מרכזיה וירטואלית היא מרכזיית טלפון שאין לה ארון במשרד. התוכנה רצה בחוות שרתים של ספק, והשלוחות מתחברות אליה דרך האינטרנט: טלפון שולחני, מחשב, אפליקציה בנייד או הפניה לנייד רגיל. העסק מקבל מספר ראשי אחד, תפריט קולי, שלוחה לכל עובד והקלטת שיחות, ומשלם מנוי חודשי לפי מספר המשתמשים.
בשוק הישראלי השם "מרכזיה וירטואלית" מתאר שלושה שירותים שונים, ולכן לפני שמשווים מחירים מבררים מה בדיוק מוצע. בהמשך: איך מזהים את סוג השירות מתוך ההצעה, איזה ציוד ממשיך לעבוד, מה המרכזיה מקליטה ומה לא, ומה עומד מאחורי הצעות כמו "חינם" ו"שלוחות ללא הגבלה".
מה זו מרכזיה וירטואלית ובמה היא שונה ממרכזיה במשרד?
שם אחד, שלושה שירותים
תחת השם הזה נמכרים שלושה דברים. הראשון הוא מרכזיה בענן, שבה ספק מפעיל פלטפורמה אחת לעסקים רבים וכל עסק מנהל את החלק שלו בממשק. השני הוא מרכזיית תוכנה פרטית שהותקנה עבור העסק על שרת וירטואלי. השלישי הוא IP Centrex של חברת תקשורת, שבו המרכזיה היא חלק מהרשת של המפעיל. מבחוץ שלושתם נראים זהים, כי אין במשרד קופסת מרכזיה. ההבדל מתגלה ביום שרוצים לשנות משהו או לעבור ספק. את השירות השלישי ואת מה שכלול בו מפרט העמוד IP Centrex: הגדרה ומה כלול.
ארבע שאלות מזהות את סוג השירות מתוך ההצעה: האם אפשר להוסיף שלוחה או לשנות שעת סגירה בעצמכם, האם השירות מחייב קו או אינטרנט של אותה חברה, של מי הטלפונים כשההתקשרות מסתיימת, ומי מעדכן את התוכנה ומטפל באבטחה שלה. במרכזיית תוכנה פרטית התשובה לשאלה האחרונה היא מי שמתחזק את השרת, ולכן מבקשים לדעת בשמו. השוואה בין המודלים ובין סעיפי החוזה נמצאת במדריך איך בוחרים ספק מרכזיה בענן.
מה נשאר במשרד ומה יוצא ממנו
במרכזיה רגילה במשרד הקיבולת נקבעת מראש בכרטיסים שבארון. כשהחריצים מתמלאים, שלוחה נוספת פירושה כרטיס שמחירו מתקרב לעיתים למחיר מערכת חדשה, או מרכזיה שנייה שמקשרים לראשונה ומתכנתים בנפרד. במרכזיה וירטואלית אין תקרה כזו, ושלוחה נוספת היא משתמש נוסף בממשק. במשרד נשארים רק הרשת, הנתב, המתג והמכשירים.
מה שמפתיע עסקים שעוזבים מרכזיה ותיקה הוא הטלפונים. טלפון מערכת דיגיטלי מדבר בפרוטוקול סגור של היצרן ועובד רק מול מרכזיה של אותו יצרן, ולכן ברוב המעברים מחליפים את המכשירים. טלפון SIP סטנדרטי של יצרן מוכר עובר עם העסק לכל ספק שתומך ב-SIP. כשמקבלים הצעה, בודקים אם הטלפונים שבה הם מכשירי SIP רגילים או מכשירים שנעולים לספק. את שאר מה שבודקים במרכזיית הטלפונים הקיימת לפני המעבר ריכזנו במדריך נפרד.
אילו טלפונים עובדים עם מרכזיה וירטואלית?
לכל עובד מגדירים שלוחה באחת מארבע דרכים, ואותו אדם יכול לעבוד בכמה מהן במקביל.
| סוג השלוחה | למי היא מתאימה | מה צריך לדעת |
|---|---|---|
| טלפון IP שולחני | עמדה קבועה במשרד: קבלה, הנהלת חשבונות | מתחבר לנקודת רשת, לא לשקע הטלפון הישן |
| סופטפון במחשב | עובדים שיושבים מול מסך כל היום | מחשב כבוי לא מקבל שיחות, ולכן מוסיפים אפליקציה כגיבוי |
| אפליקציה בנייד | עובדי שטח ועובדים מהבית | מציגה ללקוח את מספר העסק ומקליטה גם שיחות יוצאות |
| שלוחה סלולרית | מי שאין לו סמארטפון או לא מתקין אפליקציה | פועלת כהפניה לנייד, בחיוב דקות ובלי הקלטה של שיחות יוצאות |
אפליקציה או הפניה לנייד: ההבדל בחשבון ובשיחה
שיחה שנכנסת לאפליקציה עוברת מהמרכזיה לנייד על גבי האינטרנט, ובדרך כלל לא צורכת דקות. כשהשלוחה מוגדרת כהפניה למספר הסלולרי, המרכזיה מוציאה שיחה חדשה אל הנייד, וכך נוצרת רגל שנייה בחיוב. בהפניה המרכזיה גם לא יודעת מה קרה בצד השני: אם התא הקולי של המפעיל עונה, היא עלולה לרשום את השיחה כשיחה שנענתה, והלקוח משאיר הודעה בתיבה שאף אחד לא בודק. לכן מגדירים בהפניה השהיה קצרה או אישור בהקשה, ובודקים בפועל לפני העלייה לאוויר.
