פתרונות מחשוב לעסקים: מי הספקים המובילים ואיך לחסוך בעלויות?

פתרונות מחשוב לעסקים כוללים שרתים, אחסון וגיבוי, אבטחת מידע, תמיכה טכנית ומערכות כמו CRM ו-ERP. החיסכון הגדול נמצא בארבעה צעדים: מעבר משרתים פיזיים לווירטואליים, גיבוי מצטבר עם דה-דופליקציה במקום העתקה מלאה בכל פעם, ביטול כל רכיב שלא תורם ישירות לעסק, והעברת שירותי ה-ICT לענן, כולל הטלפוניה.

פתרונות מחשוב לעסקים כוללים מגוון רחב של שירותי מחשוב ותוכנות המיועדים לעסקים ומאפשרים להם לנהל את העסק בצורה יעילה ומתאימה לצרכיו שמטרתם לעזור לעסק לתפקד ביעילות ובאופן שוטף יום יומי. השירותים כוללים הטמעת מערכות מידע, סיוע בתחומי תמיכה טכנית, אבטחת מידע, ניהול מערכות מחשוב, אחסון ענן, פתרונות אבטחת מידע, שרתי מייל, שרתי אתרים, פתרונות CRM ו-ERP, שרתי מדיה, שרתי קבצים ועוד. השירותים מתאימים לעסקים במגוון גדלים ותחומי עניין.

מחירי שירותי מחשוב עשויים להשתנות בהתאם לסוג השירות ולספק השירות. כמה שירותי מחשוב עסקיים כוללים פתרונות אבטחה, גיבוי נתונים, פתרונות אחסון בענן, שירותי מחשב ענן, שירותי מחשב לעסקים, שירותי מחשב למשרדים ועוד.

סעיף שירותי פתרונות מחשוב לעסקים הוא סעיף ההוצאה הכבד ביותר ברוב העסקים.

אולם, בצד העלייה הכמעט בלתי נשלטת בהוצאות, יש דרכים לצמצם את הוצאות שירותי המחשוב עד למינימום, מבלי לפגוע בהשגת יעדי העסק וביעילות פעילותו.

איך לא מפסידים את ההתפתחות הזו ובוחרים בשירות המתאים והחסכוני ביותר בשירותי המחשוב לעסק? 

פתרונות מחשוב לעסקים

פתרונות מחשוב לעסקים הפכו להיות בסיס לכל פעילות עסקית או ארגונית, כמעט בכל עסק בעולם כמו גם בארץ, וההוצאה בתחום זה נמצאת במגמת עליה מתמדת כמעט בלתי נשלטת ע"י בעלי העסק ומנהליו.

שירותי המחשוב בעסקים קטנים עד בינוניים הם למעשה "בור תקציבי" בלי כל תחתית. חלק לא קטן מהעסקים מתפתים לחתום על הסכמים של טיקטים: דהיינו: תשלום עבור כל קריאה (הנקראת טיקט), מול ספק שירותי המחשוב. או לחילופין לחתום על חוזי שירות דרקוניים לפי שעות מוגדרות מראש. בשני המקרים, מדובר בבזבוז מתמשך ומיותר של כסף.

הבעיה היותר מטרידה עסקים: מתי חובה להחליף את המחשוב בעסק? אין לשאלה תשובה חד משמעית. יש הדוגלים בשיטה של: If it still works, don't fix it. דהיינו: "כל עוד זה עובד, שימשיך לעבוד". ברור שזו גישה מוטעית, שמובילה לנסיגה מהירה ביכולת התחרותיות והיעילות של העסק.

מערכת מחשוב זקוקה לתשומת לב שוטפת. הטכנולוגיות מתעדכנות לעתים תכופות. חלק ניכר מטכנולוגיות אלו מייעלות מאד תהליכים עסקיים בארגון. נכון, לא כולם מתאימות לכל ארגון. לעסקים רבים אין תקציבים מספיקים. אך יחד עם זאת, קיימות טכנולוגיות חסכניות, שמשפרות ומשדרגות את התקשורת ואת העובדים הנמצאים מחוץ לסביבה הפיזית של החברה. טכנולוגיות רבות מותאמות לעסקים הבינוניים והקטנים ובתקציבים המיועדים להם.

