מרכזיות טלפון למשרד: האם יש צורך עדיין במכשירים ומרכזיה פיזית?

מרכזיות טלפון למשרד

✅ עסקים עדיין רוכשים מרכזיות טלפון למשרד כולל טלפוניים עסקיים פיזיים המוצבים על השולחנות של המנהלים והעובדים ומרכזיות פיזיות המותקנות בעסק.

✅ מרכזיות טלפון למשרד פיזיות – האם זה הכרחי?

✅ מה מתאים למנהלים ועובדים הנמצאים בתנועה ובדרכים? מה התחדש בתחום זה?

עסקים רבים בישראל נרתעים משום מה מהמעבר לענן, ולכן בוחרים לרכוש מרכזיות טלפון למשרד אצלם בעסק. יתרה מכך, גם עסקים, שבחרו במרכזיה בענן או במרכזיה וירטואלית, לא מוכנים לעבור לשימוש ב-Softphones (טלפונים וירטואליים מבוססי תוכנה) ורוצים לראות טלפון פיזי על השולחן שלהם. כיום רוכשים טלפוני IP הנראים די דומה לטלפונים האנלוגיים הוותיקים והישנים (רק בתוספת של גימיקים. למשל, מסך קטן וצבעוני).

הטרנד האחרון הוא רכישת טלפוניים שולחניים מבוססים מערכת הפעלה אנדרואיד עם מסך מגע צבעוני קטן עד בינוני, טלפונים שולחניים המתנהגים ומתופעלים בדיוק כמו כל סמארטפון אנדרואיד המצוי בשוק.

המחירים של הטלפונים הללו נמצאים בצניחה חופשית ונמצאים בטווחי המחירים של סמארטפונים סיניים (כלומר: בין 500 ₪ ל-1,300 ₪, תלוי בשם המותג, בדגם הספציפי, בגודל המסך ובעושר התכונות של המכשיר), ואת התחום הזה מובילים בשוק 2 ספקים גדולים: גטר-טק.

במציאות של השוק העסקי הישראלי, חלק לא קטן מבעלי העסקים בישראל, אינם מעכלים עדיין את העובדה, שהטלפון החכם, שיש להם ביד, יכול להיות גם השלוחה של הטלפון העסקי שלהם ומחובר למרכזיה העסקית, בדיוק כמו כל טלפון עסקי שולחני משוכלל, ואין צורך בכפילות הזו.

למה עסקים עדיין רוכשים לעצמם טלפוניים פיזיים וכן מרכזיות טלפון?

עסקים רוכשים את הפתרונות בעיקר בגלל המחיר (כאשר מטעים אותם לחשוב שהוא זול יותר), וגם בגלל ההרגלים הישנים. יש כאלה הרוכשים בגלל הסטטוס, להראות לכולם, שיש להם בעסק טלפון עסקי על השולחן ומרכזיות טלפון למשרד קטנה ומשוכללת עם המון אורות צבעוניים. חלק חושבים, שאם המרכזיה והטלפונים נמצאים אצלם בעסק וזה רכושם (או בליסינג חכירה או כל הסדר עסקי דומה), אז זה גם יותר מאובטח ומספק יותר שרידות. כמובן, שמדובר באשליה.

בתחום עולם טלפוני IP-SIP, יש כיום תחרות מאוד עזה. מחירי הטלפונים נפלו מתחת ל-100 דולרים ליחידה (ברכישת כמות משמעותית של מכשירים). עסקים וארגונים רבים בישראל מחפשים טלפוני IP זולים, משום שרוב השיחות העסקיות עברו לסמארטפונים ואין הצדקה לרכוש ולהציב טלפוני IP יקרים ומתקדמים על השולחן, כשבסמארטפון ניתן לקבל יכולות יותר טובות וללא עלות נוספת (מעבר לעלות רכישת הסמארטפון).

יחד עם זאת, הצורך בטלפוני IP המחוברים למרכזיה הארגונית לא נעלם. בנוסף, לא בכל מקום ניתן להפעיל סמארטפונים (בגלל מיסוך של הקירות או בגלל היעדר כיסוי מספיק). גם קשה יותר לשלוט בסמארטפונים, במיוחד אם הם של העובדים עצמם (BYOD).

הבעיה המרכזית, שניצבת בפני בעלי העסקים, שאין להם מומחי תקשורת בתוך העסק: מה הפתרון הטוב ביותר והמתאים לעסק ולצרכיו?

השונות בביצועים ובמחירים בין טלפוני ה-IP הקיימים בשוק היא מדהימה. המחירים של טלפוני IP נעים בין 200 ₪ ל-6,500 ₪. הפערים הענקיים הללו במחירים נובעים מהתכונות והיכולות של כל מכשיר ומשם המותג העומד מאחורי המכשיר.

