תכנון מערכות מולטימדיה: מה יגרום לך לקפוץ לדור החדש?

תכנון מערכות מולטימדיה

מה חשוב לעסקים לדעת טרם ביצוע תכנון מערכות מולטימדיה?

איך בוחרים פתרונות מתקדמים וחכמים לחדרי ישיבות, שמתאימים לצרכי העסק?

מהם החידושים בתחום זה המתאימים לעסקים? כמה טיפים מעשיים.

ממי אפשר לקבל ייעוץ ותשובות לגבי תכנון מערכות מולטימדיה חכמות לעסק שלי?

 תכנון והקמת מערך המולטימדיה בעסק יכול להוות אתגר לא פשוט לכל עסק וכל ארגון ובכל סדר גודל. בין אם זה למצוא את הספק הנכון עבורך, בין אם זה לבחור בין הספקים ולהבין את הצעות המחיר המורכבות שניתנו ובין אם זה לעמוד במחירים ובתקציב שהוקצה ולדבוק במסלול הביצוע של הקמת ותחזוקת מערך המולטימדיה בעסק.

תכנון מערכות מולטימדיה חייב להיות מותאם אישית לכל כיס ולצרכי הארגון הספציפיים. אין פתרון אחד שמתאים לכולם.

ישנם ארגונים רבים, שהמיקומים שלהם על המפה מגוונים, בין אם בתוך ישראל או ברחבי העולם, כארגון המפוזר ברחבי הארץ והעולם. שירות של שיחות וידאו הוא בגדר חובה לעסקים כאלה כיום.

כיום ישנם 2 סוגים עיקריים של שיחות וידאו:

א. שיחות 1 על 1, או 1 מול 2-3 משתתפים, שמבוצעות בד"כ מעמדת העבודה האישית (מחשב נייח), או מהמחשב הנייד, מהטאבלט, או מהטלפון השולחני, או מהסמארטפון.

ב. שיחות וידאו מרובות משתתפים, שמאפשרות שיחות וידאו עם משתתפים רבים. במהלך השיחות, כל המשתתפים יכולים לשמוע אחד את השני, לצפות בתוכן יחדיו (בין אם זה מצגות, סרטונים או כל דבר אחר) ולעבוד יחדיו. בד"כ ,השיחה מתבצעת בחדר ישיבות, שיש בו ציוד מולטימדיה, או בחדר ייעודי לשיחות ועידה עם ציוד מולטימדיה, אם כי בד"כ ניתן להשתתף בשיחה הזו גם מהמחשב הנייד, מהטאבלט או מהסמארטפון, מכל מקום בעולם, דרך רשת האינטרנט.

עולם הפתרונות של שיחות ועידה וציוד תקשורת, מסכים חכמים, טלפוניה ווידיאו לעסקים, שמבצעים שיחות ועידה, עובר טלטלה ושינויים מהירים ביותר.

שיחות ועידה בווידאו, שמתקיימות בעיקר בחדרים ייעודיים דוגמת חדרי ישיבות, כיתות הדרכה, חדרי לימוד, אולמות תצוגה ועוד, שיש בהם גם מסכי מגע חכמים, מניעות את העסקים המודרניים להצלחה באמצעות ייעול התקשורת והפחתת העלויות. שיחות ועידה הן מוצר הנדרש לעסקים מכל סדר גודל ובכל תחום.

במציאות של השוק העסקי הישראלי, חלק לא קטן מבעלי העסקים בישראל, אינם מעכלים עדיין את העובדה, שהטלפון החכם – הסמארטפון, שיש להם ולעובדיהם ביד, יכול להיות גם השלוחה של הטלפון העסקי שלהם ומחובר למרכזיה העסקית וניתן לקיים בו שיחות ועידה, בדיוק כמו כל מערכת עסקית שולחנית משוכללת, ואין צורך בכפילות הזו. כך, גם הצורך בחדרי ישיבות יקרים ומשוכללים עם מסכים וציוד קצה יקר לשיחות ועידה – פשוט נעלם.