לכן, המלצתנו, אחת לרבעון ובהתאם לצורכי החברה, לנפח הפעילות וליכולות התקציביות, יש לבדוק מה קורה בסביבת עולם המחשוב, מה יכול לתרום לשדרוג העסק ואיזו טכנולוגיה עשויה לסייע לחסוך בהוצאות. כדאי להתייעץ עם אנשי המקצוע החווים יום יום את הפעילות הזו, שיסייעו בתכנון נכון התואם את הצרכים והתקציבים של העסק. המטרה: לשמור על היות העסק מעודכן, פועל לפי הערכים התואמים את הזמן והתקופה ושומר על עקביות וחשיבה רחבה, כפי שמנהלים פועלים ועושים בתחומים אחרים של אחריותם בשווקים תחרותיים ודינמיים.

החיסכון בפתרונות מחשוב לעסקים מתחיל במעבר לשרתים וירטואליים ובגיבוי שמעתיק רק את מה שהשתנה. לצד זאת קובעים רמת שירות, שרידות ואבטחה מותאמות, בוחרים מודל תמיכה שלא מנפח את ההוצאה, ומתחילים את המעבר לענן בדוא״ל. אחת לרבעון סורקים את כל רכיבי ההוצאה ומבטלים את מה שלא תורם לעסק.

פתרונות מחשוב לעסקים: במה לבחור?

• פתרון המבוסס על כוח אדם פנימי של העסק והפעלת כל שירותי המחשוב על בסיס יכולות פנימיות של עובדים של העסק ועל ה-Payroll של העסק. בד"כ פתרון זה אינו מומלץ, למעט לעסקים וארגונים ייחודיים, שיש להם הצדקה ייחודית.
• פתרון המבוסס על הוצאת שירותי המחשוב לספק חיצוני (במיקור חוץ, Outsourcing). יש כאן כמה רמות של פתרון:
  1) הכל נעשה ע"י עובדי קבלן חיצוני, שנמצאים בתוך העסק
  2) חלק נעשה ע"י עובדי קבלן, שנמצאים בתוך העסק, וחלק ע"י קבלת שירותים חיצוניים, שמצויים מחוץ לעסק.
  3) כל השירותים בתחום המחשוב לעסק הם חיצוניים (בין Near Shore ובין Off Shore).
  4) ליסינג של מחשבים בשיטה הנקראת PC as a Service (או Device as a Service): העסק משלם דמי שימוש חודשיים על המחשבים, כולל החלפה ותמיכה, במקום לרכוש אותם. הבעיה המרכזית של הפתרון של מיקור חוץ היא: שההוצאות גדלות כל הזמן ולעיתים יוצאות מכלל שליטה.
• כל או חלק משירותי המחשוב הוצאו לשירותי ענן (בין פנימי, חיצוני, או היברידי) ומתוחזקים ע"י ספק חיצוני, בין Near Shore ובין Off Shore. כיום, זו הגישה המומלצת לרוב העסקים.
• שילוב וקומבינציה של אחת או יותר מהאפשרויות הנ"ל.
• לכל פתרון יש את רמת השירות (SLA = Service Level Agreement) הנדרשת והאפשרית, אותה חובה להתאים לצרכי העסק ולרמת ההוצאות המתוכננת שלו. במקביל, יש לקבוע את רמת השרידות ורמת האבטחה הנדרשת למערכות המחשוב בעסק, כחלק מתהליך קבלת ההחלטות לפתרון הרצוי לשירותי המחשוב.

חברה או עסק בהם יש מספר מחשבים לא גדול, שזקוקים לתחזוקה שוטפת אך במנות קטנות, יכולים לרכוש "בנק שעות" של שירותי תחזוקת המחשבים ולהפעילו רק בעת הצורך. זאת, מחברה המתמחה במתן שירותי מחשוב עם "בנקי שעות", בד"כ בתוספת של איש מחשוב במיקור חוץ, בתעסוקה של משרה חלקית או מלאה בעסק לצרכי השירות השוטף. כך ניתן (לדעת מנהלי העסק) להימנע מתשלום חודשי שוטף, ולהקטין את ההוצאות השוטפות. עסקים רבים, בהם יש שליטה קפדנית על תזרים המזומנים, בוחרים בשיטה זו.

אז איך חוסכים כיום בשירותי מחשוב?

