פתרונות לחדרי ישיבות לשיחות ועידה לעסקים: מה התחדש?

פתרונות לחדרי ישיבות לשיחות ועידה

איך בוחרים פתרונות מתקדמים ולא יקרים לחדרי ישיבות המתאימים לצרכי העסק?

מה חשוב לעסקים לדעת טרם בחירת פתרון של פתרון לחדרי ישיבות?

האם בכלל יש צורך בחדר ישיבות לשיחות ועידה מצויד במיטב שכלולי המולטימדיה ומסכים ענקיים?

שיחות ועידה בווידאו, שמתקיימות בעיקר בחדרים ייעודיים דוגמת חדרי ישיבות חכמים, מניעות את העסקים המודרניים להצלחה באמצעות ייעול התקשורת והפחתת העלויות. שיחות ועידה הן מוצר הנדרש לעסקים מכל סדר גודל ובכל תחום.

במציאות של השוק העסקי הישראלי, חלק לא קטן מבעלי העסקים בישראל, אינם מעכלים עדיין את העובדה, שהטלפון החכם – הסמארטפון, שיש להם ולעובדיהם ביד, יכול להיות גם השלוחה של הטלפון העסקי שלהם ומחובר למרכזיה העסקית וניתן לקיים בו שיחות ועידה, בדיוק כמו כל מערכת עסקית שולחנית משוכללת, ואין צורך בכפילות הזו. כך גם הצורך בחדרי ישיבות יקרים ומשוכללים עם מסכים וציוד קצה יקר לשיחות ועידה – פשוט נעלם.

בנוסף, טלפוני IP השולחנים העסקיים של הדור החדש, הפכו להיות סוג של "מכשיר סלולרי" קבוע המונח על השולחן במשרד, משום שהטלפונים הללו הפכו להיות מבוססי מסך מגע צבעוני ומערכת הפעלה אנדרואיד, בדיוק כמו בסמארטפונים מבוססי אנדרואיד, שכמעט כל אחד מחזיק בידו. כך, שגם הם הפכו לכלי של שיחות ועידה, ללא צורך בציוד נפרד וייעודי לשיחות ועידה.

עסקים רבים מדי בישראל נרתעים משום מה מהמעבר לענן ולחיבורי SIP-Trunk, למרות שהם כן מסכימים להתחבר בחיבורי IP-PRI. זה בדיוק אותו דבר. לכן, הם בוחרים (גם בגלל אי ההבנה הזו) לרכוש מרכזיית טלפון פיזית ומערכות שיחות ועידה פיזיות אצלם בעסק. כך, הם גם רוכשים פתרון ישן ומוגבל ביכולותיו וגם משלמים עליו פי כמה וכמה מהחלופות הקיימות של מערכות טלפוניה ושיחות ועידה וירטואליות ובענן.

פתרונות מובילים בתחום שיחות ועידה ועבור פתרונות לחדרי ישיבות

Yealink פועלת לחדשנות ולשיפור הנגישות והגמישות של תקשורת עסקית בווידאו, וכעת, Yealink התקדמה לצעד הבא, עם פתרונות תקשורת מרובות אתרים שלמים יותר, מתקדמים יותר ומאובטחים יותר. בין המוצרים החדשים: שרת הפגישות של Yealink ומערכת החדרים VC800, שכוללת את ה-MCU ( מוקד שיחות וידיאו) החזק ביותר בתעשייה, עם קיבולת מובנית של 25 משתתפים בו זמנית, ללא כל צורך בשום חומרה נוספת.

לקבלת הצעת מחיר עבור פתרונות לחדרי ישיבות

מה כולל הפתרון לשיחות ועידה של Yealink?

א. שרת הפגישות של YMS) Yealink):

YMS הוא תשתית מבוססת ענן לשיחות ועידה בווידאו המכילה מספר רכיבים, כולל MCU, רישום, יומן, שרת Traversal (כדי לעבור ב"חומות אש" ארגוניות), שרת ניהול פגישות ומכשירים ועוד.

פתרון זה המאפשר גישה לנקודות קצה שונות, כולל מערכות חדר, טלפוני וידאו, אפליקציות לנייד, תוכנות למחשב, Web clients, חשבונות Skype לעסקים  ועוד. 

ב. מערכות לשיחות וידיאו עסקיות.

בקו המערכות יש מספר לא קטן של דגמים לפי הצורך של כל עסק בכל סדר גודל. המערכת הקטנה ביותר נקראת VC110 והמערכת הכי מתקדמת וחדשה נקראת VC800, כשבאמצע יש עוד דגמים.