בנוסף, חלק מהתקשורת בין אנשים, ובמיוחד בסביבה העסקית, טמון במה שלא נאמר. לכן מנהלים מוודאים, שהם יוכלו לראות כל תגובה ולשמוע כל מילה כדי לקבל את ההחלטות הנכונות וזה אפשרי רק בשיחת וידיאו. הכיוון היום, שמומלץ לכל בעל עסק ומנהל: מחק את המרחקים באמצעות טכנולוגיה, שעובדת ללא תלות בפלטפורמה בה אתה משתמש, ובמיקום, שבו אתה משתמש בכלים הללו.

ניתן כיום לספק שיחות ועידה באיכות של חדר ישיבות מתוך חדרים צפופים ורועשים, אך גם מהרכבת, מהרחוב ועד למשרד הפתוח – וכל המרחב ביניהם.

לקבלת הצעת מחיר לתכנון מערכות מולטימדיה לחדרי ישיבות

תכנון חדרי ישיבות חכמים

עם טשטוש הגבולות בין הבית למשרד, הפתרונות החדשים מאפשרים לשמוע, לשתף ולראות בקלות רבה יותר מכל מקום ובכל עת. הפתרונות החדשים מגיבים להתנהגות אנושית ונעשים מתוחכמים יותר כל הזמן. כלי ניהול הענן של היום מספקים נתונים אנליטיים לתובנות כעת ועוד הרבה מעבר לכך – מחר.

רבים מעוניינים לשלב את שיחות הוועידה עם מערכות העבודה הקבוצתית ועם הכלים החברתיים, שכה שימושיים היום בסמארטפונים. השילוב המבוקש ביותר כיום הוא שילוב של שיחות ועידה עם מערכת Microsoft Teams (המערכת המחליפה את Skype, שתצא במהלך של כמה שנים, מהשוק).

בנוסף, טלפוני IP השולחנים העסקיים של הדור החדש, הפכו להיות סוג של "מכשיר סלולרי" קבוע המונח על השולחן במשרד, משום שהטלפונים הללו הפכו להיות מבוססי מסך מגע צבעוני ומערכת הפעלה אנדרואיד, בדיוק כמו בסמארטפונים מבוססי אנדרואיד, שכמעט כל אחד מחזיק בידו. כך, שגם הם הפכו לכלי של שיחות ועידה, ללא צורך בציוד נפרד וייעודי לשיחות ועידה.

עסקים רבים מדי בישראל נרתעים משום מה מהמעבר לענן ולחיבורי SIP-Trunk, למרות שהם כן מסכימים להתחבר בחיבורי IP-PRI. זה בדיוק אותו דבר. לכן, הם בוחרים (גם בגלל אי ההבנה הזו) לרכוש מרכזיית טלפון פיזית ומערכות שיחות ועידה פיזיות אצלם בעסק. כך, הם גם רוכשים פתרון ישן ומוגבל ביכולותיו וגם משלמים עליו פי כמה וכמה מהחלופות הקיימות של מערכות טלפוניה ושיחות ועידה וירטואליות ובענן.

עסקים מגלים את היתרונות בהכנסת מערכות אודיו ווידיאו מתקדמות לחדרי ישיבות ומעבר לשיטות "עבודה קבוצתית". לכל עסק וארגון, קטן כגדול, יש לפחות חדר ישיבות אחד, והצורך של העסק לייצר מפגשים איכותיים ובעלי משמעות עסקית לכל המשתתפים בישיבות בחדרי הישיבות הוא ממשי ואף אקוטי.

עולם התקשורת והטלפוניה העסקית מתפתח מהר והלקוחות לא מוכנים להסתפק היום בטלפוניה הישנה ובמערכות הישנות, כשביד יש להם סמארטפונים מתקדמים עם יכולות מולטימדיה מתקדמות ואיכותיות.

לכן, חדרי ישיבות, כולל משרדים קטנים וגדולים, שמשמשים אף הם כ"חדרי ישיבות" לכל עניין וצורך, מקבלים שדרוג והופכים ל"חדרי ישיבות חכמים" עם מערכות AV (אודיו וידיאו), שמשלבות שירותי מולטימדיה בענן ושירותי תצוגה על מסכים חכמים עם יכולת גישה איכותית מכל מכשיר קצה, מכל מקום, גם ממנהלים ועובדים הנמצאים בנסיעה בדרכים או בחו"ל.

