התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל – זו הסיבה שתבחר בפתרון כולל

התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב

מיקור חוץ (Outsourcing) בפרויקטים של התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל לעסקים מאוד נחוץ בתקופה של תחרות חריפה בשוק.

מיקור חוץ של מערכות תקשורת ומחשוב הוא הדרך המתאימה לטפל בפרויקטים של תקשורת ומחשוב, שיש בהם תנודות בהיקף העסקת כוח אדם מקצועי.

איך בוחרים ספק מיקור חוץ לתשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל מבלי לפשוט את הרגל ולהיכשל?

טיפים מעשיים בתחום מיקור חוץ בתחום תעשיית התקשורת והמחשוב גם בחו"ל.

ניהול פרויקטים בחו”ל ובייחוד ניהול פרויקטים של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו”ל, מחייב ידע רב וחייב להתבצע אך ורק על ידי מומחים בתחום.

חשוב מאוד לא להתפשר על תקציבים ועל בחירה בחברות, שמציעות הצעות אטרקטיביות יותר מבחינת כמות שירותים בסכומים נמוכים ביותר, בחוזים, שבסוף מתבררים כיקרים ביותר וכחתונה קתולית ובור תקציבי ללא תחתית.

שירותי מחשוב (ICT) הפכו להיות בסיס לכל פעילות עסקית או ארגונית, כמעט בכל עסק בעולם כמו גם בארץ, וההוצאה בתחום זה נמצאת במגמת עליה מתמדת כמעט בלתי נשלטת ע"י בעלי העסק ומנהליה.

הבעיה, שיותר מטרידה עסקים קטנים עד בינוניים, היא: מתי חובה להחליף את תשתיות המחשוב והתקשורת בעסק בארץ או בשלוחה בחו"ל? אין לשאלה תשובה חד משמעית. יש הדוגלים בשיטה של: If it still works, don't fix it. דהיינו: "כל עוד זה עובד, שימשיך לעבוד". ברור שזו גישה מוטעית, שמובילה לנסיגה מהירה ביכולת התחרותיות והיעילות של העסק.

יש להסתכל על שירותי המחשוב בראיה הוליסטית (כוללת). יש לראות את מערכת המחשוב בעסק כחלק אינטגרלי ממנו, מהתייעלות העסק ומהמכלול של כוח אדם, ליבת העסק וההנהלה, כיחידה הממנפת את הארגון ותורמת לשדרוגו. הגישה ההוליסטית בתחום המחשוב מתייחסת ליחידת המחשוב בעסק קטן כגדול, כאמצעי להגדלת הרווחים וכאמצעי לבקרה ניהולית וביחס ישיר למשאבי ניהול הארגון. אין לפעול בשיטת "כיבוי השריפות" בהתייחסות לשירותי המחשוב והתקשורת. דהיינו: לבדוק מה התקלקל ולפעול לתקן רק כאשר מרגישים שיש תקלה, שגורמת נזק כספי ניכר לעסק. תכנון נכון, בקרה שוטפת, החלטות נכונות, הסכמים מתאימים, כל אלה יכולים למנוע את התקלות ולהפחית הוצאות בצורה ניכרת.

מערכת מחשוב זקוקה לתשומת לב שוטפת. הטכנולוגיות מתעדכנות לעתים תכופות. חלק ניכר מטכנולוגיות אלו מייעל מאד תהליכים עסקיים בארגון. נכון, לא כולן מתאימות לכל ארגון. לעסקים רבים אין תקציבים מספיקים. אך יחד עם זאת, קיימות טכנולוגיות חסכניות, שמשפרות ומשדרגות את התקשורת ואת העובדים הנמצאים מחוץ לסביבה הפיזית של החברה. טכנולוגיות רבות מותאמות לעסקים הבינוניים והקטנים ובתקציבים המיועדים להם.

לכן, המלצתנו, אחת לרבעון ובהתאם לצורכי החברה, לנפח הפעילות וליכולות התקציביות – יש לבדוק מה קורה בסביבת עולם המחשוב, מה יכול לתרום לשדרוג העסק ואיזו טכנולוגיה עשויה לסייע לחסוך בהוצאות. כדאי להתייעץ עם אנשי המקצוע החווים יום יום את הפעילות הזו, שיסייעו בתכנון נכון התואם את הצרכים והתקציבים של העסק. המטרה: לשמור על היות העסק מעודכן, פועל לפי הערכים התואמים את הזמן והתקופה ושומר על עקביות וחשיבה רחבה, כפי שמנהלים פועלים ועושים בתחומים אחרים של אחריותם בשווקים תחרותיים ודינמיים.

לקבלת הצעת מחיר עבור התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל 

מה הכי חשוב בביצוע פרויקט תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל?

הביטחון ביכולת הביצוע ובשליטה בעלויות הפרויקט הוא החלק החשוב ביותר וההבטחה של חברה מקצועית תמיד צריכה להיות: ניהול פרויקט מ- א’ עד ת’, מה שיניב את התוצאה הטובה ביותר, ללא כל סיכון תקציבי, מקצועי, רגולטורי או אחר.