יש גם עניין של זיהוי. מספר העסק מוצג ללקוח רק כשמחייגים מהאפליקציה, מהטלפון השולחני או בחיוג חוזר של המרכזיה. עובד שמחייג מהחייגן הרגיל של הנייד מזדהה במספר הפרטי שלו, וזו הטעות הנפוצה בשבועות הראשונים אחרי המעבר.
עובדים עם טלפון כשר, טלפונים אנלוגיים ופקס
עובד עם טלפון כשר, בלי אפליקציות ובלי הודעות, מקבל שיחות רק כשלוחה סלולרית. השיחות הנכנסות אליו עוברות במרכזיה ויכולות להיות מוקלטות, אבל שיחות שהוא מוציא מהמכשיר לא עוברות בה ולא מוקלטות, ושירותים כמו הודעה אוטומטית אחרי שיחה לא מגיעים אליו. ממפים את המכשירים של כל העובדים לפני שמבקשים הצעה, כי ההצעה נבנית לפי משתמשים ולא לפי סוג המכשיר.
טלפונים אנלוגיים ופקס לא חייבים לצאת מהמשרד. מתאם אנלוגי (ATA) מחבר אותם למרכזיה, אבל פקס על גבי קו IP לא תמיד שולח בהצלחה, כי דחיסת הקול ואובדן חבילות בדרך משבשים אותו. פקס למייל הוא בעיקר שירות קבלה. עסק ששולח פקסים בקביעות משאיר את קו הפקס הישיר עד שבדיקת שליחה וקבלה עברה בהצלחה.
מה מרכזיה וירטואלית מקליטה, ומה לא?
רק שיחות שעוברות במרכזיה
המרכזיה מקליטה שיחה רק אם השיחה עוברת דרכה. שיחה נכנסת למספר העסק מוקלטת, וכך גם שיחה יוצאת מהאפליקציה, מהטלפון השולחני או מהמחשב. שיחה מהחייגן הרגיל של הנייד, או שיחה שהגיעה למספר הפרטי של העובד, לא נוגעת במרכזיה ולכן לא נשמרת. עסק שרוצה תיעוד מלא קובע נוהל: שיחות עבודה רק מהאפליקציה, העובדים מאשרים בכתב שהם יודעים על ההקלטה, והמתקשר שומע הודעה על כך בתחילת השיחה. הנחיות בנושא מידע אישי ושמירתו מפרסמת הרשות להגנת הפרטיות.
מספר נייד שכבר פורסם ללקוחות
עסק שבנה את עצמו על מספר נייד שואל בדרך כלל אם אפשר להכניס אותו למרכזיה. אפשר להפנות ממנו שיחות קוליות אל המרכזיה, אבל אי אפשר להקליט את המספר הסלולרי עצמו. ואם מנידים את המספר הסלולרי לספק המרכזיה, מאבדים את קבלת הודעות ה-SMS אליו, כולל קודי אימות של הבנק ושל שירותים אחרים. הפתרון המקובל הוא מספר קווי או וירטואלי חדש לפרסום, כשהנייד נשאר פרטי. מספר נייח קיים עובר בניוד רגיל לפי כללי משרד התקשורת.
"מרכזיה וירטואלית חינם" ו"שלוחות ללא הגבלה": מה עומד מאחורי ההצעות?
שני הביטויים חוזרים בחיפושים ובפרסום. מרכזיה וירטואלית בחינם היא בדרך כלל אחת משתיים: תוכנת מרכזיה פתוחה שמתקינים לבד על שרת, ואז משלמים על השרת, על קו החוץ ועל הזמן של מי שמתחזק אותה, או מסלול כניסה שבו המרכזיה עצמה לא עולה כסף, אבל המספר, הדקות וההקלטות מחויבים. כשמופיע "שלוחות ללא הגבלה", שואלים אם הכוונה ליכולת של המערכת או למחיר, כי ברוב ההצעות התשלום החודשי נקבע לפי מספר המשתמשים הרשומים.
הספירה הולכת לפי אנשים ולא לפי מכשירים. עצמאי שעונה מטלפון במשרד ומאפליקציה בנייד הוא משתמש אחד עם תוספת אפליקציה, ועובד נוסף הוא משתמש נוסף. מחיר מרכזיה וירטואלית אצלנו מתחיל ב-20 ש"ח לשלוחה לחודש, במינימום של 60 ש"ח לחודש, לפני מע"מ. פירוט עלויות לפי גודל העסק נמצא במדריך מרכזיה לעסק קטן: מחירים ועלויות, ואומדן לפי הצרכים שלכם מתקבל במחשבון ובחירת מרכזיה טלפונית.
