מערכת אופיס 365 המתאימה לצרכי העסק שלך?

סרטון: Microsoft 365 update for January 2019

השאר תגובה

פוסטים נוספים