ניתן לחסוך והרבה בפתרונות מחשוב לעסקים במספר דרכים די ברורות, אף מבלי להשקיע באינטגרטור חיצוני, שיבנה ויישם מערכת לחיסכון במשאבי ה-ICT של העסק.

החיסכון יבוא בנקיטת כמה צעדים די מוכרים:

א. להעביר שרתים פיזיים לשרתים וירטואליים. החיסכון כאן ברור ומידי בכל הפרמטרים (כמות השרתים, עלות תחזוקתם, עלויות הניהול והתמיכה במשתמשים, עלויות הרישיונות, עלויות שטח רצפה, חשמל, מיזוג וכיו"ב).

ב. להפסיק לבצע גיבוי מלא בכל פעם, ולעבור לגיבוי מצטבר (אינקרמנטלי), שמעתיק רק את מה שהשתנה מאז הגיבוי הקודם, בשילוב דה-דופליקציה (Deduplication), שמזהה בלוקים זהים ושומר כל אחד מהם פעם אחת בלבד. כך קטנים נפח הגיבוי וזמן ההעתקה. מי שעדיין מגבה לטייפים עובד בשיטה מיושנת: שחזור מטייפ איטי, ותלוי באדם שמחליף את הקלטות ומאחסן אותן. גיבוי לדיסקים, ועותק נוסף בענן, מקצרים את זמן השחזור.

ג. לסרוק בקפדנות את כל המרכיבים עליהם משלמים בשירותי המחשוב (החל מתחזוקה, דרך כוח אדם, רישיונות, רשתות, מוצרים, תוכנות, מכשירי קצה, וכלה בהסכמים עם הספקים) וכל מה שלא תורם ישירות לעסק: פשוט לבטל אותו.

ד. לשקול להעביר את כל שירותי ה-ICT לענן, כולל שירותי הטלפוניה. במחשוב ענן החיסכון בהוצאות מאוד משמעותי. דוגמה קטנה: העברת שירותי הדוא"ל של העסק משרתי דוא"ל מקומיים לשרתי דוא"ל בענן (למשל של גוגל או אמזון) חוסכת את רכישת שרת הדוא"ל, את הרישיונות שלו ואת התחזוקה השוטפת, ובמקומם העסק משלם מנוי חודשי לכל משתמש. בנוסף, תחום ה-Mobile העסקי עובר לענן. יותר ויותר עסקים נסמכים על שירותים מבוססי ענן לביצוע מטלות יומיות. סנכרון מטלות, דוא"ל וקבצים בין שרתים למכשירי סלולר, סמארטפונים וגם טאבלטים הפך למקובל כמעט בכל רבדי השוק.

ה. להיות "ירוק". ההוצאות על תשתיות ובמיוחד חשמל ומיזוג בתחומי ה-ICT הן משמעותיות. הכנסת מערכות "ירוקות", ששולטות בצריכת החשמל והמיזוג הקיימות סביב שירותי המחשוב, מביאות לשיפורים דרסטיים ברמת ההוצאות על שירותי המחשוב.

איך בוחרים את הספק המתאים לשירותי המחשוב?

בישראל יש כמות גדולה של ספקי שירותי מחשוב לעסקים. למעשה, יש מאות ספקי שירותי מחשוב מכל הסוגים בישראל.

יש הבדלים משמעותיים בין הספקים מבחינת המחירים ומבחינת הטכנולוגיות לאספקת שירות מחשוב לעסקים וארגונים. לא ניתן להציג בטבלה אחת השוואה של מחירים וטכנולוגיות, שכן הן נגזרות מסל הצרכים הייחודי של כל עסק.

תחום שירותי המחשוב הוא תחום די מורכב, הדורש הבנה, ניסיון וידע. לכן, מומלץ להיעזר במומחים ולקבל ייעוץ לאורך כל התהליך: מבחירת האסטרטגיה של המעבר לשירותי מחשוב חיצוניים, דרך בחירת ספק השירותים המתאים ביותר לצרכי הארגון, בחירת הטכנולוגיה המתאימה ביותר להשגת יעדי הארגון וכלה במעקב שוטף אחרי הוצאות התקשורת ורמת השירות של הספק.