מחשבון מרכזיה וירטואלית: כמה משתמשים ומה זה יעלה?
המחשבון סופר משתמשים כמו שספק סופר אותם: לפי האנשים שעונים לשיחות, ולא לפי מספר המכשירים. בוחרים לכל עובד את סוג השלוחה שלו, ומקבלים את מספר המשתמשים לחיוב, אומדן חודשי לשלוחות ורשימה של מה שכדאי לבדוק לפני ההזמנה.
רושמים כמה עובדים עונים לשיחות בכל סוג שלוחה. הספירה היא לפי אנשים, לא לפי מכשירים.
האומדן מחושב לפי מחיר שלוחה החל מ-20 ש"ח לחודש ובמינימום של 60 ש"ח לחודש. דקות, מספרים נוספים, הקלטות ומכשירים מתומחרים בהצעה.
למי מרכזיה וירטואלית מתאימה, ולמי פחות?
היא מתאימה לעסק שהעובדים שלו לא יושבים כל הזמן באותו משרד: אנשי שטח, עובדים מהבית, סניף נוסף או בעל עסק שעונה מהנייד. היא מתאימה גם לעסק שהמרכזיה שלו הגיעה לסוף הקיבולת, או שהיצרן כבר לא מייצר לה חלקים. היא פחות מתאימה כשקו האינטרנט במשרד לא יציב ואין דרך לשפר אותו, כי כל שיחה עוברת עליו. במצב כזה מטפלים קודם בקו ובנתב, ורק אחר כך במרכזיה. איך מכינים את המשרד ואת המספרים למעבר מוסבר במדריך מרכזיה בענן.
טלקום אקספרט מקימה מרכזיות וירטואליות לעסקים כשירות מנוהל. מהנדס תקשורת ממפה את העובדים ואת המכשירים שלהם, בונה את תפריט הניתוב ואת שעות הפעילות, מעביר את המספרים בניוד ובודק את הרשת לפני היום הראשון. פרטים על השירות בעמוד מרכזיות טלפון לעסקים, ולשיחה עם מהנדס: 077-812-3111.
מרכזיה וירטואלית: שאלות נפוצות
ברוב המקרים כן: בשתיהן אין ציוד מרכזיה במשרד והשלוחות מתחברות דרך האינטרנט. השם וירטואלית רחב יותר, ונמכרים תחתיו גם מרכזיית תוכנה פרטית על שרת וגם IP Centrex של חברת תקשורת. ההבדל ביניהם הוא בשליטה בהגדרות, בבעלות על הטלפונים ובתנאי העזיבה.
טלפוני SIP סטנדרטיים עובדים מול כל מרכזיה וירטואלית שתומכת ב-SIP. טלפוני מערכת דיגיטליים של מרכזיה ותיקה עובדים רק מול היצרן שלהם, ולכן מחליפים אותם. טלפונים אנלוגיים ופקס מתחברים דרך מתאם אנלוגי.
שלוחות באפליקציה ושלוחות סלולריות פועלות בדרך כלל כבר ביום ההזמנה או למחרת. טלפונים שולחניים וניוד המספרים לוקחים יותר, לפי זמינות הציוד והספק הקודם. עד שהניוד מסתיים אפשר להפנות שיחות מהמספר הישן למרכזיה החדשה.
כן, כשלוחה סלולרית שמקבלת הפניה מהמרכזיה. השיחות הנכנסות אליו עוברות במרכזיה ויכולות להיות מוקלטות. שיחות שהוא מוציא מהמכשיר לא עוברות במרכזיה, ולכן לא מוקלטות ולא מציגות את מספר העסק.
שיחה שמגיעה לאפליקציה עוברת על גבי האינטרנט ובדרך כלל לא צורכת דקות. שיחה שמופנית למספר הסלולרי הרגיל יוצאת מהמרכזיה כשיחה נוספת, ולכן נספרת בחבילת הדקות או מחויבת.
רק אם הוא מחייג מהאפליקציה של המרכזיה. שיחה מהחייגן הרגיל של הנייד לא עוברת במרכזיה ולא מוקלטת. לכן עסק שמקליט שיחות קובע נוהל שבו שיחות עבודה יוצאות רק מהאפליקציה.
יש תוכנות מרכזיה פתוחות שאין עליהן רישיון, אבל צריך לשלם על השרת, על קו החוץ ועל התחזוקה. יש גם מסלולי כניסה שבהם המרכזיה עצמה לא מחויבת, ומשלמים על המספר, על הדקות ועל ההקלטות. כדאי לבקש את רשימת החיובים המלאה לפני שבוחרים.
אפשר להפנות ממנו שיחות קוליות למרכזיה. ניוד של המספר הסלולרי עצמו לספק המרכזיה מבטל את קבלת הודעות ה-SMS אליו, כולל קודי אימות. לכן עסקים רבים מפרסמים מספר קווי או וירטואלי חדש ומשאירים את הנייד פרטי.