האם אפשר לשרוד בלי הטלפונים העסקיים הפיזיים הללו?

התשובה הנחרצת היא: כן.

אנו חיים בעולם, שבו כמעט כולם משתמשים בסמארטפון שלהם גם לצרכי העבודה, וזה כולל יישומים חברתיים דוגמת WhatsApp, רשתות חברתיות, דוא"ל, צ'טים, סקייפ (קול ואו וידאו), וכיו"ב, בתוך מקום העבודה, בבית או בדרכים, בארץ וברחבי העולם.

דהיינו: ככל המסתמן, העידן של הטלפון הפיזי השולחני – מת עבור מרכזיות טלפון למשרד. יש לו כבר כיום חלופות טובות הרבה יותר.

לכן, פתרונות, שמשלבים את שני העולמות (אם יש בעסק עדיין את "העולם הישן" הפיזי), הם "הפתרון המנצח", לדעת החוקרים. יש בכך גם שמירה על השקעות העבר ועל המערכות הישנות הנמצאות עדיין בעסק (דוגמת פקס, טלפונים אנלוגיים ו-IP פשוטים ומערכות ישנות אחרות), וגם קפיצת מדרגה קדימה ליתרונות הטמונים בענן הציבורי.

כיום, לעסקים קטנים, בדיוק כמו לעסקים גדולים, יש לעיתים אותם צרכים בתחום התקשורת והטלפוניה. זאת, במיוחד כאשר יש לעסקים הללו שלוחות וסניפים, בין ברחבי הארץ ובין ברחבי העולם, או שהמנהלים והעובדים (לפחות חלקם), מבצעים את עבודתם כשהם בתנועה (בארץ או בעולם), מחוץ לכותלי המשרדים שלהם.

במושג "שלוחות" נכללים גם המקרים בהם העסק מעוניין, ששלוחת טלפון בביתו של בעל תפקיד בעסק תהיה מחוברת למרכזיה הארגונית וכן בכל המקרים, שבהם יש רצון או עניין לחבר את הסמארטפונים של המנהלים והעובדים למרכזיה העסקית, כשהם נמצאים בכל מקום ברחבי הארץ או ברחבי העולם.

מהם היתרונות של שימוש במרכזיית IP אחת בענן?

• כל השיחות בתוך העסק ובין כל שלוחותיו הן שיחות פנימיות (בד"כ ללא עלות, או בעלות אפסית).
• ניתן לשלוט יותר בקלות על ההוצאות של העסק על טלפוניה ותקשורת מקומית ובינ"ל.
• ניתן להגן טוב יותר על שיחות טלפון רגישות וחשובות.
• ניתן לשלוט טוב יותר על איכות השיחות, קצה לקצה.
• שירותי ערך מוסף דוגמת: הקלטת שיחות, Call Center, ניידות בשימוש בסמארטפונים, הגנות סייבר ועוד, הם חלק בלתי נפרד מהשירות (ובעלויות אפסיות) ולא דורשים אינטגרציה מספקים חיצוניים.
• ניתן לשלב טוב יותר שירותי שיחות ועידה, כולל שימוש בווידיאו לשיחות ועידה.
• ניתן לנתב טוב יותר שיחות של לקוחות ושותפים לשלוחה המתאימה עבור מרכזיות טלפון למשרד.

מהן החלופות להחלפת הטלפון השולחני הוותיק?

1. הסמארטפון הנמצא בידי כל מנהל ועובד.
2. "מערכת ראש" (מתאימה בעיקר למוקדנים ולמי שלא עוזב את שולחן העבודה עמדת העבודה שלו במהלך עבודתו).
3. תוכנת VoIP המותקנת על המחשב הנייד, הטאבלט (או על הסמארטפון).
4. טלפון שולחני, שהוא טרמינל בלבד, כלומר: הוא מחובר לענן ומהענן הוא מקבל את כל היכולות שלו.
5. טלפון אלחוטי נייד (נפוצים בשוק: טלפוני DECT, טלפוני בלוטוס' וגם טלפוני WiFi). לסוגי הטלפונים הניידים והאלחוטיים הללו (DECT, Bluetooth ו-VoWiFi), יש יכולת להתחבר למרכזיית IP מכל סוג (כולל מרכזיה בענן), ניתן לקבל בהם איכות קול של HD וניתן להסתובב איתם ביד עד לטווח של כ-30 עד 50 מטר מבסיסי השידור בתוך מבנה, או עד 250 עד 300 מטר מחוץ למבנה (אם יש בסיסי שידור אלחוטי מחוץ למבנה).
6. טלפונים שולחניים, שמשולבים במרכזיות טלפון למשרד, למשל, במערכות של שיחות ועידה וחדר ישיבות חכם.

האם יש יתרונות בשימוש במערכות ראש?