יודגש, שחברת Telecom Experts מספקת פתרון כולל של תכנון והקמת פרויקטים בחו"ל והשירות הזה מיועד בדגש על פלח השוק של חברות ועסקים קטנים עד בינוניים (SMB עד SME) מישראל, שמעוניינות לבצע פרויקט כזה בחו"ל (בכל מדינה, שבחרו ברחבי העולם, כדי לפתוח בה סניף או שלוחה).

המדובר בעיקר בעסקים, שאין בהם מומחים פנימיים, שיכולים ללוות, לתכנן וליישם פרויקט של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל, בעת שהעסק מעוניין לפתוח סניף או סניפים בכל מקום על פני הגלובוס, כדי להתרחב ולהתפתח לשווקים חדשים.

אנו מצויים בעיצומה של תחרות חריפה בכל תחום, ומנהלים רבים מבצעים בוודאי חשיבה פנימית, כיצד ניתן לשרוד ולהצליח במינימום נזקים, תוך ביצוע תהליכי התייעלות, הורדת הוצאות ושיפור כושר התחרות והשירות של הארגון, תוך מציאת שווקים חדשים בחו"ל.

זו הזדמנות מתאימה בהחלט לקצץ במקומות, שקל יחסית לקצץ בהם, מבלי לפגוע ברמת השירות ללקוחות קיימים ופוטנציאליים. המעבר למיקור חוץ (Outsourcing) מוכר היטב לארגונים ועסקים בישראל בכמה תחומים כמו תחום ה-IT ופחות מכך בתחום התקשורת.

כיום, עם היטשטשות הגבולות בין עולם התקשורת לעולם ה-IT (כך, שהתחום נקרא ICT), ועליית הצורך לחסוך בהוצאות, בהחלט ניתן להוכיח, שקבלת שירות End-To-End במיקור חוץ בנושאים, שמחוץ לליבת העסק, היא תהליך המשיג תוצאות אפקטיביות בטווחי זמן קצרים יחסית. אחד התהליכים הללו הוא העברת עובדים מרשימת מקבלי המשכורות, אל הוצאה עסקית רגילה, בתשלום לחברה חיצונית במיקור חוץ, חברה, שזה תחום התמחותה.

מנהלים רבים, בעסקים מכל סדר גודל, ניצבים לא אחת בפני הצורך לשכור כוח אדם מקצועי לתחומי המחשוב והתקשורת, לטווחי זמן קצובים. לרוב, שכירת כוח האדם ב"מיקור חוץ למערכות מידע", שנועדה בעיקר לביצוע פרויקטים מוגדרים בזמן ובתקציב.

מיקור חוץ לפרויקטים של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל – יתרונות וחסרונות

בעסקים קטנים אין בד"כ מנהלי ICT (דוגמת מנמ"ר), שיכולים לבצע ניתוח מלא ומקיף של כל החלופות ולהמליץ על השיטה המועדפת לבצע את הפרויקט ולעיתים קרובות לקיים גם מכרז בין ספקים (מה שחובה בגופים ממשלתיים והגופים הנסמכים על תקציבים ממשלתיים וציבוריים).

ישנן משימות קבועות, שניתן להוציא אותן למיקור חוץ בעולם מערכות המידע, למשל, בתחומים דוגמת: תמיכה, שירות לקוחות וטלמרקטינג, מיקור חוץ לפיתוח תוכנה, מיקור חוץ לתחומי אבטחת מידע וסייבר, מיקור חוץ לשירותי ענן, מיקור חוץ לתכנון ויישום פרויקטים ועוד.

לעיתים קרובות, שכירת השירותים הללו נעשית ע"י בעלי עסקים ומנהלים בחו"ל, למשל בהודו, בסין, או במדינות מזרח אירופה, שם "עלות העבודה" של אנשי ICT  מאוד נמוכה. התוצאה גם היא יכולה להיות מאד נמוכה ולעיתים אף הרסנית, למי שפנה למסלול ה-Outsourcing הזה.

הנקודה הכי חשובה כאן היא: איך לבחור בחברה לניהול פרויקטים בחו"ל, כדי להבטיח, שהפרויקט אכן יבוצע בצורה הכי מקצועית ויצא לדרך כמצופה בהגדרת המטרה ע"י בעלי העסק, עם העובדים הכי מיומנים ומקצועיים, שניתן לאתר למשימה זו בחו"ל, במיקום המתאים ביותר לתשתיות מחשוב ותקשורת והציוד המתאים ביותר לפרויקט המוקם במדינת היעד בחו"ל.

ניהול פרויקט של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל הוא פרויקט מורכב ביותר, עתיר סיכונים כלכליים, לוגיסטיים, רגולטוריים וטכנולוגיים, שמחייב ידע, מיומנות וניסיון ברמה הבכירה ביותר ואסור להתפשר בבחירת ספק הפתרון לפרויקט בחו"ל, בשום פרמטר.