חדר ישיבות חכם ואינטראקטיבי משנה את כל שיטת העבודה בעסק, משנה את התצוגה של מצגות, מסמכים, סרטונים וכל מידע, בחדר הישיבות. כך, "עבודה שיתופית" ויעילה הופכת לדבר קל, פשוט וגם מהנה.

ההתקדמות הטכנולוגית הפכה את היכולת לשתף אנשים בישיבות גם באופן וירטואלי לדבר ממשי ומוחשי וכבר כיום יש יכולת לשלב משתתפים במערכות וירטואליות תלת-ממדיות הקרויות VR – Virtual Reality. בשוק העולמי יש פתרונות מלהיבים לא מעטים בתחום הזה, דוגמת שירות Facebook Spaces, עם פוטנציאל לשימושים עסקיים רבים, ושירותים נוספים מתחרים בתחום "העבודה הקבוצתית" דוגמת אלה של חברת Slack, שמתחרה "ראש בראש" בפתרונות של מיקרוסופט, סיסקו וכיו"ב.

חדרי הדרכה, אודיטוריום וכיתות לימוד

יש בשוק לא מעט ספקים לשירותי אפיון, תכנון והקמה, ניהול ואינטגרציה, בפרויקטים עתידי ידע וטכנולוגיה, שמתמחים, בין היתר, בתחומי הקמת מרכזי שליטה ובקרה, "חדרים חכמים", שילוט דיגיטלי, ציוד ומערכות AV (אודיו-וידאו) לחדרי ישיבות ועוד.

אחד מקווי הפתרונות המובילים הוא התקנה של מסכי מגע חכמים לחדרי ישיבות, חדרי הדרכה, כחלק מפתרון מתקדם ואינטגרטיבי לחדרי לימוד, בעסקים וארגונים מכל סדר גודל, בבתי ספר, במכללות ובאוניברסיטאות.

בד"כ ,הבחירה היא באינטגרטור המבצע את כל הנדרש לעסקים (החל מתכנון וכלה בתחזוקה שוטפת), תחת קורת גג אחת, לכל דרישה וצורך, בעסקים מכל סדר גודל.

כיום מתקינים מסכים גדולים (85 אינץ' ואף יותר) בחדרי הדרכה, אודיטוריום ובכיתות לימוד. מה מאפיין את המסכים הללו (מלבד השוני במערכת ההפעלה החכמה הקיימת במסכים)?

• רזולוציה של הקצה העליון – UHD (4K) הפך לחובה. בעתיד נראה דרישה הולכת וגוברת למסכים של 8K.
• מסך מגע רגיש, כולל אפשרות שימוש בעט (Dynamic Pen), בדיוק כמו השימוש במסך של סמארטפון.
• רמקולים איכותיים של הקצה העליון בעוצמה של 80 וואט לפחות.
• חיבורים חיצוניים מכל סוגים ולכל צורך, כולל חיבור WiFi מובנה.
• יכולת גישה לעשרות משתמשים בו זמנית ומרחוק, דרך מערכת המולטימדיה.
• עדכון המערכת מרחוק דרך רשת האינטרנט.
• שימוש רק במערכת חסכונית בצריכת אנרגיה בכל מרכיביה (מוצרים "ירוקים").
• חובה: תאימות למערכות חיבור של מצגות של מיקרוסופט, גוגל (Google Cast), אפל (AirPlay) ועוד, לפי הדרישה המקומית של התלמידים \ סטודנטים \ מרצים \ עובדים \ מנהלים וכיו"ב.
• שליטה מרחוק במערכת המולטימדיה דרך הענן.

תכנון מערכות מולטימדיה – פירוט השלבים

תכנון מערכות מולטימדיה הוא תחום המשלב בתוכו ידע טכני, הבנה בתחומים שונים המשיקים לעיצוב פנים וכן מידה רבה של יצירתיות. חללי מולטימדיה מעוצבים הם חלק בלתי נפרד ממשרדים של ארגונים ועסקים, איך מתבצע התכנון?