מנהלים ועובדים (לרבות עובדי מוקד מכל סוג) משתמשים במערכות ראש (שהן למעשה אוזניות) לצרכי מרכזיות טלפון למשרד מהסיבות המרכזיות הבאות:

• כתחליף לטלפון פיזי על השולחן. יש מערכות ראש המאפשרות לדבר בעמידה ובהליכה ברחבי המשרד.
• כתחליף לרמקול ולמיקרופון (של המחשב הנייח או הנייד). מערכת ראש מתאימה מאוד למערכות של מרכזיות טלפוניה וירטואלית (דוגמת IP-Centrex) וטלפוניה בענן, בה בעסק אין מרכזיה עסקית פיזית ומערכת הטלפוניה העסקית מופעלת בפועל בגישת ה-.Softphone ה-Softphone הפופולרי ביותר בשוק העסקי כיום הוא סקייפ לעסקים. השימוש במערכת ראש נוח יותר מאשר השימוש במיקרופון והרמקול של המחשב (הנייח או הנייד).
• מערכת ראש היא, למעשה, חובה לכל מי שעבודתו היא בטלפון בסביבה רועשת (או לא ממש שקטה). בעיקר הכוונה למוקדנים במוקדי שירות, לאנשי שיווק ומכירות טלפוניים, לעמדות מזכירות ולמרכזיות תמיכה מכל סוג.
• מערכת ראש יכולה להיות נלווית לשימוש בסמארטפון, במקום שרוצים לדבר בסמארטפון בלי להחזיק אותו ביד, בלי להשתמש ברמקול של הסמארטפון ומבלי להפריע לאנשים הנמצאים בסביבת הדובר (או כדי לשמור על פרטיות או סודיות השיחה מפני אנשים בסביבת הדובר).
• מערכות ראש בכלל לא חייבות חוטים. הן יכולות להתחבר למרכזיה בטכנולוגיות אלחוט דוגמת DECT, בלוטוס' (השיטה הנפוצה כיום) או WiFi. האוזניות יכולות לבצע "צימוד" גם למחשבי Windows ו-Mac ע"י שימוש בטכנולוגית בלוטוס', למכשירי טלפון בעלי IP אחר, צימוד עם סמארטפונים וטאבלטים של iOS ו-Android ועוד. טווח קישוריות אלחוטי במערכות ראש חדישות הוא עד 30 מטרים, ממכשירי בלוטוס' התומכים ב-Class 1.
• מערכות ראש, שהן אוזניות, יכולות להגיע עם הסמכה של Microsoft Skype for Business ומתאימות ל-Cisco Jabber ותוכנות נוספות לביצוע שיחות ועידה במערכות של מיקרוסופט או סיסקו ללא צורך באביזר חומרה נוסף.
• בנוסף, טכנולוגיית חיישנים חכמים מזהה כאשר לובשים את מערכות ראש מסוג אוזניות מתקדמות. הטכנולוגיה מאפשרת להשהות את הזרמת המדיה כאשר האוזניות מוסרות ומפעילה אותה מחדש בעת לבישת האוזניות.

מהם השיקולים בבחירת מרכזיות טלפון למשרד?

כמו בכל מערכת תקשורת, לניסיון ולהתמחות בתחום ספציפי יש יתרון, מאשר רכישה של עודפי ציוד מסוחר ממולח מהמזרח הרחוק, שמציע מבצעים אטרקטיביים ל"טלפונים מתקדמים" ונעלם מהר מאוד מהשטח כשמבקשים ממנו תמיכה ושירות.

הפרמטרים, שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מרכזיות טלפון למשרד לעסק:

• עמידות. זה הפרמטר החשוב ביותר בבחירה, חשוב יותר מאיכות השמע. מנהלים רוצים פתרונות טלפוניה, שאינם מתקלקלים בקלות וכן, שבעת הצורך ניתן לתקנם במהירות. חשוב, שלספק תהיה יכולת לתת שירות מהיר של החלפה ותיקון ובזמינות גבוהה, כולל מעבדת תיקונים (בישראל) ומלאי חלפים זמין לכל סוגי המערכות המשווקות על ידו.
• נוחות. השימוש במערכת חלופית חייב להיות נוח למשתמשים, אחרת הם ייטו להיפטר מהמערכת די מהר או לקלקל אותה.
• איכות ועוצמת השמע. מה שחשוב ביותר הוא: האם המשתמשים יכולים לשמוע את המתקשרים ולהפך בעוצמה ובאיכות גבוהה (רצוי איכות HD). המשמעות היא, שעוצמת השמע חזקה מספיק משני צדי הקו ואיכות השמע מתקרבת למצב של שיחה פנים מול פנים.
• תאימות. כל מערכת טלפוניה חייבת להיות תואמת באופן שקוף למרכזיה הקיימת בידי העסק ולשאר המערכות המשתמשות בטלפוניה לכל הצרכים שיש בעסק (דוגמת CRM, Call-Center, שיחות ועידה וכיו"ב).
• מחיר. סעיף חשוב ביותר. המחיר יכול להשתנות באופן משמעותי בין סוגים שונים של מערכות טלפוניה ובהתאם לאיכותן. יש לבדוק אם פתרון מספק מסוים מתאפיין ביחס עלות תועלת מכסימלי ובמחיר תחרותי.
• זמן פעולה בין טעינות. פרמטר חשוב במערכות מבוססות על סוללות פנימיות. ככל שזמן הפעולה בין טעינות יותר ארוך, כך המערכת תשרת יותר זמן ויותר טוב את המשתמשים בה.
• עברית. יש להחליט אם יש צורך, שהתפריטים בטלפון החכם יהיו בעברית (או בשפה נדרשת אחרת), או שניתן להסתפק בטלפונים עם תפריטים ואפליקציות באנגלית (מה שיש בכל סוגי פתרונות הנמצאים בשוק).
• אחריות. יש לצפות לאחריות של שנתיים לפחות לכל מערכת טלפוניה. הכוונה לאחריות המכסה על כל נזק או תקלה במערכת, למעט נזק הנגרם בזדון ע"י המשתמש או כוח עליון (מה דורש ביטוח הציוד).

האם חייבים לרכוש מכשירי IP?

לפני שרוכשים טלפוני IP עבור מרכזיות טלפון למשרד יש צורך לענות על השאלה: האם בכלל יש צורך במכשירים כאלה בעסק? התשובה לשאלה הזו לא תמיד פשוטה או ברורה לבעלי העסק.

ככלל, אין שום הבדלים בין טלפוני SIP בהתייחס לחיבור למרכזיית IP פיזית, וירטואלית או בענן. אולם, כשהמרכזייה נמצאת בענן, היכולת להשתמש בשירותי ענן לתקשורת מעל לכל מכשיר קצה (ובמיוחד הכוונה למכשירים ניידים – סמארטפונים, טאבלטים, לפטופים ומסופונים) נעשית קלה יותר וזולה יותר. דהיינו: הצורך במכשירי טלפון IP שולחניים – יורד.

קל (יחסית) לשלב מכשירים ניידים (סמארטפונים, טאבלטים ומכשירים חכמים ניידים אחרים דוגמת: מסופונים, שעונים וצמידים חכמים ועוד) במרכזיה בענן. למעשה, זו הדרך הטובה ביותר לספק שירותי מרכזיה בענן לכל העובדים, גם כשהם בתנועה בכל מקום בארץ וברחבי העולם.

מכאן, שיש צורך בבדיקה מקצועית של הצרכים העסקיים הרבה לפני שמוציאים כסף ורוכשים מכשיר טלפון IP שולחני.

הצורך בטלפוני IP פיזיים על כל שולחן בעסק ילך וירד עם הזמן. לכן, יש לשקול בזהירות כל הוצאה על טלפוני IP יקרים, שייתכן שיהיו מיותרים בתוך מספר קטן של שנים.

שורה תחתונה בתחום מרכזיות טלפון למשרד

למרות שעולם התקשורת נע מהר קדימה, הלקוחות העסקיים (מנהלים ועובדים מכל סוג) עדיין זקוקים לטלפונים כדי לענות לשיחות טלפון ולקיים שיחות טלפון, רצוי בלי רעשי רקע. יש רמות שונות של מערכות טלפוניה חדישות בהתייחס למחיר, אמינות ונוחות.

לכן, מומלץ קודם להחלטה על בחירת מערכת טלפוניה לעובדים ומנהלים בעסק, לבצע ניתוח צרכים בסיוע אנשי מקצוע, כדי להגיע להחלטה מושכלת בנושא ולתחר בין הפתרונות השונים הקיימים בשוק בתחום זה. יש לבדוק אם הפתרון, שנבחר, תומך בכל סוגי השירותים הנחוצים לעסק, כדי לקבל את מירב היתרונות של פתרונות מלאים לפי הצרכים, תחת מעטפת שירות ותמיכה אחת.

בנוסף, יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים בחתונה קתולית.

לכן נשאלות כאן השאלות:

מה הבעיה הגדולה ביותר הקיימת בקיום שיחות טלפוניות אצלך בעסק, שאתה מאמין, שתוכל לפתור בבחירת פתרון של מרכזיות טלפון למשרד?

אם אתה כבר משתמש במערכת "טלפוניה חכמה", ממה אתה לא מרוצה מהפתרון הזה? שתף אותנו.

איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לבחור בפתרון של מרכזיות טלפון למשרד, זולה ומתקדמת, פתרון המתאים בדיוק לצרכיך?

תשובות לשאלות נפוצות