VC110 היא יחידת קצה חדשנית לשיחות ועידה בווידאו ברזולוציה של 1080 Full-HD המיועדת לחדרי ישיבות קטנים. המערכת עוצבה כך, שתאפשר ועידת וידאו באיכות גבוהה, ממשק קל וידידותי למשתמש, קלות התקנה ובעיקר יחס גבוהה של עלות תועלת. VC110 היא ללא ספק יחידת הקצה הטובה ביותר למערכת ועידה בווידאו, המעניקה חוויה בלתי רגילה של וידאו ושמע, לעסקים קטנים.

VC800 היא הדור הבא של סדרת VC של Yealink לשיחות ועידה בווידאו, והיא כוללת תמיכה ב-H.265/HEVC וב-Opus ואת קיבולת ה-MCU החזקה ביותר בתעשייה – עד 25 משתתפים עם יכולת חלוקה ל-2 חדרי ישיבות וירטואליים. VC800 תומכת בתזמון ישיבות ובגישה לישיבה בלחיצה אחת, באמצעות שירות ניהול הישיבות תוך שילוב מערכת תקשורת בענן של Yealink. 

מצלמות וידיאו של Aver

המצלמות הללו משתלבות במערכת של Yealink ללא כל צורך בהתאמות. יש מגוון רחב של מצלמות בעיקר מצלמות מבוססות חיבור מהיר של USB, החל ממצלמות עממיות וכלה במצלמות יוקרה מתקדמות.

המצלמה הכי פופולרית היא: AVer VC520 All-in-One Video and Audio USB Conference Camera System. מחירה בארה"ב קרוב לאלף דולרים וכך גם מחירה בישראל (לא כולל עלויות התקנה ועליות ביטוח ותחזוקה).

מערכת שיחות הוועידה VC520 היא כלי חיוני לשיתוף וידאו לעסקים המנהלים שיחות ועידה מבוססות אינטרנט או ענן. VC520 מתאימה לחדרי הישיבות מכל הגדלים, מחדרים צפופים ועד חדרי ישיבות גדולים.

הערכה כוללת מצלמה בעלת זום עוצמתי ודיבורית מתקדמת, מכשירים המספקים תמונות איכותיות ועשירות בפרטים ואיכות צליל גבוהה המספקת את הצרכים של מרבית העסקים.

ממשק ה-Plug-and-play שלה מאפשר לקיים שיחת וידאו באיכות גבוהה, באמצעות חיבור למחבר USB פשוט.

 בסדרת המצלמות הקטנות, מצלמות USB, המצלמה המתקדמת והפופולרית ביותר: CAM340, שמחירה בארה"ב וגם בישראל כ-340 דולרים. אין צורך בהתקנה כי מאוד פשוט להתקין את המערכת הזו לבד, כי הכל Plug & Play. 

טלפוני IP מתקדמים לשיחות ועידה בווידאו.

יש בסדרה זו 2 דגמים: TG49G ו-T58V. הראשון מכיל מערכת הפעלה של החברה והשני מכיל מערכת הפעלה אנדרואיד. בשניהם יש מסך מגע גדול (8 אינץ' ו-7 אינץ'). 

אפליקציות למחשב ולנייד.

ניתן להריץ שיחות ועידה מכל מחשב נייח או נייד ומכל סמארטפון, באמצעות אפליקציה מתאימה. יש תמיכה מלאה באנדרואיד וב-iOS של אפל וכל התכונות של המערכת נשמרות גם על הסמארטפון. כך, שאפשר להצטרף לשיחת הוועידה באופן שקוף מכל מקום בעולם.

מי עוד מספק מערכת ניהול, מולטימדיה?

רוב העסקים יעדיפו לקבל שירות מלא קצה לקצה כולל התקנת כל האביזרים הנלווים בחדר הישיבות החכם (כולל מסכים, רשת אלחוטית, חשמל, תוכנות שליטה על המקרן וכיו"ב), מספק \ אינטגרטור אחד, שמספק פתרון  All-In-One. מתחרים נוספים בשוק הזה: Polycom Pano ,Cisco Spark Board, קרמר (Kramer) מירושלים הנחשבת ל"מובילת שוק",  ,DM – Dedicated Micros קרסטרון  ,(Crestron)לדיקו-בוש, ,Oricon ,CSP ,Avcom  לוגיטק,  ,Surf Communications מוטורולה ארגונים, One1SaMBa, גרינוייר טכנולוגיות, ,Skype Room System אודיוקודס, גולדטופ, סוני, אוויה, תדיראן-טלקום, ריסקו, בינת מערכות יישום, iDigital, בזק, ועוד.

פתרונות לחדרי ישיבות לשיחות ועידה – תשובות קצרות לשאלות נפוצות

מה נדרש לבדוק טרם רכישת מערכת לשיחות וידיאו למשרד?

