Office 365 – עבוד מכל מקום ובכל דרך שתרצה: באיזו מערכת לבחור לעסק שלי?

חברת מיקרוסופט מציעה לעסקים את התפיסה שלה: הפוך את העסק שלך לנייד עם Office 365.

מולה, חברת הענק גוגל מרחיבה כל הזמן את שירותי התקשורת והטלפוניה שלה, שממותגים כיום תחת השם G Suite, שמכוונים לכל סוגי העסקים והארגונים.

באיזו מערכת לבחור לעסק שלי?

מיקרוסופט זוכה בשנים האחרונות להצלחת שירותיה במגזר העסקי, ובמיוחד מיקרוסופט Office 365, סקייפ לעסקים וחלונות 10, מערכות הניתנות להפעלה בענן ציבורי, ענן פרטי, ענן היברידי או בהתקנה מקומית – On Premise. חברת גוגל מתחרה "ראש בראש" מולה במערכת הקרויה G Suite.

עולם התקשורת והטלפוניה העסקית מתפתח מהר והלקוחות לא מוכנים להסתפק היום בטלפוניה הישנה ובמערכות הישנות, כשביד יש להם סמארטפונים מתקדמים עם יכולות מולטימדיה ושיחות חברתיות. לכן, יש תהליך די מהיר בארץ (כמו שהתרחש בכל העולם) של מעבר לשירותי ענן.

איך אני יכול לעבוד מכל מקום, על כל מכשיר קצה?

כיום, יש יותר מ-3 מיליון עסקים ברחבי העולם (כמה מאות מהם בישראל), שמשתמשים בשירותי הענן של גוגל ביחד עם אפליקציות ושירותי G Suite. ניתן להתנסות בשירותים הללו בחינם וללא כל התחייבות ל-14 יום, וזה מיועד בעיקר לעסקים קטנים עד בינוניים (עד סביבת 300 עמדות קצה, אם כי אפשר להפעיל את המערכת גם על אלפי עמדות קצה).

הפתרון G Suite מכיל את כל מגוון הכלים שיש לגוגל, שמתאימים לכל צורך נייח או נייד. רוב הכלים נכתבו בקוד פתוח. כך, שאין צורך בכל רישיון מיוחד להפעלתם. הפתרון הזה מתחיל בעלות של 5 דולרים למשתמש לחודש ובמחיר הזה מקבלים את כל הכלים, אחסון בענן של 30 גיגה לכל משתמש (בתוספת של 5 דולרים מקבלים אחסון ללא הגבלת נפח בענן). הפתרון הזה מכיל את כל כלי הניהול, כל האפשרויות לשיחות ועידה, כל כלי האבטחה, התמיכה, גיבוי בענן, הבקרה והחיבור למכשירים ניידים, שיש לגוגל.

אולם, מובילת השוק הייתה ונשארה מיקרוסופט. הפתרונות של Office 365 (שלא במבצעים) מתחילים במחיר של 5 דולרים לחודש לכל משתמש קצה עד 12.5 דולרים לחודש לכל משתמש קצה. ההבדלים בין החבילות השונות של אופיס 365 הם בהיקף היישומים הקיים בחבילה, ובמיוחד היישומים החדשים יותר דוגמת: Skype for Business, OneDrive ו-Teams.

רוב בעלי העסקים הקטנים עד הבינוניים אינם נמצאים במשרד בכל שעות היום. כאשר מגיעה הזדמנות, אתה כבעל עסק או כעובד בעסק מעוניין להיות מוכן עבורה – במשרד, בבית או בדרכים. לשם כך, אתה זקוק לגישה לקבצים העדכניים ביותר מכל מכשיר וכן לכלים המוכרים לביצוע העבודה.

זה בדיוק מה ש-Office 365 מספק, כפי שרוב אנשי העסקים מגלים. כל איש עסקים ומנהל יכול להשתמש ב-Office 365 כדי:

• להגן על נתונים ומכשירים בעזרת כלים קלים לשימוש.
• לשפר את הפרודוקטיביות מכל מקום, כולל "עבודה מרחוק" ועבודה קבוצתית מרחוק.
• לתמוך בשיתוף פעולה ובעבודת צוות עבור אנשים במיקומים שונים.
• לשמור על רמת אבטחה גבוהה כולל הגנת הפרטיות ומניעת סיכוני התקפות סייבר.