מה לא מספרים לבעלי העסקים בעת בחירת חברת מיקור חוץ לפרויקט בחו"ל?

למרות הניסיון הרב, שהצטבר בשוק, עדיין מדובר ב"שוק פרוע". פעמים רבות אנו שומעים, שאדם זה או אחר הוא "מנהל פרויקטים" של חברה זו או אחרת, או אנו מקבלים המלצות על חברה המעסיקה מנהלי פרויקטים בחו”ל וידועה ברמה המקצועית הגבוהה של הביצועיסטים שלה.

גם אם התרשמת לטובה מההמלצות, זה עדיין אינו מבטיח, שאתה מבין לעומק מהו "מנהל פרויקטים" רגיל (שלא בתחום התקשורת והמחשוב), מה ההבדל בין "מנהל פרויקטים בחו”ל", שמשמש בתחום ניהול פרויקטים של תשתיות תקשורת ומחשוב בישראל והחליט שהוא מבין גם בנושאים הללו בחו"ל, לבין מומחה של ממש, "מנהל פרויקטים בחו"ל", שהתנסה ומנהל סוגים שונים של פרויקטים כאלה בחו”ל, בתחום הספציפי הזה של תשתיות תקשורת ומחשוב.

יש מנהלי פרויקטים, שמתאימים לתחום הביטחוני או לתחומי השיווק וההפצה, אבל אין להם שמץ של מושג איך מנהלים פרויקט של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל, בהתאמה למדינת היעד ולתשתיות ולרגולציות הקיימות באותה מדינה. זה לא אותו סוג של פרויקט.

מי שהצליח בפרויקט בטחוני בחו"ל, או בבניית שלוחת מכירות, שיווק או הפצה בחו"ל, אינו מתאים לבנית פרויקט של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל. זה תחום התמחות שונה לגמרי.

הצורה העממית והמדויקת ביותר לתאר מהו מנהל פרויקטים היא על ידי כך שנאמר, שמדובר על “מפיק”. אדם החולש על פרויקט ספציפי מתחילתו ועד סיומו, תוך שהוא מתחייב למטרה מסוימת. מנהלי פרויקטים בתחום התקשורת והמחשוב חייבים תמיד להיות בעלי הכשרה בתחום הניהול, התקשורת והמחשוב, ובעלי מומחיות בתחום הספציפי של הפרויקט, שמבוקש ע"י בעל העסק ומנהליו בישראל.

פרויקט בניית תשתית תקשורת ומחשוב מקומית – בחו"ל, שונה לגמרי מבניית תשתית תקשורת ומחשוב בענן – בחו"ל, ובאיזה סוג של ענן וסוג של תשתיות בוחרים בחו"ל. מדובר בהתמחויות וידע בתחום ספציפי, שנדרש לקבל בו החלטות כבר בשלב התכנון, של בחירה בין סוגים שונים של פתרונות תקשורת ומחשוב הנמצאים בחו"ל לפי מדינת היעד.

ניהול פרויקטים התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב

ניהול פרויקטים בתחומים הללו חייב להיעשות ע"י מומחים בתחום, שצברו ניסיון ויש להם את ההכשרה והידע בתחום הספציפי הזה, גם מהארץ וגם מחו"ל. מאוד רצוי, שהאדם, שינהל את הפרויקט ,יהיה בעל ידע מעמיק בכל הקשור אל שיטת ניהול פרויקטים בתחום התקשורת, המחשוב, התעשייה והניהול ומומחיות בכל הקשור להיבטים התקשורתיים והטכנולוגיים השונים. כיוון שתמיד אותו אדם ,שיעמוד בראש פרויקט כזה, הוא המומחה בתחום, הוא גם זה שיקבל החלטות מהותיות בתחום הביצועי של הפרויקט בכל אחד מהשלבים שלו.

בעשור האחרון ניתן לראות מומחים ישראלים רבים, שעומדים בראש פרויקטים שונים בחו”ל בעיקר בתחום הביטחוני. אין להם שום ידע, הכשרה או ניסיון בפרויקטים בתחום תשתיות תקשורת ומחשוב. כאן חשוב, שהחברה הישראלית תהיה בטוחה, שהמומחה, אותו היא ממנה או שולחת למטרת ניהול פרויקטים בחו”ל, אם מדובר על ניהול פרויקטים בתחום המחשוב ואם מדובר על ניהול של פרויקטים בתחומים אחרים דוגמת תשתיות תקשורת, מכיר את המדינה, שפת התקשורת, הסיכונים, שעלולים להשפיע על אותו לקוח \ עסק, שמזמין את הפרויקט, כיצד לתקשר עם צוות העובדים של החברה ומנהליה וכל הקשור במנטאליות של האנשים באותה מדינה.