טרם הרכישה מומלץ לבצע את הפעולות והבדיקות הבאות:

• לבדוק את צרכי העסק בתחום שיחות הוועידה התקשורת והטלפוניה במבט של 5 שנים קדימה (לפחות).
• השאלה הבסיסית הראשונה, שיש לשאול: האם לא כדאי לחבר את הסמארטפונים של העובדים למרכזיה העסקית ולמערת שיחות הוועידה, שתהיה בענן?
• להחליט אם העסק זקוק למערכות תקשורת (מרכזיות טלפון) מקומיות (On Premise), או וירטואליות (דוגמת IP-Centrex, Hosted PBX ו-VPS), או טלפוניה בענן.
• להחליט אם בעסק יהיה שימוש כעת או בקרוב במערכות טלפוניה חברתיות – עסקיות דוגמת "סקייפ לעסקים" המשולבות עם "אופיס 365" (או מערכות חברתיות מספקים מתחרים הקיימים בתחום הזה).
• להחליט מהן התכונות הנדרשות מהמרכזיה ומהטלפונים הנלווים למרכזיה לצרכי העבודה ולשיחות ועידה, ובמיוחד בתחום "העבודה הקבוצתית" ומעבר ל"תקשורת אחודה".
• תאימות מלאה לתקן SIP. זה תנאי בסיסי מחייב לכל מערכת שיחות ועדיה, לכל מרכזיית IP ולכל טלפון IP מכל סוג.
• תמיכה מלאה בעברית (חובה, ברוב העסקים בישראל).
• תאימות לסקייפ (או למערכת VoIP אחרת) – בכל מקום, שבו כבר נעשה או ייעשה בקרוב שימוש ב-Office 365 ובשירותי הענן של מיקרוסופט (או של כל חברה מתחרה).
• מערכת אבטחה והגנה מלאה ומקיפה מובנית במערכת, או כשירות נלווה למערכת.
• רמת שרידות והתאוששות מתקלות (או מאסון) מהירה.
• יכולת הקלטת שיחות מובנית (דרישה רגולטורית, שכבר קיימת בתחומי פעילות עסקית רבים).
• יכולות של Call Center בסיסיות עם ממשק CTI (נדרש בכל עסק המספק גם שירות ותמיכה טלפונית).
• תאימות מלאה לרגולציות קיימות במיוחד בתחום ההגנה על הפרטיות (דוגמת GDPR).
• יכולות של BI (ר"ת: Business Intelligence), כדי להפיק תועלת עסקית מהמערכת ויכולת ניתוח והסקת מסקנות מהתעבורה העוברת בה.
• תאימות ומוכנות לטכנולוגיות טלפוניה חדשות (ובמיוחד טכנולוגית WebRTC).
• חיבור לנתב שיחות (אם נתב השיחות אינו חלק מובנה במערכת).
• חיבור קל ומהיר לשלוחות סלולריות בסמארטפון (וברשתות WiFi, היכן שיש).
• תכונות נוספות הנדרשות לפי צרכים ספציפיים של העסק ועובדיו: אפשרות לחיבור ל-LDAP עסקי, יכולת חיבור ל-Outlook, אפשרות תמיכה מלאה ב"תקשורת אחודה" (Unified Communication-UC), אפשרות לזיהוי קולי (ולניתוב שיחות קולי), אפשרות תמיכה מלאה ב"עבודה קבוצתית", אפשרות לניהול עצמי בפורטל אינטרנטי, כולל ניהול יכולות המתקדמות דוגמת: Fax2Mail, העברת הודעות תא קולי למייל, ניהול קל של המספרים והתאים הקוליים של כל העובדים, פורטל אישי לכל עובד בשליטתו המלאה, חיבור קל לשירותים נוספים ומקבילים ולמערכות מקבילות דוגמת: מערכות פיקוח כניסה, מצלמות אבטחה, מערכות אבטחה אלקטרוניות, מערכות כיבוי אש וגילוי עשן, מערכות כריזה ועוד.

מהם היתרונות בשימוש במערכת הנמצאת בענן?

היתרונות של שימוש במערכת בענן, שתספק שירותים לכל השלוחות והסניפים בכל מקום בארץ ובעולם, הם די ברורים:

• כל השיחות (לרבות שיחות וידיאו באיכות) בתוך העסק ובין כל שלוחותיו הן שיחות פנימיות (בד"כ ללא עלות, או בעלות אפסית).
• ניתן לשלוט יותר בקלות על ההוצאות של העסק על הוצאות הטלפוניה והתקשורת מקומית ובינ"ל, שנדרשת לצרכי שיחות ועידה.
• ניתן להגן טוב יותר על שיחות רגישות וחשובות.
• ניתן לשלוט טוב יותר על איכות השיחות, קצה לקצה.
• שירותי ערך מוסף דוגמת: הקלטת שירות, Call Center, ניידות בשימוש בסמארטפונים, הגנות סייבר, גיבוי ועוד, הם חלק בלתי נפרד מהשירות (ובעלויות אפסיות) ולא דורשים אינטגרציה מספקים חיצוניים.
• ניתן לשלב טוב יותר מערכות ל"עבודה קבוצתית" הנפוצות כיום בעולם העסקי (דוגמת Slack, Jive, Workplace, WhatsApp for Business, סקייפ לעסקים, G Suite, Rainbow, Quip, Yammer, Microsoft Teams, Cisco Jabber, Cisco Spark, IBM Connections ועוד). מיקרוסופט החלה לדחוף את הפתרון של Microsoft Teams (מגיע גם בחבילת אופיס 365), שיחליף במהלך הדרגתי, שייקח כמה שנים, את הפתרונות האחרים של "עבודה קבוצתית" דוגמת Yammer וסקייפ לעסקים. מול אלה יש את הפתרון בשם Rainbow של ALE, שהוא חינמי לחלוטין לעסקים ברמת ה-SMB, עם יכולות מתקדמות ביותר, והפתרון של פייסבוק דוגמת Workplace הזוכה בשנה האחרונה להצלחה עצומה בקרב עסקים קטנים עד בינוניים בכל רחבי העולם. החלק החשוב ביותר בשירות Workplace של פייסבוק: השירות הזה, ברמה הבסיסית שלו, הוא חינמי לחלוטין. ניתן להתנסות 90 יום ללא עלות בשירותי הפרימיום, ולהחליט אם לקחת את חבילת הפרימיום, שמסופקת במחירים מצחיקים: 3 דולרים לחודש לכל משתמש קצה עד 1,000 משתמשים, 2 דולרים לחודש מ-1,000 משתמשים עד 10,000 משתמשים, ו-1 דולר לכל משתמש נוסף מעל ל-10,000 משתמשים. לרוב העסקים ברמת ה-SMB וה-SME, החבילה הבסיסית והחינמית מספקת, למעשה, כמעט את כל הצרכים שלהם ל"עבודה קבוצתית" ותקשורת עסקית.
• ניתן לשלב במערכת בענן מערכות עיבוד וניתוח נתונים חכמות (AI, ML, BI).
• אפשרות לשלב בקלות טכנולוגיות תקשורת וטלפוניה מתקדמות (שהן העתיד של הטלפוניה העסקית) דוגמת WebRTC ומערכות VR (ר"ת: Virtual Reality) ו-AR (ר"ת: Augmented Reality), טכנולוגיות שתתפוסנה מקום חשוב ומרכזי בחדרי שיחות ועידה בשנים הקרובות.
• אין הוצאות הכרוכות בניהול של מערכת פיזית בעסק ובכלל זה: הקצאת שטח למערכת, חשמל, מיזוג אוויר, מסכים מיוחדים, כבלים, תחזוקה שוטפת, ביטוח, חלפים, רישיונות, שדרוגים, עלויות הקלטות, עלויות הגנה (גם פיזית וגם מפני סייבר והונאות) וכיו"ב. בקיצור: "בור בלי תחתית" של הוצאות בלתי נשלטות, לאורך זמן, למי שנשאר "בעולם הישן" של מרכזיות פיזיות בעסק.

קל (יחסית) לשלב מכשירים ניידים (סמארטפונים, טאבלטים ומכשירים חכמים ניידים אחרים דוגמת: מסופונים, שעונים וצמידים חכמים ועוד) במערכת שיחות ועידה בענן. למעשה, זו הדרך הטובה ביותר לספק שירותי שיחות ועידה בענן לכל העובדים והמנהלים, גם כשהם בתנועה בכל מקום בארץ וברחבי העולם.

שורה תחתונה בתחום פתרונות לחדרי ישיבות

למרות שעולם התקשורת נע מהר קדימה, הלקוחות העסקיים (מנהלים ועובדים מכל סוג) עדיין זקוקים לטלפונים כדי לענות לשיחות טלפון ולקיים שיחות וידיאו, רצוי בלי רעשי רקע. יש רמות שונות של מערכות שיחות ועדיה חדישות בהתייחס למחיר, אמינות ונוחות.

לכן, מומלץ קודם להחלטה על בחירת מערכת שיחות ועידה לעובדים ומנהלים בעסק, לבצע ניתוח צרכים בסיוע אנשי מקצוע, כדי להגיע להחלטה מושכלת בנושא ולתחר בין הפתרונות השונים הקיימים בשוק בתחום זה. יש לבדוק אם הפתרון, שנבחר, תומך בכל סוגי השירותים הנחוצים לעסק, כדי לקבל את מירב היתרונות של פתרונות מלאים לפי הצרכים, תחת מעטפת שירות ותמיכה אחת.

בנוסף, יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים בחתונה קתולית.

לקבלת הצעת מחיר עבור פתרונות לחדרי ישיבות 

תשובות לשאלות נפוצות