א. תכנון כללי של החלל והצרכים הספציפיים לכל פרויקט

מערכות AV (אודיו וידאו) בנויות בהתאם לתכנון קפדני המתחשב בכמות האנשים הצופים ומאזינים למערכות המולטימדיה, כאשר נעשה שילוב בין מיקום המשתתפים ובין הרמקולים השונים לניצול מלא של מערכת השמע, תכנון הישיבה מול המסך או המסכים השונים, שיוצבו בחלל וכן התאמה של מקומות הישיבה בתוך החלל הנתון במרחק מתאים לצפייה והאזנה.

ב. סקיצה ראשונית המבוססת על התכנון הכללי

לאחר שנקבעו הצרכים המדויקים מהחדרים השונים והמשתתפים, שישתמשו בהם וישלבו את מערכות המולטימדיה, מחושב גודל החלל ונבנית סקיצה בסיסית של ההתקנים השונים, שיוצבו בחדר. הסגנון העיצובי השולט כיום הוא סגנון מינימליסטי, והמערכות השונות והחיווט המחובר אליהן נסתרים מהעין. בגלל היכולת להשתמש באלחוט דוגמת WiFi, מומלץ להימנע מתכון פריסת חוטים פיזיים ובמיוחד חיווט גלוי בחדר בו מותקן ציוד מולטימדיה.

ג. תכנון מדויק ומפרטים טכניים

תכנון מדויק של המערכות מאפשר לתכנן את המרחב סביב החלל הפתוח. למשל, באמצעות נישות ייחודיות. למשל, באמצעות מבני גבס, או תקרות צפות המסתירות חלק מהחיווט של המסכים או המשטחים עליהם מוקרן הווידאו, כך שיש שילוב בצורה הרמונית.

ד. תכנון מערכות השמע בהתאם לגודל וצורת החלל

מערכות השמע השונות מתוכננות בהתאם לצורת ולגודל החדר. חדרים בצורת מלבן או ריבוע יהוו חלל אקוסטי שונה מחללים עגולים או אובלים. כ"כ, השימוש בחומרים שונים בקירות, ברצפה ובתקרה עצמה ישפיעו על היכולת האקוסטית שלהם.

במהלך התכנון נלקח בחשבון גם המיקום של חדר המולטימדיה ביחס לחללים אחרים במקום, והחדר נבנה עם התחשבות בצרכים כמו הפרדה אקוסטית בין החדרים השונים (כמו למשל, כדי לשדר מספר סרטים במקביל במספר חללים שונים, מבלי שיפריעו זה לזה), או דווקא ההיפך – הימנעות מאיטום אקוסטי מוחלט כדי לאפשר חדירת צליל לגינה חיצונית או חלל נוסף.

ה. תכנון מערכות הישיבה בחדר \ משרד

מעבר לתכנון מערכות המולטימדיה עצמן, נעשה תכנון מדויק של מיקום הישיבה בחדרים המשלבים מערכות אלו, בהתאם לצרכים השונים. אם מדובר בחדר המיועד להקרנה בפני קהל גדול, כמו אודיטוריום או חדר קולנוע, מערכות הישיבה תתוכננה כך, שהן פונות למסך אחד או למספר מסכי משנה, ואם מדובר בחדר ישיבות או חדר קולנוע פרטי קטן, מערכות הישיבה תתוכננה בהתאם.

ו. בחירת הטכנולוגיה שתשמש בחללים השונים

הקצב המהיר בו טכנולוגיות משתנות בשנים אלו, מצריך תכנון מדויק עם אפשרות לבנייה מודולרית של מערכות האודיו והווידאו השונות. בחירת הטכנולוגיה החדשנית תאפשר שימוש בה לזמן ארוך יותר, אך לעיתים יש להחליף מרכיבים שונים בה, ולכן התכנון צריך לקחת בחשבון גם את התרחבות או שדרוג עתידי של המערכות.