כלומר, ניהול פרויקטים בחו"ל מחייב את השכרת שירותיהם של מומחים בתחום התקשורת והמחשוב ואין לסמוך על מי שלא עסק בתחום הזה קודם וחושב, שאם הוא ניהל פרויקט בטחוני בחו"ל, הוא יכול לנהל גם פרויקט תקשורת ומחשוב בחו"ל.

בכל הקשור בניהול פרויקטים בחו”ל, מנהל הפרויקט חייב לדעת כיצד להסתדר עם צוות המנהלים והעובדים של הלקוח, כיצד לקבל על עצמו החלטות ברורות בכל שלבי הפרויקט, להכיר, כאמור, את המנטאליות של המדינה וצורת העבודה בה, ולהצליח לספק את התוצאה, שהובטחה ללקוח.

אם לא די בכך, בשנים האחרונות צצו חברות השמה וחברות לניהול פרויקטים בחו"ל המעסיקות אנשי מקצוע ב-Off-Shore, דהיינו: מחוץ לישראל, למשל בהודו ובמזרח אירופה (מאוד נפוץ), וחלקים נרחבים מהעבודה (אם לא כולה) יוצאים החוצה לביצוע ע"י עובדים המצויים בכלל מחוץ לישראל ומחוץ למדינת היעד לפרויקט, למרות שההזמנה נעשית מול גוף ישראלי. בתחום פיתוחי התוכנה זה הפך לנורמה מקובלת ונפוצה, בגלל העלויות הנמוכות של אנשי פיתוח תוכנה במדינות העולם השלישי.

בשנים האחרונות החלו להתפתח מרכזי מיקור חוץ של תוכנה עבור חברות ישראליות במדינות רבות (לא רק בהודו), למשל במדינות מזרח אירופה דוגמת: בולגריה, רומניה, פולין, רוסיה, אוקראינה, מולדובה, גיברלטר, ועוד, וגם במדינות שכנות דוגמת קפריסין, בה יש כמות די גדולה של מפתחים ועובדי מיקור חוץ ל-IT עבור חברות ישראליות.

התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל – תשובות לשאלות נפוצות  

איך מזהים חברת מיקור חוץ / השמה מתאימה?

המונח המקצועי "חברת השמה" לעומת אחיו הזנוח "חברת כוח אדם", לא תמיד עומד במבחן המציאות. כיום יש חברות כוח אדם הקוראות לעצמן "חברות השמה" וישנן חברות השמה העוסקות גם בניהול כוח אדם. כעיקרון, "חברת השמה" לא אמורה להעסיק את מי שבא אליה לחפש עבודה, אלא רק "לשים" או "להשים" אותו במקום העבודה שלו, תמורת עמלה מצד המעסיק. המציאות מראה, שאין הבדל היום בין "חברת כוח אדם" ל"חברת השמה". המודל, שבבסיסו יש הפרדה, פשוט לא עובד.

כך יוצא, שכמעט כל "חברות ההשמה" הן גם "חברות כוח אדם" והן המעסיק של עובד ה-ICT. הסיבה די ברורה: עובד זמני בחברה מסוימת, אם הוא יקבל את שכרו מהחברה, הוא ידרוש להיות עובד מן המניין (על כל הזכויות וההגנות לעובד הנובעות מכך), באותה חברה בה הוא מועסק, אחרי פחות משנה. לאור פסיקות רבות בבתי הדין לעבודה והמצב החוקי הקיים בישראל, מעדיפים מנהלים רבים להעסיק עובדי מיקור חוץ במצב בו שכרם וכל התנאים הנלווים לשכרם משולם ומסופק ע"י "חברת ההשמה".

כך, לעובדים הללו יש "פיצול אישות". מצד אחד הם עובדים בתוך עסק, "כתף אל כתף" עם העובדים הרגילים ומקבלים הוראות מהממונים בדיוק כמו כל העובדים הרגילים, אך מצד שני מי, שמשלם להם את שכרם ויכול לפטרם, היא "חברת ההשמה", שאותה הם לרוב כלל לא רואים ושומעים עד סוף הפרויקט.

מכאן, שהתפתחו 2 מודלים של חברות: חברות השמה "טהורות" וחברות השמה של "גולגלות". חברות של "גולגלות" מבצעות השמה של עובדים בחברות בפורמט של "חברה קבלנית" נטו, בלי כל טיפול בעובדים, שזה מודל מאוד הרסני (ל-2 הצדדים).

לעובדים עצמם יש יתרון משמעותי במציאת עבודה דרך חברת השמה ולא דרך חברת כוח אדם קבלנית של "גולגלות". בין היתר מאחר, שאם יש קיצוצים בחברה המזמינה, נוטים לרוב לפטר עובדי קבלן העובדים מולו, לפני עובדי חברת ההשמה, שהם בעלי זיקה למנהלים בעסק, שנותנים להם הוראות ועובדים איתם בצמוד.