משא ומתן עם ספק שירותי מחשוב הוא לא רק מהלך פיננסי כספי. משמעות המשא ומתן היא מה יקבל הלקוח באיזה מחיר, איך יוטמע הפתרון, מה התנאים בהם מחויב הספק לעמוד, איך תתוחזק המערכת בשנים הקרובות, מה יקרה אם הספק יירכש על ידי חברה אחרת, מה רמת השרידות והאבטחה של המערכת של הספק ומה ייקרה אם המערכת שלו תתקלקל. השלב הזה מביא לידי מיצוי את כל העבודה, שהוקדשה בניתוח, בהצעות המחיר, ובבחירת החלופה הנכונה. לא פעם עדים המומחים והמנהלים לכך, שכל המאמץ יורד לטמיון בגלל התמקדות רק בסוגיית המחיר ולא בסוגיות התוכן וה-TCO.

טיפ בתחום פתרונות מחשוב לעסקים

למי שמהסס להיכנס לעולם שירותי ענן, מומלץ להתחיל בקטן. התחום הכי בסיסי ופשוט להעברה לענן הוא תחום המסרים הכתובים (דוא"ל, מסרים מידיים). מומלץ להתנסות בתחום זה, בין אם בוחרים בשירות בענן של מיקרוסופט, גוגל או אמזון, או לחילופין ספק שירותי ענן ישראלי. זאת, היות והחיסכון כאן ברור ומידי והסיכונים, שיש בו לעסק ולתפעולו, הם מאוד נמוכים עד אפסיים.

מומלץ לנקוט בגישה האומרת בפשטות: אין צורך שכל עסק או ארגון יפתחו לעצמם אסטרטגיה של מעבר לענן, עם כל מיני בדיקות של ROI במעבר הזה. זה מיותר, יקר, ארוך וחסר כל טעם. פשוט צריך לעבור לענן וזהו. ללא אסטרטגיות גדולות, ניירות עמדה והשקעות ביועצים ואנליסטים מסוגים שונים ומשונים. אלו רק הוצאות מטרידות ומיותרות. לעומת זאת, צריך להשקיע בייעוץ במי לבחור ואיך מבצעים את המעבר: איך בוחרים ספק שירותי ענן, איך בוחרים אינטגרטור, מה רמת השרידות, רמת השירות (SLA) והאבטחה המתאימים לעסק, אילו שירותים להעביר לענן וכיצד. צריך להתחיל בקטן, להתנסות וללמוד איך זה עובד, להפיק לקחים ולהשתפר, עם מבט רחב ומפוקח על המעבר המלא לענן, לאורך ציר זמן של שנה עד שנתיים. זה הכיוון. אפשר לבצע זאת ביישומים, שהכי קל ומהיר להעבירם לענן, למשל: שירותי גיבוי, שירותי דואר אלקטרוני, תיאום יומנים וסנכרון פעילויות, תוכנות של מיקרוסופט לעסקים (דוגמת אופיס 365 ו-Microsoft Teams), שירותי אינטרנט שונים, CRM, Call-Center, ועוד.

צמצום CAPEX וה-OPEX במעבר לטכנולוגיות שירותי ענן הוא ברור וההחזר על ההשקעה, ROI נמדד בחודשים ספורים ולעיתים פחות. החיסכון מגיע מכך שהעסק מפסיק לקנות שרתים ולשלם על חדר שרתים, ומשלם מנוי חודשי שכולל עדכונים וגיבוי.

מחפשים ליווי מקצועי בבחירה ובהקמה? מהנדסי טלקום אקספרט מלווים עסקים בתחום שירותי מחשוב ענן לעסקים, מהאפיון ועד ההפעלה.

שורה תחתונה בתחום פתרונות מחשוב לעסקים

עלויות שירותי המחשוב מעיקות על כל בעל עסק. בבחירת ספק שירותי מחשוב לעסק יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של העסק. מומלץ לבחון את החלופות השונות הקיימות כיום שהן רבות, ולקבל החלטה המבוססת על ניתוח צרכים מול החלופות הקיימות בשוק.

מומלץ למצות את אפשרויות החיסכון בהוצאות התקשורת הטמונות בשירותים החדשים, שמספקים גם יכולות חדשות, מה שיכול להוות יתרון תחרותי משמעותי בשוק לכל עסק וארגון.

אנו עומדים לרשותך לבחינת החלופות ולתיחור בין הספקים. 077-812-3111.

תשובות לשאלות נפוצות