בדומה לתכנון אדריכלי, פעמים רבות נבנה מודל תלת-ממדי המדמה את המערכות השונות, ומאפשר צפייה בתוכנית הקיימת ושינוי שלה בהתאם לצרכים השונים של כל פרויקט. יש כיום כלי תכנון המראים כיצד ייראה החדר – בהדמיה מלאה.

טכנולוגיות האודיו והווידאו מתקדמות בקצב מהיר במיוחד. מדי שנה יוצאות לשוק גרסאות חדשניות של מקרנים, מערכות הגברה, רמקולים ומסכים, כדי לענות על הדרישות של לקוחות בשוק הפרטי והעסקי כאחד. ממנהלים המעוניינים לספק פתרונות מתקדמים להקרנת מצגות בחדר הישיבות, דרך מרכזי מבקרים, שברצונם לשכלל את החוויה למבקרים ועד לבעלי דירות, משרדים ועסקים קטנים, שמחפשים את מערכת המדיה המתקדמת ביותר בשוק, ישנו מגוון רחב מאוד של מוצרים, אותם חשוב להתאים לצרכים של הלקוח הסופי המשתמש במערכות הללו. האופי המתקדם של מערכות המולטימדיה היום מצריך מאנשי המקצוע, שמתכננים, מתקינים ומתחזקים את המערכות הללו, ידע רב-תחומי ויכולות לשילוב של כמה סוגי מוצרים ביחד, כדי לספק מעטפת כוללת ומקיפה.

ז. תיחור ספקים

ניסיון רב שנים הוכיח, שתיחור ספקים במכרז פתוח (לכל), או מכרז סגור (בין מספר חברות, שהוזמנו להגיב למכרז), על בסיס מפושט וכתב כמויות אחיד וברור, מסייע למזמין \ בעל העסק לחסוך כ- 30% לפחות, בעלות הסופית של מערכות המולטימדיה, לרבות במערכות השליטה והבקרה של מערכות המולטימדיה הנדרשות לעסק.

האם יש מתחרים בתחום?

בהחלט. לא מעט. זאת, בעיקר בתחום המערכות לחדרי ישיבות. בתחום המסכים החכמים, חברת DM (כיום חלק מקבוצת תדיראן טלקום) היא "מובילת שוק".

אחת ההתפתחויות המרתקות היא המיזוג בין חברת הענק פלנטרוניקס (Plantronics) לבין חברת פוליקום (Polycom) (פלנטרוניקס רכשה את פוליקום), שהתמחתה בפתרונות של טלפוניIP  חכמים ומערכות לשיחות ועידה. בעבר היה לפוליקום מרכז פיתוח די גדול בישראל, שנסגר. המיזוג הזה יצר חברה חדשה, מתקדמת ומאוד חזקה בשוק העולמי בשם פולי (Poly), עם מגוון רחב של פתרונות לעסקים, לרבות בתחום שיחות הוועידה.

הפתרונות של Poly נמכרים בארץ ע"י מגון רחב של יצרנים, מפיצים ספקי תקשורת וגם ע"י אינטגרטורים המתמחים בשיחות ועידה דוגמת: חברת ועידן מקבוצת סלקום, חברת "נקסטל מערכות", קבוצת בינת תקשורת מחשבים ועוד.

לאחרונה, דרור מערכות תקשורת, הנציגה הבלעדית של חברת ATEN בישראל, החלה להציע ללקוחותיה מגוון פתרונות AV מתקדמים, והשיקה בישראל שני ממתגי 4K  חדשים לחדרי ישיבות. פתרונות מסוג זה מקלים משמעותית על אופן ניהול המערכות, שכן הם מאפשרים ממשק ניהולי יחיד ונח לתפעול, במיוחד במערכות מולטימדיה מבוססות איכות של 4K, לכל סדר גודל של משרד או חדר ישיבות.

מי עוד מספק מערכת ניהול, מולטימדיה, תקשורת אודיו \ וידאו לחדרי ישיבות חכמים?