במה לבחור: G Suite של גוגל או Office 365 של מיקרוסופט?

למרות שהפתרון של גוגל זול יותר ובצורה משמעותית מהפתרון המתחרה של מיקרוסופט (בגוגל המחיר לעמדת קצה מתחיל ב-5 דולרים לחודש ובמיקרוסופט עם הכלים של סקייפ הוא מתחיל בכ-12 דולרים לחודש), רוב השוק העסקי בישראל (ובמדינות רבות בעולם) בוחר במיקרוסופט.

למעשה, המתחרות הגדולות של מיקרוסופט בתחום העבודה הקבוצתית ותקשורת אחודה הן המתחרה החדשה (יחסית) בשוק דוגמת Slack ואמזון ולא גוגל. אם אמזון תרכוש את Slack, אזי זה יהיה איום ממשי על מיקרוסופט. גוגל בכלל לא מאיימת על מיקרוסופט (מנקודת מבט עסקית עולמית וכך גם בישראל).

התמחור של פלטפורמת Teams החדשה טרם ידוע. אולם, ככל הנראה, בשנה או שנתיים הקרובות, מיקרוסופט תספק את השירות הזה בחינם למשתמשי Office 365 וגם למשתמשי Dynamics 365 ו-Microsoft SharePoint. זאת, במטרה להשאיר את כל הלקוחות אצלה ושלא יחשבו לעבור לפלטפורמות מתחרות דוגמת Slack.

למה מיקרוסופט מובילה מול גוגל למרות שהיא מעט יותר יקרה ללקוחות העסקיים?

• השילוב בין כל היישומים מבית מיקרוסופט הוא מושלם ונעשה חלק ושקוף למשתמשים. אפשר לנוע מיישום ליישום בתוך היישום ולהפעיל כל יישום מתוך יישום, שבו המשתמש נמצא בו. זה לא המצב בשימוש בכלים של גוגל: רובם ככולם עובדים בנפרד זה מזה.
• עבודה קבוצתית בכלים של מיקרוסופט היא חוויה קלה מאוד לתפעול לכל אחד, מעל לכל מכשיר קצה ובכל מקום. משתמשים רגילים להשתמש בסביבה המוכרת שלהם, שהיא סביבת חלונות, ולכן הכל משתלב עם מערכת ההפעלה. בגלל שמערכת ההפעלה של גוגל – Chromebox לא הצליחה בשוק העסקי, הפתרון של גוגל רץ כמעט בכל העסקים, שבחרו בפתרון הזה, מעל למערכת הפעלה חלונות של מיקרוסופט. לכן, אין כאן שילוב חווייתי וחלק כמו בפתרון של מיקרוסופט.
• היישומים של גוגל דוגמת: Gmail, Docs, Sheets, Slides, בכלל לא נמצאים ברמה של היישומים המקבילים במיקרוסופט : Outlook, Word, Excel, PowerPoint. מי שהתרגל ליישומים של Office 365, ירגיש בנפילה חדה באיכות השימוש ובחוויית השימוש, כאשר הוא עובר למערכת התוכנה המתחרה של גוגל.
• ארגונים עדיין עובדים עם מערכות מחשוב שולחניות ושרתים, שעברו וירטואליזציה, ולכן המעבר לענן של מיקרוסופט הוא די חלק, בעוד שהגירה לענן של גוגל אינה כה חלקה, כי התמיכה במערכות מיקרוסופט והשדרוגים של מערכות אלו בתוך הענן של גוגל, הם לא דבר פשוט או קל.
• נושא השמירה על הפרטיות ועל "המקומיות" של אחסון המידע (חוקים ותקנות מאוד נוקשים, שקיימים למשל באירופה וגם בישראל), זוכים למענה טוב יותר בענן של מיקרוסופט.
• ל- G Suite אין פתרון מקומי (On Premise) טוב ושקוף כמו שיש במיקרוסופט. עסקים רבים עדיין לא מוכנים לעבור לענן, או לא מוכנים להעביר את הכל לענן, ואצל מיקרוסופט יש פתרונות טובים גם לבעיה זו. יש שווקים דוגמת: שוק הבריאות, השוק הפיננסי, שוק ההון, שוק הביטוח ועוד, שבהם הצורך של פתרון מקומי הוא תנאי בל-יעבור ולגוגל אין פתרון מתאים לצורך הזה. זו בדיוק הסיבה מדוע גוגל מצליחה יותר בשווקים, שבהם יש מעט רגולציה ויש רגישות גדולה מאוד למחיר, דוגמת: שווקי החינוך, ההדרכה וההשכלה, שווקי התיירות, המסחר והלוגיסטיקה.
• פתרונות הטלפוניה והווידיאו (Hangouts Meet) של גוגל, לרבות בתחום של ניהול חדרי ישיבות ושיחות ועידה, הם אמנם טובים וקלים מאוד להפעלה, אך הם בכלל לא מתקרבים לרמה וליכולות המרובות של "סקייפ לעסקים".