מנגד, מנקודת ראות של מזמיני העבודה (דהיינו: מנהלי העסקים), יש יתרון לשיטת "הגולגלות", שבה אין כל "יחסי עובד ומעביד" בין העסק מזמין העבודה לבין העובדים עצמם, אלא רק מול הקבלן, שנותן את ההוראות לעובדים. מצד שני, יש להחלטה כזו השפעה על היחס של העובד הקבלני לעבודתו. אם הוא לא שייך לחברה ולא מרגיש חלק ממנה, הוא לא ירגיש מחויבות לבצע עבודה טובה ו/או בזמן.

מכאן, יש לחפש חברות השמה המשלבות את כל העולמות יחד, ולהגדיר מראש ובצורה ברורה עם חברת ההשמה מה היחס לעובד המועסק במיקור חוץ, גם אם הוא זמני.

בנוסף, יש לחפש חברת השמה, שיש לה כוח אדם בתחום הטריטוריאלי בו נמצא העסק.

עובדים הגרים רחוק מאוד ממקום העסק, לא יהיו מספיק פרודוקטיביים, גם אם עלות העסקתם יותר נמוכה. 

האם חברת מיקור החוץ אמורה להיות בעצמה מומחית לעולמות ה-ICT?

נקודה נוספת ולא פחות חשובה בבחירת חברת מיקור חוץ: יש לבדוק אם חברה ההשמה ומיקור חוץ הזו מנוהלת ע"י מומחים טכנולוגיים בכירים המלווים את לקוחות החברה ועובדיה ומעניקים תמיכה, מעקב וליווי טכנולוגי ואישי צמוד, שמבוסס על ידע וניסיון אישי מצטבר. עולם ה-ICT הוא עולם מאוד מקצועי וטכנולוגי, שמתפתח מהר מאוד.

חשוב לבדוק האם יש בחברת ההשמה מאגר של מומחים, שיכולים לתת גיבוי ותמיכה מקצועיים לעובדים, שהם מספקים לעסקים ובתחומים המקצועיים המבוקשים ע"י העסקים. חשוב לבדוק האם לחברת ההשמה יש את היכולת והאמצעים למיין בצורה מקצועית ולגייס את העובדים המתאימים ביותר בהתאם לדרישות הלקוח העסקי, תוך עמידה בזמני תגובה שהוגדרו. חשוב לבדוק האם לרשות חברת ההשמה יש מאגר מועמדים מגוון, איכותי ועדכני, שכולל מועמדים מקצועיים בכל קשת המקצועות במערכות המידע והמחשוב, ההנדסה וההייטק, שנדרשים לצורך הפרויקט.

בנוסף, יש לבדוק האם לחברת ההשמה יש מערכת ממוחשבת מתקדמת לניהול התקשורת ותהליכי העבודה מול העובדים והלקוחות (חברת השמה לא ממוחשבת, היא עדות ברורה לרמה ירודה צפויה של עובדיה וביצועיה).

איך בוחרים נכון חברת מיקור חוץ לפרויקטים בחו"ל?

מדובר בתהליך בחירה מקצועי, שיש להקדיש לו משאבים מתאימים. התהליך הזה כולל כמה שלבים מרכזיים:

א. איתור הצרכים של העסק למיקור חוץ.

ב. קביעת תקציב, מדדים, כלי מדידה ויעדים ברורים לפרויקט מיקור החוץ.

ג. קביעת תחומי המקצוע המבוקשים ותחומי הידע המבוקשים לפרויקט. אין להסתפק בהגדרה של "אנשי IT", או "אנשי פיתוח תוכנה". יש להגדיר מקצועות ספציפיים ומדויקים כגון: מומחי BI, מומחי System למערכות יוניקס, מומחי תקשורת מחשבים בקוד פתוח, מומחי רשת עם הסמכות של סיסקו, מפתחים בדוט.נט, מומחים בפיתוח אתרי אינטרנט בג'אווה, וכך הלאה. יש להגדיר במדויק את רמת ההשכלה וההסמכות המקצועיות הנדרשות לכל בעל מקצוע במיקור חוץ.

ד. קביעת היקף המשרות ומשכן (לרבות חלקיות משרה) והגדרה באילו פרויקטים נוספים יכול העובד לעבוד (שלא יצא מצב בו העובד מבצע עבודה מקצועית אצל 2 עסקים מתחרים, במקביל, כשעבודתו בכל אחד מהמתחרים היא בחצי משרה).

ה. איתור חברות ההשמה היכולות לענות על הצרכים, שהוגדרו בסעיפים הקודמים.

ו. קבלת החלטה אם הפרויקט בחו"ל יבוצע בתוך העסק (עם עובדים בהשמה, ממש בתוך העסק), או שיבוצע כמיקור חוץ לגמרי חיצוני, בחברות המספקות שירותי תקשורת ומחשוב לרבות פיתוח תוכנה ופרויקטים של תוכנה. או לחילופין, להחליט לשלב בין 2 האפשרויות להשמת עובדים: חלק מהעובדים יעבדו בהשמה בתוך העסק עצמו וחלק יעבדו בחברת ה- "Near Shore", בהתאם לצרכים המתפתחים של הפרויקט.