רוב העסקים יעדיפו לקבל שירות מלא קצה לקצה כולל התקנת כל האביזרים הנלווים בחדר הישיבות החכם (כולל מסכים, רשת אלחוטית, חשמל, תוכנות שליטה על המקרן וכיו"ב), מספק \ אינטגרטור אחד, שמספק פתרון All-In-One. מתחרים נוספים בשוק הזה (חלק מספקים את הפתרונות דרך מפיצים ואינטגרטורים ולא ישירות ללקוחות הקצה): ,Cisco Spark Board קרמר (Kramer) מירושלים, DM – Dedicated Micros קרסטרון (Crestron), אודיוקודס, בזק, בזק בינלאומי ועוד.

תכנון מערכות מולטימדיה – תשובות קצרות לשאלות נפוצות

מה נדרש לבדוק טרם רכישת מערכת מולטימדיה למשרד?

טרם הרכישה מומלץ לבצע את הפעולות והבדיקות הבאות:

• לבדוק את צרכי העסק בתחום שיחות הוועידה התקשורת והטלפוניה במבט של 5 שנים קדימה (לפחות).
• לשאול את השאלה הבסיסית הראשונה: האם לא כדאי לחבר את הסמארטפונים של העובדים למרכזיה העסקית ולמערכת שיחות הוועידה, שתהיה בענן?
• להחליט אם העסק זקוק למערכות תקשורת (מרכזיות טלפון) מקומיות (On Premise), או וירטואליות (דוגמת IP-Centrex, Hosted PBX ו-VPS), או טלפוניה בענן (מה שמומלץ כיום בצורה בולטת על פני כל חלופה אחרת).
• להחליט אם בעסק יהיה שימוש כעת או בקרוב במערכות טלפוניה חברתיות – עסקיות דוגמת "סקייפ לעסקים", ובעתיד Microsoft Teams"", שמשולבות עם "אופיס 365" (או מערכות חברתיות מספקים מתחרים הקיימים בתחום הזה).
• להחליט מהן התכונות הנדרשות מהמרכזיה ומהטלפונים הנלווים למרכזיה לצרכי העבודה ולשיחות ועידה, ובמיוחד בתחום "העבודה הקבוצתית" ומעבר ל"תקשורת אחודה". למשל:
• תאימות מלאה לתקן SIP. זה תנאי בסיסי מחייב לכל מערכת שיחות ועידה, לכל מרכזיית IP ולכל טלפון IP מכל סוג.
• תמיכה מלאה בעברית (חובה, ברוב העסקים בישראל).
• תאימות לסקייפ (או למערכת VoIP אחרת) – בכל מקום, שבו כבר נעשה או ייעשה בקרוב שימוש ב-Office 365 ובשירותי הענן של מיקרוסופט (או של כל חברה מתחרה).
• מערכת אבטחה והגנה מלאה ומקיפה מובנית במערכת, או כשירות נלווה למערכת.
• רמת שרידות והתאוששות מתקלות (או מאסון) מהירה.
• יכולת הקלטת שיחות מובנית (דרישה רגולטורית, שכבר קיימת בתחומי פעילות עסקית רבים). אם שיחות הוועידה הם חלק ממוקד שירות (Call Center), יש לבדוק היטב האם הרגולציה החדשה של "חוק 6 הדקות" חלה על השירות הזה.
• יכולות של Call Center בסיסיות עם ממשק CTI – "ממשק טלפוניה" (נדרש בכל עסק המספק גם שירות ותמיכה טלפונית).
• תאימות מלאה לרגולציות קיימות במיוחד בתחום ההגנה על הפרטיות (דוגמת GDPR).
• יכולות של BI (ר"ת: Business Intelligence) ו-AI (אינטליגנציה מלאכותית), כדי להפיק תועלת עסקית מהמערכת ויכולת ניתוח והסקת מסקנות מהתעבורה העוברת בה.
• תאימות ומוכנות לטכנולוגיות טלפוניה חדשות (ובמיוחד טכנולוגית WebRTC).
• תמיכה בווירטואליזציה: VMWare או Hyper-V (במה שמשתמשים במערכות המחשוב בעסק) ותאימות לכל המערכות העסקיות המשלימות הקיימות בעסק, במיוחד מערכות CRM ו-ERP.
• לשאוף, שהמצלמות במכשירי הקצה תהיינה ברמת איכות של 4K והשמע מהרמקולים ממכשירי הקצה יהי ברמת איכות של HD.
• חיבור לנתב שיחות (אם נתב השיחות אינו חלק מובנה במערכת).
• חיבור קל ומהיר לשלוחות סלולריות בסמארטפון (וברשתות WiFi, היכן שיש).
• תכונות נוספות הנדרשות לפי צרכים ספציפיים של העסק ועובדיו: אפשרות לחיבור ל-LDAP עסקי, יכולת חיבור ל-Outlook, אפשרות תמיכה מלאה ב"תקשורת אחודה" (Unified Communication-UC), אפשרות לזיהוי קולי (ולניתוב שיחות קולי), אפשרות תמיכה מלאה ב"עבודה קבוצתית", אפשרות לניהול עצמי בפורטל אינטרנטי, כולל ניהול יכולות המתקדמות דוגמת: Fax2Mail, העברת הודעות תא קולי למייל, ניהול קל של המספרים והתאים הקוליים של כל העובדים, פורטל אישי לכל עובד בשליטתו המלאה, חיבור קל לשירותים נוספים ומקבילים ולמערכות מקבילות דוגמת: מערכות פיקוח כניסה, מצלמות אבטחה, מערכות אבטחה אלקטרוניות, מערכות כיבוי אש וגילוי עשן, מערכות כריזה ועוד.