טיפ: מה חשוב לזכור בעת בחירת פתרון של שירותים עסקיים בענן?

אסור לשכוח לדרוש, שספק השירות (בכל סוג של ענן) יספק לעסק הסכם SLA (ר"ת: Service Level Agreement) על השירותים, שהוא נותן. די ברור למה.

כיום, כמעט כל ספקי שירותי הענן מספקים ללקוחותיהם SLA ברור, שבו הלקוח מזוכה במידה והשירות לא עומד ברמה הנדרשת המוגדרת בהסכם.

יש לקחת בחשבון, שכדי לקבל "איכות שירות", "איכות שיחה" ו"איכות עבודה" בפתרונות בענן, צריך גם חיבור תקשורת איכותי (קו עם SLA), במסגרת חבילת תקשורת מתאימה לענן (דוגמת IPVPN או חיבור במטרו-אתרנט), ולא חיבור לאינטרנט בגישת ה-Best Efforts, שיש כיום בחיבורים הפרטיים לאינטרנט (לרבות ב"שוק הסיטונאי"), מה שחלק מהעסקים מיישמים אצלם (כדי לחסוך בהוצאות התקשורת לאינטרנט).

שורה תחתונה בתחום בחירת שירותים עסקיים לעבודה Office 365

רכישת פתרונות מתקדמים דוגמת שירותים עסקיים בענן, כמו כל רכישה בעסק, דורשת בדיקה מוקדמת של צרכי העסק, מנהליו ועובדיו.

הפתרונות של שירותים עסקיים בענן זוכים כיום להצלחה רבה בשוק העולמי וגם בישראל. זאת, בגלל ההיקף הרחב של היכולות, שבעל העסק מקבל בחבילה אחת מקיפה, שתומכת באופן מלא בכל הצרכים, עם קישוריות מכל מכשיר קצה מכל מקום בארץ ובעולם.

אם בוחרים ספק שירות ספק תקשורת אינטגרטור לשירותים עסקיים בענן (אפשר לרכוש את השירות ישירות מהאתר של ספק שירותי הענן, ללא ספק שירות מקומי או אינטגרטור), יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק אינטגרטור והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

לכן נשאלות כאן השאלות:

מהו האתגר הכי משמעותי בעסק שלך, שאתה מאמין, שתוכל לפתור באמצעות מעבר לשירותים עסקיים בענן פרטי או ציבורי?

אם יש לך כבר מערכת שירותים עסקיים בענן פרטי או ציבורי דוגמת אופיס 365, ממה אתה לא מרוצה מהמערכת הזו? שתף אותנו.

איך אתה חושב, שאני יכול לעזור לך לבחור את מערכת שירותים עסקיים בענן פרטי או ציבורי המתאימה לצרכיך?

לקבלת הצעת מחיר עבור Office 365

 Microsoft Office Online vs. Office 365: What's the Difference