ז. ביצוע תיחור בין החברות (לא תמיד נדרש, אם כי בשוק פרוע כדאי לבחון ביצוע תיחור).

ח. ניהול מו"מ וחתימת הסכם ברור (כולל SLA וכולל הגדרה ברורה של מעמדם של העובדים והיחס אליהם בעסק בתקופת העסקתם).

הסכם זה חייב לכלול גם התייחסות למה קורה כשיש חילוקי דעות ביחס לביצועי עובד מסוים או ביחס לתפוקות הנדרשות מהפרויקט. פרויקטים לא מעטים בתחום המחשוב נתקעו והסתבכו בדיונים ארוכי שנים בבתי המשפט בגלל אי הגדרה נכונה של התפוקות הנדרשות ואיכותן, ומה עושים במקרה של חילוקי דעות. יש הטוענים, שכמעט מחצית מפרוייקטי המחשוב והתקשורת "נתקעים", בגלל חילוקי דעות בין מזמין העבודה לבין המבצעים אותה.

איך חוסכים כיום בשירותי התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב?

ניתן לחסוך והרבה בשירותי המחשוב במספר דרכים די ברורות, אף מבלי להשקיע באינטגרטור חיצוני, שיבנה ויישם מערכת לחסכון במשאבי ה-ICT של העסק.

החיסכון יבוא בנקיטת כמה צעדים די מוכרים:

א. להעביר שרתים פיזיים לשרתים וירטואליים. החיסכון כאן ברור ומידי בכל הפרמטרים (כמות השרתים, עלות תחזוקתם, עלויות הניהול והתמיכה במשתמשים, עלויות הרישיונות, עלויות שטח רצפה, חשמל, מיזוג וכיו"ב).

ב. להפסיק לבצע גיבויים בשיטת הדופליקציה (העתקה מלאה לגיבוי) ולעבור לגיבויים בשיטות של דה-דופליקציה (העתקות רק מה שהשתנה – לגיבוי). במסגרת זו גם להפסיק את הגיבוי לטייפים ולעבור לגיבוי לדיסקים, ורצוי בענן.

ג. לסרוק בקפדנות את כל המרכיבים עליהם משלמים בשירותי המחשוב (החל מתחזוקה, דרך כוח אדם, רישיונות, רשתות, מוצרים, תוכנות, מכשירי קצה, וכלה בהסכמים עם הספקים) וכל מה שלא תורם ישירות לעסק: פשוט לבטל אותו.

ד. לשקול להעביר את כל שירותי ה-ICT לענן, כולל שירותי הטלפוניה. במחשוב ענן החיסכון בהוצאות מאוד משמעותי. דוגמה קטנה: העברת שירותי הדוא"ל של העסק משרתי דוא"ל מקומיים לשרתי דוא"ל בענן (למשל של גוגל או אמזון) חוסכת רק בתחום הדוא"ל בין 250 ל-300 דולרים לשנה, עבור כל משתמש קצה. עסק עם 50 משתמשי דוא"ל חוסך בסעיף זה לבדו עד כ-15 אלף דולרים לשנה. בנוסף, תחום ה-Mobile העסקי עובר לענן. יותר ויותר עסקים נסמכים על שירותים מבוססי ענן לביצוע מטלות יומיות. סנכרון מטלות, דוא"ל וקבצים בין שרתים למכשירי סלולר – סמארטפונים וגם טאבלטים הפך למקובל כמעט בכל רבדי השוק. חברת המחקר Alteva מציינת, שבשירותי ענן, "עלות משתמש" – TCO היא בסביבות 200 עד 300 דולרים לשנה, בהשוואה לכ-2,000 דולרים לשנה ואף לעיתים יותר, למשתמש באותם שירותים המצויים פיזית ב"חצר העסק". צריך להתחיל בקטן, להתנסות וללמוד איך זה עובד, להפיק לקחים ולהשתפר, עם מבט רחב ומפוקח על המעבר המלא לענן, לאורך ציר זמן של שנה עד שנתיים. זה הכיוון. אפשר לבצע זאת ביישומים, שהכי קל ומהיר להעבירם לענן, למשל: שירותי גיבוי, שירותי דואר אלקטרוני, תיאום יומנים וסנכרון פעילויות, תוכנות של מיקרוסופט לעסקים (דוגמת אופיס 365 וסקייפ לעסקים, או השירות החדש: Microsoft Teams), שירותי אינטרנט שונים, שירותי CDN, פתרונות CRM, שירותי טלפוניה, Call-Center, ERP, ועוד.

ה. להיות "ירוק". ההוצאות על תשתיות ובמיוחד חשמל ומיזוג בתחומי ה-ICT הן משמעותיות. הכנסת מערכות "ירוקות", ששולטות בצריכת החשמל והמיזוג הקיימות סביב שירותי המחשוב, מביאות לשיפורים דרסטיים ברמת ההוצאות על שירותי המחשוב.