מהם היתרונות בשימוש במערכת הנמצאת בענן?

היתרונות של שימוש במערכת בענן, שתספק שירותים לכל השלוחות והסניפים בכל מקום בארץ ובעולם, הם די ברורים:

• כל השיחות (לרבות שיחות וידיאו באיכות) בתוך העסק ובין כל שלוחותיו הן שיחות פנימיות (בד"כ ללא עלות, או בעלות אפסית).
• ניתן לשלוט יותר בקלות על ההוצאות של העסק על הוצאות הטלפוניה והתקשורת מקומית ובינ"ל, שנדרשת לצרכי שיחות ועידה.
• ניתן להגן טוב יותר על שיחות רגישות וחשובות.
• ניתן לשלוט טוב יותר על איכות השיחות, קצה לקצה.
• שירותי ערך מוסף דוגמת: הקלטת שירות, Call Center, ניידות בשימוש בסמארטפונים, הגנות סייבר, גיבוי ועוד, הם חלק בלתי נפרד מהשירות (ובעלויות אפסיות) ולא דורשים אינטגרציה מספקים חיצוניים.
• ניתן לשלב במערכת בענן מערכות עיבוד וניתוח נתונים חכמות (AI, ML, BI).
• אפשרות לשלב בקלות טכנולוגיות תקשורת וטלפוניה מתקדמות (שהן העתיד של הטלפוניה העסקית) דוגמת WebRTC ומערכות VR (ר"ת: Virtual Reality) ו-AR (ר"ת: Augmented Reality), טכנולוגיות, שתתפוסנה מקום חשוב ומרכזי בחדרי שיחות ועידה בשנים הקרובות.
• אין הוצאות הכרוכות בניהול של מערכת פיזית בעסק ובכלל זה: הקצאת שטח למערכת, חשמל, מיזוג אוויר, מסכים מיוחדים, כבלים, תחזוקה שוטפת, ביטוח, חלפים, רישיונות, שדרוגים, עלויות הקלטות, עלויות הגנה (גם פיזית וגם מפני סייבר והונאות) וכיו"ב. בקיצור: "בור בלי תחתית" של הוצאות בלתי נשלטות, לאורך זמן, למי שנשאר "בעולם הישן" של מרכזיות פיזיות בעסק.

מדוע לא לסמוך על קבלנים שיתכננו וייתנו גם יעוץ לעסק?

ספקים אינטגרטורים מרוויחים ממכירה והתקנת ציוד אותו הם מייבאים, או מייצגים את היצרן בישראל.

במציאות, הציוד שמתאים להם אינו תמיד הפתרון המתאים לפרויקט וללקוח.

עלינו לזכור כי קבלן הוא קבלן, ואינו מתכנן ואינו עצמאי בבחירת הפתרון, כי הוא מרוויח ממכירת והתקנת פתרון מסוים. הקבלן נוטה למכור את מה שמעניק לו רווח מידי ולאו דווקא את מה שמתאים לצרכיו או לתקציבו של המזמין.

לכן, יש לבצע הפרדה מוחלטת בין תכנון ואפיון המערכות לבין הביצוע והפיקוח על הביצוע. עלינו לזכור, שיועץ ומתכנן עצמאי עובד עבור המזמין ומייצג אך ורק את האינטרסים של המזמין, בעוד שלקבלן \ אינטגרטור יש ניגוד אינטרסים מובהק, בכך שהוא מייצג את היצרן אותו הוא מפיץ בשוק.

כאשר תתעוררנה מחלוקות מקצועיות בינו לבין המזמין, תמיד תהיה ידו של הקבלן על העליונה, באין יועץ אובייקטיבי, שיבדוק ויחווה דעתו. היועץ מייצג את האינטרסים של המזמין כפי שעו"ד מייצג את האינטרסים של הלקוח מול הרשויות ורואה החשבון מייצג את הלקוח מול רשויות המס.

שימוש נכון ביועץ גם בשלב ההתקנה וההפעלה יסייע לשמור על ההשקעה הכספית של המזמין. קבלנים ינסו לפעמים "לעגל פינות", וללא נציג טכני עצמאי השומר על האינטרסים של המזמין, יתכן כי המערכת המותקנת לא תהיה המערכת שתוכננה. ללא יועץ, המזמין לעולם לא ידע האם ההתקנה בוצעה לפי התכנון. ללא בדיקת היועץ, לא ניתן לדעת כי המערכת עומדת בהגדרות המפרט. המזמין יעביר תשלומים לקבלן רק לאחר אישורו של היועץ כי הקבלן סיים את עבודתו. היועץ יאשר כי המערכות שהתקין הקבלן עומדות בדרישות המפרט הטכני עליו חתום הקבלן, וכי כל המערכות מכוונות, מתוכנתות, ומתפקדות כראוי. מדובר בתהליך מסירה של בדיקות, רג'קטים, בדיקות חוזרות, עד להשלמת המתקנים ומכתב מסירה סופי. שיטה זו היא הדרך היחידה של המזמין לוודא, שקיבל את התמורה המלאה לכספו ולהבטיח קבלת תיעוד מערכת, ביצוע הדרכות ללקוח, ועמידה בתנאי הסכם אחריות ושירות רב שנתי מצד הקבלן.

חשוב לכלול עלות יועץ מולטימדיה בתקציב הפרויקט מהתחלה. הניסיון מלמד, שהחיסכון המתקבל בעזרת ייעוץ מקצועי ותיחור ספקים, עולה בהרבה על עלויות שכ"ט היועץ.

שורה תחתונה בתחום תכנון מערכות מולטימדיה

למרות שעולם התקשורת נע מהר קדימה, הלקוחות העסקיים (מנהלים ועובדים מכל סוג) עדיין זקוקים לתקשורת פנים אל פנים ולקיים שיחות וידיאו, רצוי בלי רעשי רקע. יש רמות שונות של מערכות שיחות ועידה חדישות בהתייחס למחיר, אמינות ונוחות.

לכן, מומלץ קודם להחלטה על בחירת מערכת מולטימדיה חכמה דוגמת לשיחות ועידה לעובדים ומנהלים בעסק, לבצע ניתוח צרכים בסיוע אנשי מקצוע, כדי להגיע להחלטה מושכלת בנושא ולתחר בין הפתרונות השונים הקיימים בשוק בתחום זה. יש לבדוק אם הפתרון, שנבחר, תומך בכל סוגי השירותים הנחוצים לעסק, כדי לקבל את מירב היתרונות של פתרונות מלאים לפי הצרכים, תחת מעטפת שירות ותמיכה אחת.

בנוסף, יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

לקבלת הצעת מחיר לתכנון מערכות מולטימדיה לחדרי ישיבות

סיכום תשובות לשאלות נפוצות