ו. לנהל ולשלוט בכל מכשירי הקצה. מגמת ה-BYOD (ר"ת: Bring Your Own Device) יצרה מצב, שבו מנהלים ועובדים משתמשים בציוד קצה הפרטי שלהם לצרכי העבודה ויוצרים גם "חורי אבטחה חמורים" וגם מעלים את רמת ההוצאות לעסק. זאת, במיוחד כשהתעבורה נעשית על רשתות הסלולר וחיבורי WAN יקרים. יש צורך להפעיל כלים טובים (ולא יקרים) המכונים בשם MDM (ר"ת: Mobile Device Management) כדי להשתלט על תחום ההוצאה הזה ולנהל אותו בחוכמה וביעילות, תחום, שהפך לבלתי נשלט בעולם ה-ICT בעסקים רבים.

ז. תחומי הסייבר, השרידות ומענה לרגולציות, הפכו לנושאים קריטיים במדינות רבות בעולם ויש לתת לנקודות אלו תשומת לב מיוחדת ומקצועית, ברמה הכי גבוהה.

טיפים נוספים בתחום התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל 

התלבטות של עסקים קטנים עד בינוניים לגבי בחירת חברת ניהול פרויקטים בחו"ל לשירותי ICT אינה יכולה להישאר בגדר של התלבטות תיאורטית בלבד. הנקודה המרכזית, שיש לקחת בחשבון, היא לא ליפול ב"מלכודת הדבש" של "מחיר זול".

"הפטנט" של חברות רבות מצוי בסעיף קטן, שהן דואגות להכניס בחוזה, סעיף "השינויים וההתאמות". דהיינו: המחיר ההתחלתי אולי זול, אבל בהמשך העסק צריך לשלם עלויות הולכות וגדלות עבור "שינויים ותוספות", שהוא לא חשב עליהם בזמן הזמנת העבודה, או בגלל שהצרכים שלו השתנו במשך זמן הפרויקט.

כמעט בכל פרויקט תקשורת ומחשוב (ICT) יש שינויים, עדכונים ותוספות, שלא נצפו מראש, במיוחד אם הפרויקט הוזמן ללא התייעצות עם מומחים, טרם חתימת ההסכם.

לעיתים קרובות עלויות השינויים מהוות תוספות גדולות יותר מעלות הפרויקט עצמו, כפי שתוכנן ונחתם בחוזה עם חברת הניהול. לכן, מומלץ לתמחר מראש את כל "הבלתי צפוי", במחיר קבוע עם "תקרה קבועה", והגדרה ברורה מי נושא באחריות לשינויים, מה זה שינוי עדכון ומתי אמור המזמין לשלם עבור השינוי \ עדכון ומתי לא.

הנקודה החשובה ביותר בבחירת ספק מיקור חוץ היא הימנעות מ"חתונה קתולית", שנועלת את העסק לספק מסוים במחירים ללא תקרה. החתונה הזו הופכת די מהר לאסון. המחירים מטפסים לגובה והחמור מכל, כאשר חברת הניהול פושטת רגל, או נרכשת ונעלמת, העסק נשאר ללא שירות ועם מערכות לא גמורות, שיש צורך לזרוק אותן לפח ולהחליף אותן בחדשות, כשעוברים לספק אחר ולעובדים חדשים. רבים נופלים בבור הזה (ונלכדים ב"מלכודת הדבש") בלי להרגיש.

 מומלץ לבחון את החלופות השונות הקיימות כיום בתחום חברות הניהול בעולם שירותי ICT לעסקים, שהן רבות, ולקבל החלטה המבוססת על ניתוח צרכים ממשי, קיים וצפוי, מול החלופות הקיימות בשוק.

חשוב לא להתבייש לתחר בין כמה ספקים של מיקור חוץ.

יחד עם זאת, המחיר הוא לא הפרמטר העליון והיחיד.

הפרמטרים הכי חשובים לבחירה של ספק התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב שכולל שכירת עובדים בחו"ל הם:

• האם יש יכולת לפתח "לכידות חברתית" של העובדים, שמונעת ע"י חברת ההשמה \ מיקור חוץ הדואגת לעובדים ברמה אישית – פרטנית וגם קבוצתית. כך, שהם יישארו במקום העבודה שלהם במשך שנים? יש לבקש מחברת מיקור החוץ את הצעדים בהם היא נוקטת לטובת הלכידות החברתית והרווחה האישית של העובדים.
• האם יש לעובדים תכנית התפתחות מקצועית וארגונית לאורך הקריירה המקצועית שלהם? האם העובדים הללו יודעים על האפשרויות להתפתחות מקצועית שלהם? זאת, כדי שהם יישארו במקום העבודה שלהם במשך שנים. יש לבקש מחברת מיקור החוץ את תכניות ההתפתחות והקידום האישי של כל עובדי מיקור החוץ, שהיא מציעה לעסק.
• מה הניסיון שיש לחברת מיקור החוץ בתחומים המבוקשים? האם החברה מכירה את שוק ה-ICT הספציפי עם ניסיון רב שנים בפרויקטים קטנים כגדולים בכל רובדי השוק הזה? האם החברה מכירה את מגוון המוצרים הקיימים בשוק? האם החברה מבינה כיצד לתכנן מערכות ICT ומערכות אבטחת מידע לשוק הספציפי הזה? האם עובדי חברת מיקור החוץ של החברה מכירים את הלקוחות והצרכים שלהם? האם הם יכולים לתת את השירות הזה ואת העבודה המבוקשת מ-Day One? או שרק אחרי חתימת החוזה למיקור חוץ, החברה תתחלי לחפש, תגייס ותכשיר עובדים לתחום המבוקש למיקור חוץ?
• האם יש "חורים" בתחום המיקור חוץ, כגון החובה החוקית, או לפי תקנות, או פרי הסכמי עבודה קיבוציים או אחרים, שמחייבים להפוך כעבור תקופת זמן מוגדרת, את העובדים הללו, מעובדי קבלן חיצוני של מיקור חוץ, לעובדים פנימיים קבועים, או זמניים, בתוך הארגון? זו נקודה קריטית בקבלת ההחלטות לגבי מיקור חוץ. זאת, כי עובדים קבועים ואפילו זמניים קשה ויקר לפטר, או להניע אותם בין תפקידים ויחידות בתוך הארגון, לאור הצרכים המשתנים, ובתלות ברגולציות המקומיות במדינת היעד, בה מבוצע הפרויקט. חוקי העבודה בצרפת שונים לגמרי מחוקי העבודה בארה"ב או בסין.

הנושאים של "נאמנות למקום העבודה" ו"נאמנות למקצוע" הם פרמטר מאוד קריטי. חברת מיקור חוץ, שיודעת לטפל בנושאים הללו, "תספק את הסחורה" בצורה טובה יותר. זאת, כי מצד אחד יש גמישות רבה יותר בהתאמת השירות לצרכי הלקוח ומצד שני העובדים נמצאים במסגרת יותר משפחתית ויותר ממוקדת מטרה.

כך, נוצרת סביבת עבודה, שבה גם הלקוח יותר מרוצה וגם העובד יותר מרוצה. בעיית "הנאמנות הכפולה" (של העובד מצד אחד ללקוח עבורו הוא עובד, ומצד שני לחברת מיקור החוץ המשלמת את שכרו) הרבה יותר מעומעמת, משום שהעובד מרגיש ,שביתו נשאר בחברת מיקור החוץ והוא אינו "בורג במכונה" המייצרת "גולגלות להשכרה".

בנוסף, הפיקוח המקצועי ורמת ההכשרה המקצועית של העובד יותר טובים, בגלל הקשר ההדוק של כל עובד עם הצרכים השוטפים של הלקוח, שנבחנים כל הזמן. בכך, מספקים תפוקה גבוהה יותר מכל עובד והשגה יותר טובה של מטרות הארגון ומקבלי השירות של מיקור חוץ.

עובד שבע רצון נותן שירות טוב יותר ללקוח הסופי. זו לא סיסמה אלא מציאות חיים.

חברה, שרואה את הקשר ללקוח מקבל שירותי מיקור החוץ יותר מאשר "שורת הרווח", או אחוז מהרווחים, מול ההתנהלות של החברות הגדולות למיקור חוץ – תצליח לטווח ארוך.

ניסיון העבר הראה ופעמים רבות כיצד חברות למיקור חוץ זכו במכרזים בזכות מחיר התחלתי נמוך, ולאחר מכן החלו ללחוץ על הלקוח להעלות מחירים, החלו סכסוכים ואף היו מקרים של נטישת חברה או הפרות חוזה ותביעות הדדיות.

הרצון של "זכייה בכל מחיר" אינו מתאים לעולם ה-ICT, כי הלקוחות מחפשים סינרגיה בין הספק ללקוח. הלקוח הנבון מבין בסופו של תהליך, שעבור מחיר אולי מעט יותר גבוה, הוא מקבל רמת שירות אחרת, שעונה לציפיותיו.

שורה תחתונה 

בבחירת פתרון שירותי מיקור חוץ לעסק, שמבקש לבצע פרויקט של תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל, יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של בעל העסק.

חשוב, שכל פתרון שייבחר, יסופק עם הסכם SLA (הסכם רמת שירות) מחייב וברור, כיוון שעובדים (גם בחו"ל) נוטים לחלות, לצאת לחופשות, או לצאת לחופשת לידה (יש מדינות שבהם גם הגברים וגם הנשים זכאים לחופשת לידה) וכיו"ב, אבל הפרויקטים לא מחכים עד שהם יחזרו מהחופשה.

לקבלת הצעת מחיר עבור התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב בחו"ל  

התקנת תשתיות תקשורת ומחשוב

 Is It Smart To Outsource Your Chores?